Fac Simile Lettera di Diffida all'Amministratore di Condominio

In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di diffida all’amministratore di condominio da scaricare e compilare.

Indice

Diffida all’Amministratore di Condominio

La diffida all’amministratore di condominio è una comunicazione formale con cui un condomino (o più condomini) contesta un comportamento omissivo o irregolare dell’amministratore e intima di adempiere a uno specifico obbligo entro un termine, preannunciando le conseguenze in caso di inerzia. In concreto serve a “cristallizzare” i fatti, mettere l’amministratore in condizione di rimediare e, soprattutto, creare una traccia documentale utile se si dovrà poi passare a una convocazione autogestita dell’assemblea, a una revoca o a un’azione giudiziale.

Dal punto di vista del quadro normativo, la diffida si ancora alle attribuzioni e doveri dell’amministratore (esecuzione delle delibere, gestione e tenuta della documentazione, convocazione annuale per il rendiconto, ecc.) previsti dal codice civile. Inoltre, per i profili di trasparenza, il condomino ha un diritto specifico di prendere visione ed estrarre copia della documentazione di gestione secondo quanto disciplina il rendiconto condominiale.
Se l’irregolarità è grave o reiterata, la diffida è spesso il passo preparatorio per chiedere la revoca dell’amministratore: l’art. 1129 c.c. prevede la revoca assembleare e, se l’assemblea non provvede, la possibilità per il singolo condomino di rivolgersi all’autorità giudiziaria, e indica anche un elenco di “gravi irregolarità” rilevanti.

Nella pratica la diffida è particolarmente utile quando l’amministratore non consegna o non rende accessibili estratti conto, giustificativi di spesa e documenti contabili; quando non esegue delibere assembleari o trascura interventi di manutenzione che l’assemblea ha deliberato; quando non convoca l’assemblea richiesta dai condomini; oppure quando non convoca l’assemblea per l’approvazione del rendiconto nei tempi dovuti. Per la sola convocazione dell’assemblea straordinaria, la norma prevede un meccanismo preciso: se almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio ne fanno richiesta e l’amministratore non convoca entro dieci giorni, gli stessi condomini possono provvedere direttamente. In questi casi la diffida, impostata correttamente, aiuta a dimostrare la richiesta, la data di ricezione e il decorso del termine.

Sul contenuto, una diffida efficace è scritta in modo essenziale ma “chiuso”: identifica il condominio e il mittente (con indicazione dell’unità immobiliare), ricostruisce i fatti con date verificabili, richiama l’obbligo violato, formula una richiesta concreta e misurabile e fissa un termine. Quando l’obiettivo è far valere una vera e propria diffida ad adempiere in senso tecnico, il riferimento è l’art. 1454 c.c., che richiede l’intimazione scritta ad adempiere entro un termine congruo, con la dichiarazione che, se il termine decorre inutilmente, il rapporto si intenderà risolto. Nel contesto condominiale non sempre si mira alla “risoluzione” (perché la cessazione dell’incarico segue le regole della revoca), ma la logica della 1454 è comunque utile per dare struttura all’atto: richiesta chiara, termine, conseguenze. In alternativa la diffida può essere una “messa in mora”/sollecito formale senza invocare la 1454, quando si vuole soltanto ottenere documenti, convocazioni o attività di gestione.

Quanto alle modalità di invio, l’obiettivo è poter provare in modo affidabile invio e ricezione. La PEC è spesso lo strumento migliore se l’amministratore dispone di indirizzo PEC, perché la disciplina della posta elettronica certificata attribuisce rilievo alla trasmissione con ricevuta di invio e consegna. In alternativa, restano strumenti solidi la raccomandata o la consegna a mano con sottoscrizione per ricevuta. Anche la normativa condominiale, per atti “sensibili” come l’avviso di convocazione assembleare, contempla mezzi tipici tra cui PEC, raccomandata, fax e consegna a mano, proprio perché tracciabili.

