In questa pagina è possibile trovare un fac simile registro ingresso visitatori in azienda Word, Excel e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Come Compilare il Registro Ingresso Visitatori in Azienda
Il registro di ingresso dei visitatori è uno strumento utilizzato dall’azienda per conoscere quali persone esterne si trovano nei propri locali, controllare l’accesso alle aree riservate e gestire con maggiore efficacia eventuali emergenze. Può riguardare clienti, consulenti, candidati, fornitori, tecnici, corrieri e altri soggetti che accedono temporaneamente alla sede. Nel quadro normativo generale non esiste un modello unico di registro visitatori obbligatorio per tutte le imprese. Il D.Lgs. 81/2008, infatti, non prevede un documento tipizzato con questo nome, ma impone al datore di lavoro di valutare i rischi, organizzare la gestione delle emergenze e adottare misure affinché soltanto le persone adeguatamente istruite possano entrare nelle zone esposte a rischi gravi e specifici. Il registro può quindi costituire una misura organizzativa coerente con tali obblighi, soprattutto negli stabilimenti produttivi, nei laboratori, nei magazzini e nelle sedi dotate di aree riservate.
La decisione di introdurre il registro dovrebbe derivare da una valutazione concreta delle caratteristiche dell’attività. Occorre considerare il numero medio di visitatori, la presenza di macchinari o sostanze pericolose, l’esigenza di proteggere documenti e sistemi informatici, la necessità di impedire accessi non autorizzati e le procedure previste dal piano di emergenza. In caso di evacuazione, conoscere le persone ancora presenti nell’edificio permette agli addetti di verificare se anche gli ospiti abbiano raggiunto il punto di raccolta. Per questa ragione è importante registrare non soltanto l’orario di ingresso, ma anche quello di uscita, restituendo il badge temporaneo al termine della visita. Il registro non sostituisce comunque le istruzioni di sicurezza, l’accompagnamento nelle aree operative o la consegna degli eventuali dispositivi di protezione individuale.
La compilazione del registro comporta un trattamento di dati personali e deve quindi rispettare il Regolamento europeo 2016/679. L’azienda assume normalmente il ruolo di titolare del trattamento e deve individuare una base giuridica appropriata. A seconda del contesto, il trattamento può essere necessario per adempiere un obbligo legale, per eseguire misure collegate a un rapporto contrattuale oppure per perseguire il legittimo interesse alla sicurezza delle persone, dei locali e del patrimonio aziendale. Quando viene utilizzato il legittimo interesse, l’impresa deve verificare che il trattamento sia effettivamente necessario e che non prevalgano i diritti e le libertà del visitatore. La raccolta non dovrebbe essere fondata automaticamente sul consenso, soprattutto quando l’accesso alla sede non sarebbe concretamente possibile in caso di rifiuto. Il modello deve contenere soltanto le informazioni realmente necessarie. In una situazione ordinaria possono essere sufficienti nome e cognome del visitatore, azienda o ente di appartenenza, persona interna da incontrare, data, orario di ingresso, orario di uscita e numero dell’eventuale badge consegnato. La motivazione della visita può essere indicata in termini generici, evitando descrizioni capaci di rivelare informazioni riservate. Non è opportuno raccogliere dati relativi a opinioni politiche, appartenenza sindacale o altre categorie particolari, salvo che esista una precisa necessità e una specifica base normativa. Anche il numero del documento di identità dovrebbe essere registrato soltanto quando giustificato dal livello di sicurezza richiesto. La fotocopia del documento non deve diventare una prassi automatica, poiché qualsiasi acquisizione deve risultare pertinente, proporzionata e non eccedente rispetto allo scopo perseguito.
Prima della raccolta dei dati, il visitatore deve ricevere un’informativa privacy ai sensi dell’articolo 13 del GDPR. L’informativa può essere affissa presso la reception, consegnata su carta oppure mostrata sul dispositivo utilizzato per la registrazione. Deve identificare il titolare del trattamento, spiegare le finalità e la base giuridica, indicare i destinatari dei dati, il periodo di conservazione, i diritti esercitabili e la possibilità di proporre reclamo al Garante. Quando l’azienda ha nominato un responsabile della protezione dei dati, devono essere riportati anche i suoi contatti. Una versione sintetica può rinviare a un testo più completo, purché le informazioni essenziali risultino immediatamente accessibili.
Un registro cartaceo lasciato aperto sul banco della reception può permettere a ogni visitatore di leggere i nomi, gli orari e le persone incontrate dagli ospiti precedenti. Questa modalità contrasta con l’esigenza di riservatezza. È preferibile utilizzare fogli individuali, schede coperte, moduli compilati dal personale oppure un sistema digitale che mostri esclusivamente i campi relativi alla persona presente. Il registro deve essere consultabile soltanto da dipendenti espressamente autorizzati e istruiti. Il documento cartaceo va custodito in un armadio chiuso, mentre il sistema informatico deve prevedere credenziali personali, autorizzazioni differenziate, protezione dei dispositivi e misure adeguate contro accessi abusivi o perdite di dati.
