In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di reclamo per merce avariata da scaricare e compilare.
Indice
Reclamo per Merce Avariata
La lettera di reclamo per merce avariata è un documento formale che il cliente invia al fornitore non appena si accorge di aver ricevuto prodotti deteriorati o non più idonei all’utilizzo. Lo scopo principale è di segnalare il problema in modo chiaro e tempestivo, richiedendo una soluzione che solitamente consiste nella sostituzione della merce non conforme o, a seconda degli accordi contrattuali, nel rimborso. In ogni caso, l’importante è documentare la situazione nel dettaglio, così che il fornitore possa accertare le cause del danno e intervenire rapidamente per tutelare il rapporto commerciale.
Nella lettera di reclamo per merce avariata occorre specificare le seguenti informazioni
-Oggetto della comunicazione: è opportuno indicare sin da subito la natura del problema (ad esempio, “Reclamo per merce avariata” o “Richiesta di sostituzione prodotti deteriorati”). Ciò permette di comprendere immediatamente di cosa si tratta e favorisce la corretta gestione del reclamo.
-Riferimenti della fornitura: includere la data e/o il numero dell’ordine, i riferimenti della bolla di consegna o della fattura. Questi dettagli facilitano al fornitore l’identificazione dell’esatto lotto di merce, nonché l’avvio delle indagini sulle cause dell’avaria.
-Descrizione del problema: specificare chiaramente in che modo i prodotti risultano avariati. Se il deterioramento è dovuto a un problema di imballaggio o a un errore nella conservazione, è utile riportare le circostanze in cui si è scoperto il guasto. Quanto più la descrizione è puntuale, tanto più aiuta il fornitore a intraprendere le azioni correttive.
-Richiesta di intervento o sostituzione: il testo dovrebbe contenere la richiesta esplicita di un rimedio, che di norma è la sostituzione dei prodotti non utilizzabili. In alcuni casi, si possono concordare altre soluzioni, come un rimborso o una fornitura aggiuntiva, a seconda degli accordi contrattuali e delle politiche di vendita del fornitore.
-Eventuale urgenza o scadenza: qualora la merce sia necessaria entro una certa data, oppure se le tempistiche di sostituzione risultano fondamentali per l’attività commerciale, è opportuno segnalarlo, così che il fornitore sia consapevole della priorità.
-Ringraziamenti e tono cordiale: nonostante si tratti di un reclamo, è preferibile mantenere un tono collaborativo e rispettoso. In questo modo, si favorisce una rapida ed efficace risoluzione del problema, preservando la relazione con il fornitore.
-Firma e recapiti del mittente: la presenza delle generalità e dei contatti del mittente (persona fisica o responsabile aziendale) facilita i successivi scambi di informazioni e velocizza le comunicazioni tra le parti.
Esempio di Lettera di Reclamo per Merce Avariata
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di reclamo per merce avariata.
Oggetto: sostituzione di ……
Spett. Ditta,
con la presente Vi comunichiamo che abbiamo oggi ricevuto i ….. , che purtroppo abbiamo rinvenuto avariati.
Poiché l’imballaggio ha causato ….. Vi chiediamo di provvedere a inviarci altri prodotti in sostituzione di quelli inutilizzabili.
Sicuri di un sollecito intervento, porgiamo distinti saluti.
oppure
Oggetto: Reclamo per merce avariata e richiesta sostituzione
Gentile [Nome del referente, se noto],
con la presente desideriamo informarVi che in data [inserire data] abbiamo ricevuto la spedizione relativa all’ordine n. [indicare numero ordine/fattura/bolla di consegna], contenente [descrivere sinteticamente il tipo di prodotti ricevuti].
All’atto del controllo, abbiamo purtroppo riscontrato che una parte (o la totalità) dei prodotti è risultata avariata, presumibilmente a causa di [indicare eventuali circostanze o ipotesi sulle cause, ad es. un imballaggio inadeguato, un difetto di conservazione, ecc.]. Questo deterioramento rende i prodotti totalmente inutilizzabili, con conseguenti disagi per la nostra attività.
Vi chiediamo, pertanto, di procedere con urgenza alla sostituzione della merce avariata, provvedendo all’invio di un nuovo lotto conforme e adeguatamente imballato, senza ulteriori oneri a nostro carico. Restiamo disponibili per concordare modalità e tempistiche di eventuale ritiro dei prodotti danneggiati, qualora riteniate opportuno sottoporli a verifica.
Confidiamo in un Vostro rapido intervento e in un riscontro tempestivo, così da poter risolvere nel più breve tempo possibile questo spiacevole inconveniente, e proseguire la nostra collaborazione nel migliore dei modi.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
[Luogo e data]
[Firma e nome del referente]
Risposta positiva
Oggetto: risposta alla Vostra del …..
Spett. Ditta,
siamo sorpresi che la nostra merce inviataVi, imballata sempre con cura, sia pervenuta avariata.
Il nostro rappresentante verrà a visitarVi e a verificare lo stato delle merci e dell’imballaggio, che avrete conservato. In caso di riscontro inequivocabile provvederà, seduta stante, alla sostituzione.
Tale controllo non deriva da diffidenza nei Vostri confronti, ma dalla necessità di renderci conto di come possa essersi verificato il danno al fine di evitare che possa ripetersi per altri nostri clienti.
Rendendoci conto delle difficoltà, porgiamo le nostre sentite scuse e porgiamo distinti saluti.
Risposta negativa
Oggetto: risposta alla Vostra del …..
Spett. Ditta,
siamo spiacenti di quanto ci segnalate nella Vostra del ….. ma ancor più ci duole di non poter accogliere la Vostra richiesta.
Infatti siamo sicuri di avere imballato con la massima cura i ….. a Voi destinati, sia perché nelle clausole del nostro accordo di fornitura (copia della commissione è nelle vostre mani) è previsto che ….. viaggiano a rischio e pericolo del committente.
Sicuri che comprenderete le ragioni del nostro comportamento, distintamente salutiamo.
Modello Lettera di Reclamo per Merce Avariata Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di reclamo per merce avariata da scaricare. Il modulo lettera di reclamo per merce avariata compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di reclamo per merce avariata può essere convertito in PDF o stampato.
