In questa pagina è possibile trovare un fac simile disdetta prenotazione hotel da scaricare e compilare.
Indice
Disdetta Prenotazione Hotel
La prenotazione di una camera in albergo costituisce un accordo in base al quale la struttura si impegna a tenere a disposizione dell’ospite, per un periodo prestabilito, un alloggio alle condizioni concordate. Si tratta di un vero e proprio contratto preliminare che prelude al contratto di albergo, perfezionato al momento dell’arrivo del cliente. Nonostante la legge non imponga un vincolo di forma specifico, occorre ricordare che, a differenza di altri contratti conclusi a distanza, il Codice del consumo non riconosce il diritto di recesso entro 14 giorni per i servizi di alloggio vincolati a date o periodi determinati. Ciò significa che, in mancanza di accordi diversi, il recesso è generalmente soggetto al pagamento di eventuali penali pattuite.
Se, al momento della prenotazione, non è stato sottoscritto alcun contratto che preveda una penale in caso di disdetta, il cliente non è obbligato ad alcun pagamento e, qualora abbia versato una caparra, l’albergatore è tenuto a restituirla. In generale, il cliente risponde del prezzo della camera solo se ne prende effettivo possesso. È comunque consigliabile avvisare tempestivamente la struttura dell’eventuale mancato arrivo con una lettera di disdetta, sia per correttezza che per buona pratica. La prassi abituale distingue fra due modalità di prenotazione. Quella pura e semplice non prevede caparre o garanzie, per cui il cliente non assume alcun obbligo e può decidere liberamente di non usufruire della stanza. L’unico vincolo grava sull’albergatore, tenuto a mantenere la camera disponibile sino all’ora convenuta. Qualora, invece, il cliente fornisca una garanzia (caparra o estremi della carta di credito), si parla di prenotazione rafforzata, con un impegno reciproco: la struttura riserva effettivamente la camera, mentre il cliente si assume la responsabilità di presentarsi o disdire secondo i tempi concordati.
La disdetta può assumere risvolti diversi a seconda del tipo di deposito versato. Se si tratta di caparra penitenziale, funge da corrispettivo per il diritto di recesso e, in caso di annullamento, l’albergatore può trattenere l’importo già versato senza pretendere un risarcimento ulteriore. Se invece è una caparra confirmatoria, la somma costituisce una forma di garanzia più ampia: l’annullamento comporta non solo la perdita dell’importo versato, ma espone il cliente a ulteriori richieste di risarcimento per il mancato guadagno, se le condizioni generali lo prevedono. È però da considerare nulla la clausola che escluda completamente il rimborso in ogni circostanza, ivi comprese cause di forza maggiore, poiché tale condizione determinerebbe un ingiusto svantaggio per il consumatore, in violazione delle norme del Codice del consumo. Talvolta si incontrano nei contratti clausole penali, con cui l’albergatore stabilisce in via anticipata un importo fisso come risarcimento forfettario per la mancata presentazione o per la cancellazione oltre il termine stabilito. Queste clausole non lasciano spazio ad altri risarcimenti, nemmeno nel caso in cui la stanza resti invenduta per più giorni, poiché l’importo convenuto esaurisce il danno imputabile al cliente inadempiente.
In assenza di indicazioni precise circa le tempistiche di disdetta, valgono i principi generali del diritto o gli usi locali, spesso registrati presso le Camere di commercio, che potrebbero consentire la restituzione di quanto versato se la cancellazione avviene con un preavviso di un certo numero di ore prima dell’arrivo. Non sussiste un obbligo di forma per la comunicazione della disdetta, ma è consigliabile procedere per iscritto via fax, mail o raccomandata, in modo da avere prova dell’avvenuta comunicazione. Risulta altresì irrilevante la motivazione della rinuncia, poiché il cliente conserva sempre la libertà di non godere del soggiorno. In definitiva, la regola di fondo è che ogni accordo vincolante per il cliente deve essere esplicitato al momento della prenotazione, e ogni addebito di penali o trattenuta di somme deve risultare da una clausola contrattuale valida e non vessatoria.
Esempio di Disdetta Prenotazione Hotel
Esempio 1 – Disdetta Essenziale
Oggetto: Disdetta prenotazione n. [inserire numero]
Gentile [Nome Hotel/Referente],
con la presente comunico di dover purtroppo annullare la prenotazione effettuata in data [inserire data] per il periodo [inserire date di arrivo e partenza].
Vi prego pertanto di considerare la mia prenotazione come disdetta. Rimango a disposizione per eventuali necessità di chiarimento.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico / e-mail]
Esempio 2 – Disdetta con Richiesta di Rimborso (Caparra)
Oggetto: Disdetta prenotazione e richiesta rimborso caparra
Gentile [Nome Hotel/Referente],
sono spiacente di informarVi che, a causa di [inserire motivazione facoltativa], non potrò usufruire del soggiorno programmato dal [inserire data di arrivo] al [inserire data di partenza].
Chiedo quindi la cancellazione della mia prenotazione n. [inserire numero] e, in assenza di vincoli contrattuali che prevedano una penale, domando la restituzione della caparra già versata secondo le modalità previste. Resto in attesa di un Vostro gentile riscontro.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico / e-mail]
Esempio 3 – Disdetta Oltre i Termini con Penale
Oggetto: Annullamento prenotazione e riconoscimento penale
Egregi Signori,
con rammarico Vi informo di dover annullare la prenotazione n. [inserire numero], prevista per il periodo [inserire date], a causa di [inserire motivazione].
Sono consapevole che la cancellazione avviene oltre il termine stabilito, per cui riconoscerò l’eventuale penale prevista dal contratto. Gradirei ricevere conferma scritta delle modalità di addebito e dell’importo esatto da corrispondere.
Cordialmente,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico / e-mail]
Esempio 4 – Disdetta Breve Preavviso (Gentile)
Oggetto: Disdetta prenotazione con breve preavviso
Gentile [Nome Referente],
con la presente, devo purtroppo comunicarVi la necessità di annullare la mia prenotazione n. [inserire numero] per [inserire date di arrivo e partenza]. L’impedimento è sorto improvvisamente, e mi scuso per il breve preavviso.
Nel caso in cui siano previste penali, prego di fornirmi indicazioni sulle modalità e sull’importo dovuto. Spero ci sia presto occasione di tornare nella Vostra struttura in circostanze più favorevoli.
Con i migliori saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico / e-mail]
Esempio 5 – Disdetta per Cause di Forza Maggiore
Oggetto: Cancellazione prenotazione per cause di forza maggiore
Egregio Direttore,
purtroppo, a causa di circostanze impreviste e indipendenti dalla mia volontà [esempio: malattia, emergenza familiare], devo annullare la prenotazione n. [inserire numero] relativa al soggiorno dal [inserire data] al [inserire data].
Vi sarei grato se voleste valutare la possibilità di non applicare penalità o di concordare un eventuale rimborso, essendo la cancellazione connessa a cause di forza maggiore. Rimango a disposizione per fornire eventuali documentazioni che ne attestino la validità.
Ringraziando per la comprensione, porgo cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico / e-mail]
Modello Disdetta Prenotazione Hotel Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello disdetta prenotazione hotel da scaricare. Il modulo disdetta prenotazione hotel compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile disdetta prenotazione hotel può essere convertito in PDF o stampato.