La normativa non stabilisce un unico termine di conservazione valido per ogni registro visitatori. L’azienda deve fissarlo sulla base delle finalità perseguite e cancellare o distruggere i dati quando non sono più necessari. Una conservazione prolungata per semplice comodità non è giustificata. Un periodo più lungo può essere previsto quando esistono particolari esigenze di sicurezza, obblighi settoriali, indagini su un incidente o la necessità documentata di tutelare un diritto, ma la scelta deve essere motivata. Il termine dovrebbe essere riportato nell’informativa e applicato concretamente mediante distruzione periodica dei fogli o cancellazione automatica delle registrazioni digitali.
Il registro deve infine essere coordinato con il regolamento degli accessi, il Documento di Valutazione dei Rischi, il piano di emergenza e le procedure interne. È opportuno stabilire chi autorizza l’ingresso, chi consegna il badge, quali aree possono essere visitate, quando è necessario l’accompagnamento e come vengono gestite le presenze durante un’evacuazione. Un modello correttamente predisposto non serve a raccogliere indiscriminatamente informazioni, ma a documentare gli accessi in modo proporzionato, sicuro e trasparente, proteggendo contemporaneamente l’organizzazione e i diritti delle persone che entrano in azienda.
Esempio di Registro Ingresso Visitatori In Azienda
Di seguito è possibile trovare un esempio di registro ingresso visitatori in azienda.
REGISTRO INGRESSO VISITATORI
Modello aziendale per il controllo degli accessi, la sicurezza e la gestione delle emergenze
| Ragione sociale | [RAGIONE SOCIALE] |
| Sede o stabilimento | [INDIRIZZO DELLA SEDE] |
| Responsabile del registro | [NOME, COGNOME E FUNZIONE] |
| Periodo di utilizzo | [DAL GIORNO] al [GIORNO] |
| Codice documento e revisione | [CODICE] | Revisione [NUMERO] del [DATA] |
Avvertenza professionale. Il registro non è un adempimento tipizzato e obbligatorio per ogni impresa in modo indistinto. Deve essere adottato e configurato in base alla valutazione dei rischi, alle procedure di emergenza, alle esigenze di sicurezza fisica e informatica e alla disciplina di settore applicabile. Prima dell’uso, il titolare del trattamento deve definire finalità, base giuridica, dati necessari, autorizzazioni interne, periodo di conservazione e informativa ai visitatori.
1. FINALITÀ E MODALITÀ D’USO
Il registro permette di conoscere le persone esterne presenti nella sede, controllare i badge, gestire l’accesso alle aree autorizzate e verificare le presenze in caso di evacuazione. La compilazione deve avvenire senza rendere visibili i dati dei visitatori precedenti.
Il modello deve essere coordinato con il Documento di Valutazione dei Rischi, il piano di emergenza, le procedure di accesso e le misure privacy. Nelle aree a rischio specifico l’ingresso è consentito soltanto dopo le istruzioni necessarie e, quando previsto, con accompagnamento.
2. CONFIGURAZIONE PRIMA DELLA MESSA IN USO
| Verifica | Scelta aziendale | Responsabile o nota |
|---|---|---|
| Finalità documentate | ☐ Controllo accessi ☐ Emergenze ☐ Sicurezza | [INDICARE] |
| Base giuridica privacy | ☐ Obbligo legale ☐ Legittimo interesse ☐ Altro | [INDICARE ART. 6 GDPR] |
| Dati effettivamente necessari | ☐ Definiti e approvati | [INDICARE EVENTUALI CAMPI ESCLUSI] |
| Periodo di conservazione | [PERIODO] | [MOTIVAZIONE] |
| Addetti autorizzati | [NOMINATIVI O FUNZIONI] | [ISTRUZIONI CONSEGNATE IL] |
| Custodia del registro | ☐ Armadio chiuso ☐ Sistema protetto | [UBICAZIONE O SISTEMA] |
| Informativa art. 13 GDPR | ☐ Esposta ☐ Consegnata ☐ Digitale | [VERSIONE E DATA] |
3. ISTRUZIONI OPERATIVE ESSENZIALI
☐ Registrare soltanto le informazioni necessarie per la finalità dichiarata. Evitare la copia del documento di identità e l’annotazione del numero completo, salvo specifica necessità documentata.
☐ Non lasciare il registro aperto sul banco. La compilazione deve avvenire a cura dell’addetto oppure mediante una scheda che non consenta di leggere i dati dei visitatori precedenti.
