In questa pagina è possibile trovare un fac simile richiesta di incontro formale da scaricare e compilare.
Indice
Richiesta Di Incontro Formale
La richiesta di incontro formale è una comunicazione scritta inviata per proporre e organizzare un incontro ufficiale tra due o più parti. Questo tipo di richiesta è comune nel contesto professionale o aziendale, dove è necessario discutere questioni importanti, collaborazioni, negoziati o altri argomenti rilevanti
Il mittente, prima ancora di scrivere, chiarisce a se stesso lo scopo: definire un accordo commerciale, avviare una consultazione sindacale, sollevare un reclamo tecnico oppure ottenere chiarimenti su un procedimento amministrativo. Questo obiettivo finale guida ogni scelta di stile, dalle formule di apertura alla sequenza delle argomentazioni. La parte iniziale riconosce l’autorità o la competenza dell’interlocutore, perché l’invito a sedersi a un tavolo esprime rispetto reciproco. Un incipit che ricorda il rapporto pregresso, una collaborazione in corso, il riferimento a una precedente corrispondenza, la menzione di un provvedimento, radica la richiesta nel flusso degli atti già compiuti e consente al destinatario di collegare la lettera a un fascicolo o a un protocollo interno. Subito dopo, la motivazione deve emergere con linguaggio netto ma non ridondante, facendo attenzione a differenziare dati di fatto e valutazioni: affermare che un progetto necessita di ridefinizione budgetaria è differente dal sostenere che l’intero assetto finanziario sia inadeguato; l’una è una richiesta tecnica, l’altra un giudizio generale che potrebbe irrigidire la controparte.
Nella stessa sezione centrale è opportuno indicare i punti che si desidera discutere, perché l’agenda proposta orienta la preparazione del destinatario e riduce il rischio di un incontro infruttuoso. Esplicitare, ad esempio, che si intende esaminare le clausole di consegna, il calendario dei SAL o la logica di calcolo degli interessi moratori consente alla controparte di arrivare con la documentazione adeguata. Quando l’incontro ha natura sindacale o pubblicistica, dichiarare gli articoli di legge o di contratto collettivo su cui si fonda la convocazione (per un’azienda, l’articolo 9 della legge 300/1970; per procedimenti amministrativi, l’articolo 11 della legge 241/1990) offre legittimazione giuridica e rafforza la serietà dell’invito. La proposta di luogo e data va formulata con margine ragionevole, evitando la tentazione di un termine strettissimo che, se non condiviso, trasformerebbe l’appuntamento in un’arma negoziale. Prevedere una clausola di disponibilità a concordare una data alternativa dimostra buona fede e accredita il mittente come soggetto dialogante e non impositivo. Allo stesso tempo, indicare un termine entro cui attendere conferma protegge da silenzi dilatori: “in assenza di riscontro entro il giorno … la pratica sarà trasmessa all’organo competente” fissa un perimetro temporale chiaro senza esibire toni minacciosi. Il paragrafo sulla partecipazione specifica le figure che interverranno, responsabile tecnico, legale di parte, delegato sindacale, eventualmente un consulente esterno, e invita il destinatario a fare altrettanto. Questo passaggio consente di modulare i poteri rappresentativi e di sapere sin da subito se l’incontro potrà produrre decisioni oppure si limiterà a raccogliere elementi istruttori.
La chiusura recupera la cortesia istituzionale, ringraziando il destinatario per l’attenzione e assicurando la piena disponibilità a fornire documentazione di supporto prima della riunione. Firmare con il nome leggibile, il titolo professionale e i recapiti diretti crea un canale di comunicazione aperto e riduce i passaggi intermedi che rallentano l’organizzazione di un’agenda. Sul piano formale, la lettera cartacea intestata e protocollata rimane la scelta privilegiata nei rapporti con la pubblica amministrazione e nelle controversie sindacali, perché garantisce la prova della data e dell’avvenuta ricezione quando trasmessa via PEC o raccomandata. In ambiente corporate la mail, purché inviata da un account istituzionale e archiviata nel sistema gestionale della società, può raggiungere lo stesso risultato di tracciabilità.
