In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera prenotazione hotel da scaricare e compilare.
Indice
Mail di Prenotazione Hotel
Una lettera di prenotazione hotel è, a tutti gli effetti, la vostra prima occasione di comunicare con la struttura in cui desiderate soggiornare. Il suo scopo è quello di richiedere formalmente una camera e di ricevere in cambio la conferma della disponibilità. Questo tipo di comunicazione può essere inviato sia in forma cartacea sia, più comunemente, tramite mail, e richiede chiarezza e completezza nelle informazioni fornite, poiché mette l’hotel nelle condizioni di rispondere in modo rapido e preciso alla richiesta.
Nel corpo del testo, è importante rivolgersi alla struttura in modo cortese e diretto. Iniziare la comunicazione con un saluto adeguato, ad esempio “Gentile [Nome Hotel]” o “Buongiorno [Nome dell’Ufficio Prenotazioni]”, favorisce un tono professionale e aiuta a stabilire il giusto clima di rispetto reciproco. Subito dopo il saluto, è opportuno indicare le date desiderate, specificando chiaramente la data di arrivo e quella di partenza. Per evitare equivoci, molti ospiti preferiscono ribadire anche il numero di notti da trascorrere, facendo così in modo che non ci siano malintesi sulle date richieste.
Accanto alle date, è essenziale fornire tutti i dettagli relativi alla tipologia di camera ricercata. Se si preferisce una singola, una doppia, una matrimoniale o un alloggio di categoria superiore, è bene precisarlo, così come eventuali preferenze relative alla posizione della stanza (ad esempio, “camera vista mare” o “affacciata sul giardino”). Se si desidera aggiungere la colazione o includere altri servizi, specificare questa esigenza fin da subito consentirà all’hotel di fornirvi un preventivo più accurato. È consigliabile inoltre indicare se ci sono richieste particolari, come un letto aggiuntivo per bambini, la necessità di accesso per persone con disabilità o l’arrivo con animali domestici. Dettagli di questo genere permettono alla struttura di organizzare al meglio la vostra permanenza e di rispondere con maggiore precisione alla vostra richiesta.
Un altro aspetto che merita attenzione è la forma di contatto che si preferisce ricevere per la conferma. Se siete spesso reperibili via e-mail, potrete invitare l’hotel a rispondervi direttamente all’indirizzo da cui inviate la richiesta. Se, al contrario, desiderate essere contattati telefonicamente, fornite il vostro numero e indicate in quali fasce orarie è più semplice raggiungervi. In aggiunta, potete chiedere di ricevere un messaggio di testo o di essere chiamati su un dispositivo mobile, se quello è il canale di comunicazione più comodo.
Verso la fine della lettera, è buona prassi ribadire l’invito a confermare la prenotazione e ad avvisarvi tempestivamente in caso di mancata disponibilità per le date richieste. Ringraziare la struttura per l’attenzione e la collaborazione, salutando in modo cortese, completa il messaggio su una nota di formalità e gentilezza. Firmare, infine, con il proprio nome e cognome, aggiungendo i relativi recapiti (numero di telefono, e-mail) semplifica il processo di risposta da parte dello staff dell’hotel.
Esempio di Lettera Prenotazione Hotel
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera prenotazione hotel.
Oggetto: prenotazione camera
Spett. Hotel …..
Vi chiediamo di riservare a nome del Sig. ….. per i giorni ….. , una camera a un letto con bagno.
Il Sig. ….. giungerà nella Vostra città la mattina del ….. e ripartirà entro il ….. e liquiderà direttamente il conto delle spese, che saranno addebitate con regolare ricevuta fiscale.
In attesa di conferma, distintamente salutiamo.
oppure
Oggetto: prenotazione camera
Spett. Hotel
Vi preghiamo di riservare, a nome del dott. ….. una camera con bagno a partire dalle ore ….. del …..
Il Dott. ….. si tratterrà nella Vostra città alcuni giorni e liquiderà direttamente e personalmente il conto relativo alle spese del suo soggiorno.
In attesa di conferma, distintamente salutiamo.
Firma
oppure
Oggetto: Richiesta di Prenotazione presso [Nome Hotel]
Gentile Ufficio Prenotazioni del [Nome Hotel],
spero di trovarvi bene. Vi scrivo per prenotare una camera presso la vostra struttura dal [data di arrivo] al [data di partenza]. Avrei necessità di una [tipologia di camera] per [numero di persone] persone. Qualora fosse disponibile, gradirei aggiungere la colazione per l’intera durata del soggiorno.
Segnalo inoltre che, durante la permanenza, potrei avere bisogno di un posto auto riservato e, se possibile, vorrei ricevere informazioni sui servizi extra come spa o ristorante. Vi sarei grato se poteste confermarmi la disponibilità e inviarmi i dettagli relativi al costo totale, alle modalità di pagamento e a eventuali penali di cancellazione.
Rimango in attesa di un gentile riscontro. Qualora desideraste contattarmi telefonicamente, potete farlo al numero [recapito]. Vi ringrazio per la vostra attenzione e cortesia, e confido in una vostra tempestiva conferma.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
oppure
Oggetto: Prenotazione Camera dal [data di arrivo] al [data di partenza]
Ciao [Nome Hotel],
mi chiamo [Nome e Cognome] e vorrei prenotare una camera da voi per le notti del [data di arrivo] fino al [data di partenza]. Mi servirebbe una stanza matrimoniale per due persone, e se offrite la colazione inclusa ne approfitteremmo volentieri. Se c’è la possibilità, vorrei sapere se avete anche un parcheggio interno o convenzionato, dato che arriveremo in auto.
Vi chiedo gentilmente di confermarmi disponibilità, costi e modalità di pagamento, così da poter procedere con la prenotazione il prima possibile. Nel caso abbiate bisogno di ulteriori informazioni, potete contattarmi via e-mail o chiamarmi al [numero di telefono]. Grazie mille per l’attenzione e spero di ricevere presto vostre notizie.
Un saluto,
[Nome e Cognome]
Modello Lettera Prenotazione Hotel Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera prenotazione hotel da scaricare. Il modulo mail prenotazione hotel compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera prenotazione hotel può essere convertito in PDF o stampato.
