In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera rifiuto preventivo da scaricare e compilare.
Indice
Lettera per Rifiuto Preventivo
Il rifiuto di un preventivo va sempre gestito con cortesia e professionalità, poiché dietro ogni proposta c’è il lavoro di persone che hanno dedicato tempo ed energie per rispondere alla richiesta. Formulare correttamente un messaggio di rifiuto aiuta a mantenere buoni rapporti e a tutelare la propria immagine e quella dell’azienda, preservando la possibilità di collaborazioni future. L’obiettivo principale è comunicare con chiarezza e rispetto la propria decisione di non accettare l’offerta.
Un modo efficace per introdurre il rifiuto è iniziare ringraziando il venditore o il professionista che ha inoltrato la proposta. Mostrare riconoscenza per il tempo speso a personalizzare i costi e i dettagli del preventivo non è solo un gesto di buona educazione, ma contribuisce a dare valore al lavoro di chi sta dall’altra parte. Esordire con parole come “Desidero innanzitutto ringraziarLa per la tempestività e la cura con cui ha preparato il preventivo” stabilisce un tono di rispetto e cordialità, creando un’atmosfera positiva che, pur non cambiando il contenuto della lettera, può favorire una migliore accettazione del rifiuto.
Subito dopo, il consiglio è di esporre in modo diretto la propria decisione. Evitare giri di parole o frasi troppo vaghe aiuta a non alimentare speranze ingiustificate. Se il preventivo non rispecchia le proprie esigenze, è preferibile dirlo con chiarezza, specificando che “Purtroppo, al momento, non possiamo procedere con la Sua offerta” o “Abbiamo valutato con attenzione la Sua proposta, ma non riteniamo di poter accettare il preventivo per questa occasione.” Questo approccio schietto non lascia dubbi e impedisce di generare nuove richieste di chiarimento superflue. Un ulteriore passaggio, utile per prevenire incomprensioni, consiste nel fornire una motivazione sintetica del rifiuto. Spiegare, ad esempio, che “Il budget a nostra disposizione è limitato” oppure “Le tempistiche indicate non si allineano alle necessità attuali” chiarisce subito il motivo della scelta, rendendo superflue altre domande. Quanto più la motivazione è esposta in maniera chiara e precisa, tanto più si eviteranno scambi di comunicazioni futuri. Inoltre, una spiegazione concisa e onesta può risultare preziosa per il venditore stesso, poiché gli permette di comprendere le esigenze del mercato e di valutare eventuali correzioni alla propria offerta. A volte si preferisce non entrare nel dettaglio delle ragioni, specialmente se si tratta di una scelta strategica o di criteri interni all’azienda. In tal caso, è possibile restare su formule generiche, ma sempre con un tono professionale. Frasi come “In questo momento, le nostre scelte organizzative non ci permettono di avvalerci del Suo servizio” sono sufficienti a comunicare il senso della decisione senza scendere in particolari che non si desidera condividere.
Per chiudere la lettera, si possono aggiungere parole di ringraziamento e di cortesia, ribadendo la stima per il lavoro svolto, magari aprendo alla possibilità di eventuali collaborazioni in futuro se si ritiene che possa esserci un’occasione più adatta. Concludere con una formula che esprima stima e considerazione è un modo per lasciare aperta la porta a contatti successivi e a mantenere un buon rapporto, anche se il preventivo è stato rifiutato.
Esempio di Lettera Rifiuto Preventivo
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera rifiuto preventivo.
Oggetto: risposta alla Vostra del …..
Spett. Ditta,
con riferimento alla Vostra del ci scusiamo per il ritardo con cui rispondiamo, ma purtroppo solo oggi possiamo sciogliere le nostre riserve, per altro implicite nella nostra richiesta del …..
Le apparecchiature e gli altri strumenti oggetto della missiva non rispondono alle nostre attese e alle nostre esigenze. Siamo quindi spiacenti di archiviare il Vostro preventivo.
Nella certezza che non mancheranno in futuro occasioni di contatto, distintamente salutiamo.
oppure
Oggetto: Riscontro alla Vostra offerta n. [inserire numero/identificativo preventivo]
Gentile [Nome e Cognome/Spett.le Azienda],
desideriamo innanzitutto ringraziarVi per la cura e la rapidità con cui avete preparato il preventivo da noi richiesto. Abbiamo valutato attentamente la Vostra proposta, tuttavia, ci dispiace comunicarVi che, in questa fase, non ci è possibile procedere con l’accettazione dell’offerta.
La decisione è dovuta al fatto che, attualmente, le nostre esigenze non coincidono con i termini e le condizioni proposte, soprattutto in merito a [budget/tempi di consegna/fasi di sviluppo]. Ci teniamo a sottolineare che abbiamo apprezzato la disponibilità e il livello di dettaglio forniti, e speriamo di poter avere altre occasioni di collaborazione in futuro.
Rinnovando i nostri ringraziamenti per il Vostro impegno, porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
oppure
Oggetto: Esito valutazione preventivo n. [inserire numero/identificativo preventivo]
Spett.le [Nome Azienda / Nome Cognome],
Vi ringraziamo per l’attenzione e il tempo dedicato alla stesura del preventivo relativo a [specificare il servizio/prodotto]. Abbiamo analizzato con cura i dettagli del documento, ma dobbiamo purtroppo comunicarVi che non siamo in grado di accettare la Vostra offerta in questo momento.
La scelta è motivata principalmente da un disallineamento tra le nostre attuali disponibilità e i costi previsti. Desideriamo comunque sottolineare la nostra stima nei confronti della professionalità riscontrata e conserviamo con piacere i Vostri riferimenti per possibili future collaborazioni.
Augurandoci di poterVi contattare ancora per nuove opportunità, porgiamo i nostri migliori saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
oppure
Oggetto: Comunicazione di rifiuto offerta n. [inserire numero/identificativo preventivo]
Gentile [Nome e Cognome / Spett.le Azienda],
Vi siamo grati per averci inviato il preventivo riguardante [descrivere brevemente l’oggetto della proposta] e per la cura prestata nella sua elaborazione. Dopo un’attenta valutazione, siamo spiacenti di doverVi informare che non ci è possibile procedere con l’accettazione.
La nostra decisione è legata a motivazioni organizzative, poiché le tempistiche necessarie non si allineano con le nostre attuali esigenze operative. Vi assicuriamo che la Vostra offerta resterà tra le nostre considerazioni per futuri progetti, dove ci auguriamo di poter trovare soluzioni più adatte.
Nell’esprimere nuovamente la nostra riconoscenza per il Vostro lavoro, Vi porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
Modello Lettera Rifiuto Preventivo Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera rifiuto preventivo da scaricare. Il modulo lettera rifiuto preventivo compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera rifiuto preventivo può essere convertito in PDF o stampato.
