In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di reclamo per merce difettosa da scaricare e compilare.
Indice
Reclamo per Merce Difettosa
La lettera di contestazione per merce difettosa è un documento formale attraverso il quale un’azienda, dopo aver riscontrato anomalie o vizi nella merce ricevuta da un fornitore, comunica ufficialmente la problematica e richiede di conseguenza un intervento risolutivo. Il suo scopo primario è di informare il fornitore dei difetti, affinché possa prendere provvedimenti come la sostituzione dei prodotti non conformi o il rimborso, a seconda delle condizioni contrattuali o degli accordi intercorsi. Anche se, in linea di principio, la responsabilità del problema può essere imputabile a più fattori (per esempio, il trasporto o una svista in fase di produzione), l’azienda acquirente ha l’interesse di segnalare tempestivamente l’accaduto per ridurre tempi e costi di inattività, soprattutto se la merce è urgente o strategica per il proprio business.
Nella lettera, è fondamentale indicare con chiarezza quali difetti sono stati riscontrati, specificandone la natura e l’entità. Fornire dettagli su come è stata effettuata la verifica può aiutare il fornitore a risalire alla causa del problema: una buona descrizione dei vizi, infatti, rende più semplice individuare il momento in cui è sorto l’errore, che si tratti di un difetto di fabbricazione, di una fase di imballaggio inadeguata o di un trasporto gestito in maniera impropria. È altrettanto importante indicare la data e gli estremi della fornitura, come numero d’ordine, bolla di consegna o fattura di riferimento, così da non lasciare dubbi sull’identificazione della merce. Questo facilita l’azienda fornitrice nell’effettuare i controlli interni e nel gestire l’eventuale pratica di sostituzione, rilavorazione o rimborso.
La lettera di reclamo deve esporre con chiarezza la richiesta di sostituzione dei prodotti non idonei o, in alternativa, la richiesta di rimborso. Se il contratto o l’accordo commerciale stabilisce termini precisi in merito alle garanzie, è consigliabile farvi riferimento, in modo da sottolineare il diritto del cliente di ricevere merce conforme. Qualora sia necessario restituire la merce difettosa, è utile specificare le modalità del reso, come i tempi di consegna o chi debba farsi carico dei costi di trasporto. Se, per esempio, il problema è di esclusiva responsabilità del fornitore, si richiederà che le spese di spedizione siano a suo carico, come spesso previsto nei contratti di fornitura o nelle clausole di vendita.
Un ulteriore aspetto da considerare è lo stile comunicativo. Anche se si tratta di una segnalazione di disservizio e, dunque, di un reclamo, è preferibile mantenere un tono cordiale, evitando toni polemici o accusatori. È buona prassi dare per scontato che l’errore sia imputabile a una svista o a circostanze eccezionali, piuttosto che a una volontà del fornitore di inviare materiale inadeguato. Un linguaggio aperto e collaborativo favorisce la risoluzione rapida della situazione, preserva il rapporto commerciale e facilita la creazione di un clima di reciproca disponibilità. Spesso, infatti, il problema nasce da cause non strettamente attribuibili a chi ha fornito la merce (come può accadere durante il trasporto o a seguito di un danneggiamento imprevedibile), e ciò rende ancora più importante adottare un registro cordiale, in modo da affrontare con efficacia e tempestività le possibili criticità.
Tra gli elementi essenziali che non dovrebbero mancare in una lettera di contestazione per merce difettosa vi sono: l’oggetto della comunicazione, che di solito riporta sinteticamente la motivazione (ad esempio, “Oggetto: Reclamo per merce difettosa”); un breve ma completo riassunto di quanto accaduto (la data in cui la merce è stata ricevuta, il tipo di prodotto, la quantità, gli estremi dell’ordine o della bolla di consegna); una descrizione dei difetti rilevati, con eventuali indicazioni su foto allegate o su riscontri tecnici; la richiesta chiara e non equivoca di intervento (per esempio, la sostituzione o l’invio di un tecnico per la valutazione dei danni), sempre corredata da un invito a rispondere in tempi celeri; e, infine, i ringraziamenti e i saluti di chiusura, accompagnati dai riferimenti del mittente per agevolare i contatti successivi.
Il ricorso a formule quali “certi che l’errore sia dovuto a una svista” o “certi che il disguido sia del tutto fortuito” rappresenta un esempio di come mantenere un tono rispettoso e collaborativo. È una strategia comunicativa che diminuisce i possibili attriti e stimola il fornitore a cercare una soluzione, proteggendo nel contempo il rapporto commerciale. A volte, le grandi aziende riservano al reclamo un iter specifico, prevedendo moduli online o piattaforme di assistenza clienti: in tali casi, la lettera di contestazione può essere comunque utile come riepilogo formale, soprattutto se il contratto di fornitura ne prevede l’invio. Ricevere una comunicazione scritta e dettagliata rappresenta un elemento di chiarezza per il fornitore, che può così avviare un’indagine interna e procedere in tempi rapidi all’eventuale sostituzione o rimborso.
Esempio di Lettera di Reclamo per Merce Difettosa
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di reclamo per merce difettosa.
Oggetto: merce difettosa
Spett. Ditta,
dal controllo dei prodotti inviateci il ….. abbiamo individuato una presenza di ….. , che rende assolutamente inidonei all’uso tali prodotti.
