In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di richiesta appuntamento commerciale da scaricare e compilare.
Indice
Lettera di Richiesta Appuntamento Commerciale
La lettera di richiesta di appuntamento, in ambito commerciale, rappresenta il primo contatto formale che un’azienda o un professionista instaura con un potenziale partner, cliente o fornitore. Scriverla in modo chiaro e corretto riveste dunque un’importanza cruciale per trasmettere professionalità, instaurare fiducia e preparare il terreno a un incontro produttivo. Una formulazione eccessivamente lunga o ricca di tecnicismi rischia di distogliere l’attenzione del destinatario e complicare inutilmente la lettura. Scegliere, invece, un registro semplice e cortese, tipico della corrispondenza commerciale, consente di mettere in evidenza i punti essenziali e di facilitare la comprensione degli obiettivi.
La lettera dovrebbe iniziare con un breve riferimento al motivo dell’incontro, spiegando che lo scopo principale è fissare un appuntamento per discutere di un argomento commerciale specifico. In questa sezione è opportuno precisare il nome dell’azienda o del professionista che scrive, così da offrire subito al lettore un quadro chiaro dell’interlocutore. Indicare il luogo proposto per l’appuntamento costituisce un elemento significativo: specificare se si intende incontrarsi presso la sede dell’azienda, presso l’ufficio del destinatario o in uno spazio neutro permette di dare subito un’idea della logistica e di facilitare la pianificazione degli impegni.
La parte centrale della lettera deve spiegare in maniera sintetica, ma esauriente, i motivi che rendono auspicabile l’incontro. È importante evidenziare l’oggetto principale della riunione, ad esempio il lancio di un nuovo prodotto, la definizione di una proposta di collaborazione o l’illustrazione di un servizio innovativo. Questa sezione non dovrebbe trasformarsi in un lungo resoconto tecnico: la lettera non ha il compito di sostituire la trattativa o la presentazione di persona, bensì di suscitare interesse e fornire un’anticipazione dei benefici che potrebbero derivarne. In caso di vendite o collaborazioni, risulta utile far intravedere il vantaggio reciproco dell’incontro, in modo che il destinatario sia invogliato a concordare quanto prima data e orario.
L’inserimento di date potenziali aiuta a semplificare l’organizzazione. È preferibile suggerire uno o più intervalli di tempo, lasciando spazio alla disponibilità del destinatario. Per esempio, si può indicare una fascia oraria o alcuni giorni della settimana in cui l’azienda si rende disponibile, invitando l’altra parte a scegliere ciò che ritiene più comodo. Allo stesso modo, specificare la durata prevista dell’appuntamento dimostra rispetto per l’agenda altrui e consente di pianificare con precisione l’impegno richiesto.
La conclusione della lettera dovrebbe riprendere, in tono cortese, la speranza di poter ricevere al più presto un riscontro. Se la richiesta concerne una proposta di vendita o un’offerta commerciale, si può accennare alla possibilità di fornire ulteriori materiali informativi durante l’incontro, oppure si può già allegare un breve opuscolo o una brochure illustrativa. In questo modo, il destinatario potrà valutare immediatamente gli elementi fondamentali della proposta. Qualora si scelga di unire della documentazione, è consigliabile sottolinearlo espressamente a fine lettera, magari con una breve frase che indica la natura del materiale inviato.
Esempio di Lettera di Richiesta Appuntamento Commerciale
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di richiesta appuntamento commerciale.
Oggetto: Richiesta di appuntamento commerciale
Gentile ………….,
sperando di farLe cosa gradita, desidero presentarLe [breve descrizione del prodotto/servizio o dell’interesse commerciale]. Siamo convinti che la nostra proposta possa offrire un valore aggiunto alla Vostra attività, in virtù dei benefici che comporta sul piano [indicare, in modo conciso e pertinente, il vantaggio principale per l’interlocutore].
Le propongo di fissare un incontro presso …………. per illustrarLe più nel dettaglio i punti di forza della nostra soluzione e discutere le possibili modalità di collaborazione. Per offrire la massima flessibilità, mettiamo a disposizione alcune opzioni di data e orario, così che possiate scegliere il momento più comodo per Voi:
[esempio: “Dal … al …, in fascia mattutina/pomeridiana” o “Nei giorni …, dalle … alle …”].
L’incontro avrà una durata indicativa di circa …………., durante i quali potremo valutare insieme i prossimi passi.
Qualora desideriate esaminare in anteprima alcune informazioni, Vi invio in allegato …………., dove potrete trovare ulteriori dettagli in merito alla nostra offerta.
Resto a disposizione per concordare la data definitiva e rispondere a qualsiasi domanda preliminare. Spero di avere presto il piacere di incontrarVi di persona e di poter approfondire la possibilità di avviare una proficua collaborazione.
Con viva cordialità,
……………………..
oppure
Oggetto: Richiesta di incontro per valutazione proposta commerciale
Gentile …………,
con la presente desidero sottoporLe una possibile collaborazione in merito a …………………………………………, che ritengo possa portare vantaggi significativi alla Vostra attività. Grazie all’esperienza maturata nel settore, siamo in grado di offrire soluzioni personalizzate e, a tal proposito, sarebbe un piacere poterLe illustrare nel dettaglio le nostre proposte.
Le propongo di concordare un appuntamento, preferibilmente nella settimana [indicare il periodo o la fascia temporale], presso [luogo dell’incontro: uffici della Vostra azienda, sede della nostra impresa, altro spazio idoneo]. L’incontro avrà una durata indicativa di circa…………, durante la quale vorrei illustrarLe i punti di forza della nostra soluzione e valutare assieme se possano esserci opportunità di sinergia.
Resto in attesa di un gentile riscontro per definire data e ora a Voi più congeniali. Qualora abbiate necessità di ulteriori informazioni preliminari, non esitate a contattarmi ai recapiti indicati; sarò lieto di fornirvi ogni dettaglio necessario.
In attesa di poterLa incontrare personalmente, colgo l’occasione per porgere i miei più cordiali saluti.
………………………………
oppure
Oggetto: richiesta di appuntamento
Spett. ………………..,
abbiamo intenzione di incontrarVi per illustrare il nostro catalogo, certi che susciterà il Vostro interesse.
Vi preghiamo di fissare il giorno e l’ora della visita del nostro rappresentante, Sig. ….. , il quale sarà nella Vostra città dal ….. al …..
In attesa di risposta, Vi ringraziamo anticipatamente per l’attenzione e porgiamo distinti saluti.
Firma
oppure
Oggetto: richiesta di appuntamento
Spett. …………………,
il nostro titolare sarà nella Vostra città dal ….. al ….. in occasione di …..
Poiché gradirebbe intrattenersi con ….. per discutere problemi che riguardano la Vostra attività, Vi chiediamo di fissare un appuntamento.
Il nostro titolare si metterà il più presto in contatto con Voi per fissare le modalità dell’incontro.
Distinti saluti.
Firma
Modello Lettera di Richiesta Appuntamento Commerciale Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di richiesta appuntamento commerciale da scaricare. Il modulo lettera di richiesta appuntamento commerciale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di richiesta appuntamento commerciale può essere convertito in PDF o stampato.