Esempio di Richiesta Di Incontro Formale
Modello 1 – Richiesta generica
Oggetto: richiesta di incontro formale
Gentile [Titolo + Cognome],
con la presente Le propongo un incontro formale per esaminare [descrivere in una frase l’argomento: «le recenti variazioni del progetto…» / «le possibili sinergie commerciali…»].
A tal fine Le sottopongo, quale prima ipotesi, la data del ______ alle ore ___ presso [luogo]. Resto comunque disponibile a concordare altro giorno e orario di Suo gradimento entro il termine di [___] giorni.
Nell’attesa di un cortese riscontro, porgo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome] – [Qualifica]
Modello 2 – Da Azienda a Cliente per revisione contratto
Oggetto: convocazione incontro per revisione clausole fornitura n. [___]
Egregio Dott./Dott.ssa [Cognome],
alla luce delle modifiche normative introdotte dal D.Lgs. [/], riteniamo opportuno un confronto tecnico-commerciale sulle clausole di consegna e sui livelli di servizio previsti nel ns. contratto di fornitura n. [___].
Proponiamo di incontrarVi il giorno [] alle ore [] presso la nostra sede di [indirizzo] (sala «__»). Qualora la data non fosse praticabile, Vi preghiamo di indicare due alternative entro venerdì //____ per consentirci di predisporre la documentazione necessaria.
Parteciperanno il nostro Direttore Operation, Ing. [Nome], e la Responsabile Legale, Avv. [Nome]. Restiamo in attesa dei nominativi dei Vostri delegati.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
[Società mittente]
[Nome Cognome]
Sales Manager
Modello 3 – Da Dipendente a HR aziendale (colloquio individuale)
Oggetto: richiesta incontro individuale
Gent.ma Responsabile HR,
desidero fissare, con carattere di priorità, un colloquio formale per discutere l’attuale percorso professionale e alcune criticità emerse nel reparto [___]. Ritengo che un confronto diretto possa facilitare la definizione di obiettivi condivisi e soluzioni operative.
Sono disponibile nelle fasce orarie 9:00-12:00 e 15:00-17:00 di martedì / e mercoledì /. Resto comunque aperto/a a eventuali altre proposte.
Ringrazio per la disponibilità e rimango in attesa di conferma.
Cordiali saluti.
[Nome Cognome] – Matricola [___]
[Reparto/Ufficio]
Modello 4 – Da Associazione di cittadini a Sindaco (audizione su tema pubblico)
Oggetto: richiesta incontro su progetto di riqualificazione del Parco “____”
Il Comitato “[Nome]”, costituito in data ____ (all. statuto), chiede un incontro istituzionale con la S.V. e gli uffici tecnici competenti per esporre le osservazioni dei residenti sul progetto di riqualificazione del Parco “”, approvato con delibera n. [/_].
Proponiamo come data utile il ____, ore ___, presso la Sala Giunta. Parteciperanno tre rappresentanti del Comitato. Restiamo disponibili a concordare altra data entro le prossime due settimane.
Certi dell’attenzione che l’Amministrazione vorrà riservare alla presente richiesta, porgiamo distinti saluti.
[Luogo], ______
Il Presidente del Comitato
[Nome Cognome]
tel. [] – e-mail []
Modello 5 – Da Azienda a Organizzazione Sindacale (avvio procedura art. 7 CCNL)
Oggetto: richiesta incontro ex art. 7 CCNL Metalmeccanici
La scrivente Azienda comunica la necessità di attivare la procedura prevista dall’art. 7 del CCNL in oggetto, relativa alla riorganizzazione del reparto [___] che comporterà variazioni di orario e di mansioni.
Si invita pertanto una Vostra delegazione a un incontro formale che si terrà il giorno ____ alle ore ___ presso la sede di [indirizzo] – Sala Conferenze. Per agevolare un confronto costruttivo, alleghiamo nota tecnica illustrativa (all. A).
Vi preghiamo di confermare entro il ____ la Vs. partecipazione ed eventuali nominativi dei rappresentanti RSU.
Distinti saluti.
[Società]
[Nome Cognome]
Direttore Risorse Umane
Fac Simile Lettera di Richiesta Di Incontro Formale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello richiesta di incontro formale da scaricare. Il modulo richiesta di incontro formale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile richiesta di incontro formale può essere convertito in PDF o stampato.