Se l’amministratore non risponde o persiste nell’inerzia, le strade successive dipendono dall’obiettivo. Se si tratta di convocare l’assemblea, può attivarsi il percorso dell’art. 66 disp. att. c.c. (richiesta, decorso dei dieci giorni, convocazione diretta da parte dei condomini legittimati). Se si tratta di rimuovere l’amministratore, si può portare la questione in assemblea e, se non viene revocato, valutare il ricorso per revoca giudiziale, soprattutto in presenza di condotte rientranti nelle “gravi irregolarità” richiamate dall’art. 1129 c.c. Se invece il conflitto è già “contenzioso” (ad esempio su documentazione, spese, gestione, responsabilità dell’amministratore), occorre ricordare che in molte controversie condominiali la mediazione è condizione di procedibilità: la riforma ha chiarito la legittimazione dell’amministratore a partecipare alla mediazione e la disciplina della domanda di mediazione ai fini della decadenza.

Infine, un punto critico: se la questione riguarda una delibera assembleare che si ritiene contraria alla legge o al regolamento, l’impugnazione segue l’art. 1137 c.c. e ha un termine perentorio di trenta giorni; una diffida “non sospende” quel termine.
In questi casi la diffida può essere utile per chiedere chiarimenti e documenti, ma non va usata come sostituto dell’azione (o della mediazione, quando necessaria) se si vuole evitare decadenze.

Esempio di Lettera Di Diffida All’amministratore Di Condominio

MODELLO 1 – Diffida per consegna documentazione contabile e trasparenza

Oggetto: Diffida a consentire visione ed estrazione copia documentazione condominiale

Spett.le Amministratore del Condominio ______________________________
Il/La sottoscritto/a ______________________________, C.F. ______________________________, proprietario/a dell’unità immobiliare sita in ______________________________, interno ________, scala ________, nel Condominio ______________________________, espone quanto segue.

In data _______________ ho richiesto la messa a disposizione della documentazione amministrativa e contabile relativa al Condominio, con particolare riferimento a estratti conto, giustificativi di spesa, fatture, contratti, ripartizioni, prospetti di cassa, situazione morosità e ogni documento utile alla verifica della gestione riferita al periodo ______________________________. Ad oggi tale documentazione non risulta resa disponibile, ovvero non è stata indicata una data utile per la consultazione o il rilascio di copia.

Con la presente La diffido formalmente a consentire, entro e non oltre il termine di ________ giorni dal ricevimento della presente, l’accesso alla documentazione richiesta e/o a trasmetterne copia, indicando con precisione luogo, giorno e orario per la consultazione, nonché le modalità e i costi vivi per l’eventuale estrazione di copie.

In difetto, mi vedrò costretto/a a tutelare i miei diritti in ogni sede competente, anche ai fini della revoca dell’incarico e della richiesta di risarcimento dei danni, con aggravio di spese a Vostro carico.

Luogo ______________________________, data _______________

Firma ______________________________
Recapiti (telefono/e-mail/PEC) ______________________________

Allegati: copia documento identità _______________; copia richiesta precedente del _______________

MODELLO 2 – Diffida a convocare assemblea su richiesta dei condomini

Oggetto: Diffida a convocare assemblea straordinaria

Spett.le Amministratore del Condominio ______________________________

Il/La sottoscritto/a ______________________________, C.F. ______________________________, proprietario/a dell’unità ______________________________ (interno ________, scala ________), e i condomini sottoscrittori in calce, rappresentanti complessivamente ________/1000 del valore dell’edificio, espongono quanto segue.

In data _______________ è stata presentata richiesta di convocazione di assemblea straordinaria avente ad oggetto ______________________________, da trattarsi con urgenza per le seguenti ragioni: ______________________________. Ad oggi non risulta inviata convocazione né comunicata alcuna data assembleare.

Con la presente La diffidiamo a convocare l’assemblea straordinaria entro ________ giorni dal ricevimento della presente, con ordine del giorno conforme alla richiesta già formulata e con invio degli avvisi nei modi previsti, specificando data, ora, luogo e modalità di svolgimento.

In mancanza, decorsi i termini senza riscontro, procederemo direttamente alla convocazione nei modi consentiti, riservandoci altresì ogni azione a tutela delle posizioni dei condomini interessati.