Certi che l’errore sia dovuto a una svista, attendiamo, con sollecitudine, un prodotto privo dei difetti descritti.
Distinti saluti.
oppure
Oggetto: merce difettosa
Spett. Ditta,
nel controllare la partita di ….. , commissionataVi il ….. , abbiamo rilevato i seguenti difetti: ………….
Poiché questi difetti rendono ….. inutilizzabile, provvederemo a restituirvela secondo le seguenti modalità ….. e con spese di trasporto a Vostro carico.
Certi che il disguido sia del tutto fortuito, Vi chiediamo di rimetterci al più presto la stessa quantità di merce.
Distinti saluti.
Oggetto: Reclamo per merce difettosa
Gentile [nome del referente, se noto],
desideriamo informarVi che, in data [inserire data], abbiamo ricevuto la fornitura relativa all’ordine n. [inserire numero d’ordine o riferimento], composta da [descrivere brevemente la tipologia e la quantità dei prodotti].
All’atto del controllo, abbiamo constatato la presenza di difetti che rendono il prodotto inadeguato all’uso. In particolare, [descrivere in modo conciso i difetti riscontrati, indicando quantità e tipologia].
Poiché riteniamo possa trattarsi di un problema riconducibile a una svista o a circostanze eccezionali, siamo certi che vorrete provvedere a una pronta sostituzione della merce difettosa. Vi chiediamo di volerci far pervenire un nuovo lotto conforme alle specifiche pattuite, unitamente alle relative tempistiche di consegna, nel minor tempo possibile.
Rimaniamo in attesa di un gentile riscontro e, nel frattempo, Vi invitiamo a ritirare la merce difettosa a Vostre spese, qualora ne riteniate opportuna la restituzione per verifica interna.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo i nostri migliori saluti.
[Luogo e data]
Cordialmente,
[Nome e Cognome del referente]
oppure
Oggetto: Segnalazione merce difettosa e richiesta sostituzione
Gentile [nome del referente, se disponibile],
con la presente desideriamo informarVi che la fornitura relativa all’ordine n. [riferimento ordine], recapitata presso i nostri magazzini in data [inserire data], presenta una serie di non conformità che impediscono l’utilizzo dei prodotti da parte dei nostri clienti.
Nello specifico, durante la fase di collaudo, abbiamo riscontrato [descrivere i difetti, indicare quantità, tipologia e, se utile, riferimenti ai codici prodotto o ai lotti di produzione]. Tali difetti compromettono la funzionalità prevista e non rispecchiano gli standard qualitativi concordati in sede contrattuale.
Riteniamo che tale inconveniente possa essere dovuto a un problema di produzione o a un errore in fase di imballaggio e spedizione. Vi preghiamo, pertanto, di attivare con urgenza le procedure necessarie per la sostituzione dei prodotti difettosi. Qualora preferiate un’ispezione preliminare sulla merce, siamo disponibili a concordare con Voi le modalità di resa e le tempistiche di ritiro, con spese di trasporto a Vostro carico.
Confidando in una rapida soluzione, restiamo in attesa di ricevere comunicazioni in merito e Vi ringraziamo per l’attenzione che vorrete riservare a questa segnalazione. Siamo convinti che si tratti di un episodio fortuito, in contrasto con la qualità che normalmente contraddistingue i Vostri servizi.
Cordialmente,
[Luogo e data]
[Nome e Cognome del referente]
Risposta positiva
Oggetto: invio di
Spett. Ditta,
con riferimento alla Vostra del ….. Vi presentiamo le nostre scuse per l’errore commesso, consapevoli delle conseguenze che avrebbe potuto comportare.
Abbiamo già provveduto all’invio, tramite il consueto spedizioniere, dei prodotti corrispondenti alle Vostre necessità.
Certi della Vostra comprensione, porgiamo distinti saluti.
oppure
Oggetto: invio di …..
Spett. Ditta,
nell’esprimerVi le nostre più vive scuse per quanto accaduto, Vi comunichiamo che provvederemo entro il ….. all’invio del materiale in sostituzione di quello difettoso.
Augurandoci che quanto accaduto non influenzi negativamente i nostri rapporti, vogliamo assicurarVi tutta la nostra scrupolosità e puntualità nell’esecuzione del Vostro ordine.
Certi della Vostra comprensione, Vi porgiamo i nostri migliori saluti.
Risposta con riserve
Oggetto: risposta alla Vostra del …..
Spett. Ditta,
con viva sorpresa apprendiamo la non rispondenza delle merci alla Vostra ordinazione del ….. .
In tale ordinazione non avete specificato la qualità di ma avete fatto riferimento solo al prezzo, il quale corrisponde al listino.
In considerazione degli ottimi rapporti commerciali esistenti, siamo pronti a ritirare ….. e a sostituirli però con una maggiorazione di prezzo di € …..
In attesa di Vostre comunicazioni in merito, porgiamo distinti saluti.
Modello Lettera di Reclamo per Merce Difettosa Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di reclamo per merce difettosa da scaricare. Il modulo lettera di reclamo per merce difettosa compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di reclamo per merce difettosa può essere convertito in PDF o stampato.