☐ Consegnare un badge numerato quando previsto, indicare l’area autorizzata e registrare la restituzione al momento dell’uscita.
☐ Informare il visitatore sulle regole di sicurezza, sulle vie di esodo, sul punto di raccolta, sulle aree vietate e sull’eventuale obbligo di accompagnamento o di utilizzo dei dispositivi di protezione individuale.
☐ In caso di emergenza utilizzare il registro esclusivamente per verificare le persone ancora presenti. Terminata la finalità, ripristinare la custodia riservata del documento.
REGISTRO DELLE PRESENZE DEI VISITATORI
| Azienda | [RAGIONE SOCIALE] | Sede | [SEDE] | Foglio n. | [NUMERO] |
| Periodo | [DATA INIZIO] – [DATA FINE] | Addetto | [NOME O FUNZIONE] | Conservazione | [PERIODO] |
| N. | Data | Nome e cognome | Ente o azienda | Referente o reparto | Motivo visita | Area autorizzata | Badge | Ingresso | Uscita | Firma o presa visione |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||||||
| 2 | ||||||||||
| 3 | ||||||||||
| 4 | ||||||||||
| 5 | ||||||||||
| 6 | ||||||||||
| 7 | ||||||||||
| 8 | ||||||||||
| 9 | ||||||||||
| 10 | ||||||||||
| 11 | ||||||||||
| 12 | ||||||||||
| 13 | ||||||||||
| 14 | ||||||||||
| 15 |
Nota privacy: la firma non costituisce consenso al trattamento, salvo che una specifica operazione richieda effettivamente il consenso. Può essere utilizzata per attestare la presa visione dell’informativa e delle regole di accesso. Eliminare la colonna se non necessaria.
| Controllo giornaliero eseguito da | [NOME E FUNZIONE] | Data e firma | [DATA E FIRMA] |
| Eventuali anomalie o badge non restituiti | [ANNOTAZIONI] | Chiusura del foglio | [DATA E FIRMA] |
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Visitatori e soggetti esterni, articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679
Avvertenza professionale. Le clausole tra parentesi quadre devono essere completate. La base giuridica e il periodo di conservazione non sono uguali per tutte le aziende. Eliminare le alternative non applicabili e fare verificare il testo dal soggetto che cura la conformità privacy dell’organizzazione.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare del trattamento è [RAGIONE SOCIALE], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale o partita IVA [DATI], contattabile all’indirizzo e-mail [E-MAIL] e PEC [PEC].
Il Responsabile della protezione dei dati, se designato, è contattabile all’indirizzo [CONTATTO DPO].
2. DATI TRATTATI
Sono trattati i dati necessari alla gestione dell’accesso, quali nome e cognome, eventuale ente o azienda di appartenenza, data e orari di ingresso e uscita, referente o reparto visitato, motivo generale della visita, numero del badge e area autorizzata. L’eventuale verifica del documento di identità deve essere limitata ai casi in cui sia necessaria e non comporta automaticamente la conservazione della copia o del numero completo.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati sono trattati per organizzare e controllare gli accessi alla sede, proteggere persone, locali, beni, informazioni e sistemi, consegnare e recuperare i badge temporanei, applicare le regole aziendali di sicurezza e verificare la presenza dei visitatori durante le emergenze o le evacuazioni. I dati possono inoltre essere utilizzati per accertare eventi relativi alla sicurezza e tutelare i diritti del titolare nelle sedi competenti, nei limiti consentiti dalla legge.
4. BASE GIURIDICA
| ☐ Obbligo legale | Articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR, quando il trattamento è necessario per rispettare obblighi normativi applicabili alla sede o all’attività. |
| ☐ Legittimo interesse | Articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, per la sicurezza delle persone, il controllo degli accessi e la protezione del patrimonio, previa valutazione del bilanciamento degli interessi. |
| ☐ Esecuzione di misure o contratto | Articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, quando l’accesso è collegato a un rapporto contrattuale o a misure richieste dall’interessato. |
| ☐ Altra base giuridica | [INDICARE LA BASE E LA NORMA APPLICABILE]. |
5. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è richiesto per consentire l’accesso alla sede secondo le procedure aziendali. Il mancato conferimento può rendere impossibile autorizzare l’ingresso, quando l’identificazione e la registrazione risultano necessarie e proporzionate rispetto alla finalità perseguita.
6. MODALITÀ, SICUREZZA E SOGGETTI AUTORIZZATI
Il trattamento è svolto con strumenti cartacei o informatici da personale autorizzato e istruito. Il registro è custodito in modo da evitare che i visitatori possano conoscere i dati di altre persone. Sono applicate misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati e ai rischi del trattamento, comprese limitazioni degli accessi, custodia protetta, credenziali personali e procedure di cancellazione o distruzione.