Luogo ______________________________, data _______________

Firma/i ______________________________

Allegati: elenco condomini richiedenti e millesimi _______________; copia richiesta del _______________; copia documenti identità firmatari _______________

MODELLO 3 – Diffida per esecuzione delibera assembleare e avvio lavori

Oggetto: Diffida ad eseguire delibera assembleare e avvio lavori

Spett.le Amministratore del Condominio ______________________________

In assemblea condominiale del _______________ è stata regolarmente approvata la delibera avente ad oggetto ______________________________, con incarico a ______________________________ e stanziamento di Euro ______________________________, come da verbale che si richiama integralmente. A tutt’oggi non risultano avviate le attività necessarie all’esecuzione della delibera, né sono stati comunicati tempi e modalità operative, con conseguente pregiudizio per il Condominio e per i singoli condomini.

Con la presente La diffido a dare immediata esecuzione alla delibera, predisponendo entro ________ giorni dal ricevimento della presente: l’avvio dei lavori e/o l’emissione degli ordini, la calendarizzazione degli interventi, la comunicazione delle date, nonché l’eventuale riparto e richiesta delle quote, ove dovute.

In caso di ulteriore inerzia, mi riservo di richiedere la convocazione dell’assemblea per valutare la revoca del Suo incarico e di promuovere ogni azione utile, compresa la richiesta di tutela urgente ove necessaria, con addebito delle spese conseguenti.

Luogo ______________________________, data _______________

Firma ______________________________
Recapiti ______________________________

Allegati: copia verbale assemblea del _______________; documentazione fotografica _______________

MODELLO 4 – Diffida per manutenzione urgente e messa in sicurezza

Oggetto: Diffida per intervento urgente e messa in sicurezza parti comuni

Spett.le Amministratore del Condominio ______________________________

In data _______________ ho segnalato la presenza di ______________________________ (es.: infiltrazioni, distacchi intonaco, guasto impianto elettrico condominiale, perdita colonna, malfunzionamento ascensore), che interessa le parti comuni e determina un rischio di ______________________________ e/o un danno in atto. Alla data odierna non risulta adottata alcuna misura concreta di contenimento e ripristino, né risulta avviato un intervento tecnico.

Con la presente La diffido a provvedere senza indugio, e comunque entro ________ giorni dal ricevimento della presente, a far effettuare sopralluogo tecnico da parte di ______________________________, adottando le misure di messa in sicurezza necessarie e disponendo gli interventi urgenti, con relativa comunicazione ai condomini dei provvedimenti assunti e dei costi stimati.

Resta inteso che, in caso di mancato intervento e di aggravamento del danno o del pericolo, mi riservo di procedere per la tutela in sede competente e di richiedere la revoca del Suo incarico, oltre al risarcimento dei danni subiti e subendi.

Luogo ______________________________, data _______________

Firma ______________________________
Recapiti ______________________________

Allegati: foto/relazione tecnica/segnalazione del _______________

MODELLO 5 – Diffida con preannuncio di richiesta revoca per gravi irregolarità

Oggetto: Diffida per gravi irregolarità gestionali e preannuncio richiesta revoca

Spett.le Amministratore del Condominio ______________________________

Nel corso della Sua gestione sono state riscontrate le seguenti criticità: ______________________________, con specifico riferimento a ______________________________ (es.: mancata presentazione del rendiconto, mancata convocazione assemblea ordinaria, omissioni nella gestione contabile, mancata esecuzione di delibere, indisponibilità documenti, mancata apertura/gestione conto condominiale, ecc.). Nonostante le precedenti richieste del _______________ e del _______________, tali irregolarità non risultano sanate.

Con la presente La diffido formalmente a porre rimedio entro ________ giorni dal ricevimento della presente, provvedendo a: regolarizzare la gestione e fornire riscontro documentale completo su ______________________________, nonché indicare le azioni correttive e le tempistiche di attuazione.

Decorso inutilmente il termine, mi riservo di richiedere la convocazione dell’assemblea per la revoca del Suo incarico e la nomina di nuovo amministratore e, ove necessario, di adire l’Autorità Giudiziaria per ottenere la revoca e la tutela dei diritti del Condominio e del sottoscritto, con richiesta di rifusione delle spese.

Luogo ______________________________, data _______________

Firma ______________________________
Recapiti ______________________________

Allegati: copie segnalazioni/richieste precedenti _______________; documenti a supporto _______________