7. DESTINATARI E COMUNICAZIONI
I dati possono essere conosciuti dal personale incaricato della reception, della sicurezza, della gestione delle emergenze e dalle funzioni interne che ne abbiano necessità. Possono essere comunicati a fornitori nominati responsabili del trattamento, alle autorità pubbliche e agli altri soggetti quando la comunicazione sia prevista dalla legge o necessaria per la tutela di un diritto. I dati non sono diffusi.
8. CONSERVAZIONE
I dati sono conservati per [PERIODO DI CONSERVAZIONE] dalla data della visita, salvo che sia necessario conservarli più a lungo per la gestione documentata di un incidente, di una verifica, di una richiesta dell’autorità o di una controversia. Decorso il termine, le registrazioni sono cancellate o distrutte con modalità sicure. Il periodo deve essere motivato e non può superare quanto necessario rispetto alle finalità dichiarate.
9. TRASFERIMENTI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
☐ I dati non sono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo.
☐ Se vengono utilizzati servizi che comportano trasferimenti, indicare paesi, garanzie applicate e modalità per ottenere informazioni: [DESCRIZIONE].
10. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Il visitatore può esercitare, quando ne ricorrono i presupposti, i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Le richieste possono essere inviate a [CONTATTO PRIVACY]. L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
11. PRESA VISIONE
| Versione dell’informativa | [NUMERO E DATA] |
| Modalità di messa a disposizione | ☐ Affissa ☐ Consegnata ☐ Digitale ☐ QR code |
| Nome e cognome del visitatore | [NOME E COGNOME] |
| Data e firma per presa visione, se prevista | [DATA E FIRMA] |
SCHEDA REGOLE DI ACCESSO PER IL VISITATORE
Allegato facoltativo da consegnare o mostrare all’ingresso
| Visitatore | [NOME E COGNOME] |
| Azienda o ente | [DENOMINAZIONE] |
| Referente interno | [NOME E REPARTO] |
| Data e fascia oraria | [DATA] | dalle [ORA] alle [ORA] |
| Badge consegnato | [NUMERO] | ☐ Restituito |
| Area autorizzata | [AREA O PERCORSO] |
REGOLE DA RISPETTARE DURANTE LA PERMANENZA
☐ Esporre il badge in modo visibile e restituirlo prima di lasciare la sede.
☐ Rimanere nelle aree autorizzate e seguire il percorso indicato dal referente o dall’accompagnatore.
☐ Non accedere a reparti, archivi, sale tecniche, laboratori o sistemi non espressamente autorizzati.
☐ Rispettare la segnaletica di sicurezza e utilizzare i dispositivi di protezione eventualmente consegnati.
☐ In caso di allarme seguire le istruzioni degli addetti, raggiungere il punto di raccolta e non allontanarsi senza avvisare.
☐ Non fotografare, filmare, registrare o divulgare informazioni, documenti, impianti e persone senza autorizzazione.
☐ Segnalare immediatamente incidenti, condizioni di pericolo, smarrimento del badge o necessità di assistenza.
ISTRUZIONI SPECIFICHE E DPI
| Istruzioni di sicurezza fornite | [DESCRIZIONE] |
| Accompagnamento obbligatorio | ☐ Sì ☐ No | Accompagnatore [NOME] |
| DPI consegnati | ☐ Elmetto ☐ Occhiali ☐ Gilet ☐ Scarpe ☐ Altro |
| Limitazioni particolari | [DESCRIZIONE] |
| Punto di raccolta | [INDICARE] |
ATTESTAZIONE FACOLTATIVA DI PRESA VISIONE
Il sottoscritto dichiara di avere ricevuto le istruzioni di accesso e sicurezza applicabili alla visita e si impegna a rispettarle. La firma attesta esclusivamente la presa visione delle regole e non costituisce consenso al trattamento dei dati personali.
| Luogo e data | [LUOGO E DATA] |
| Firma del visitatore | [FIRMA] |
| Firma dell’addetto o referente | [FIRMA] |
Nota finale. Il modello deve essere adattato alle caratteristiche dell’azienda, ai rischi presenti, alle procedure di emergenza, alle modalità di accesso e alla concreta configurazione del trattamento dei dati personali. Eliminare i campi non necessari e integrare le prescrizioni previste dalla normativa di settore o dalle procedure interne.
Fac Simile Registro Ingresso Visitatori in Azienda Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello registro ingresso visitatori in azienda da scaricare. Il modulo registro ingresso visitatori in azienda compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile registro ingresso visitatori in azienda può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Registro Ingresso Visitatori in Azienda PDF Editabile
Di seguito è possibile trovare un modello registro ingresso visitatori in azienda PDF editabile da compilare.
Fac Simile Registro Ingresso Visitatori in Azienda Excel
In questa sezione viene messo a disposizione un fac simile registro ingresso visitatori in azienda da scaricare.