In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda anagrafica cliente Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Cliente
La scheda anagrafica cliente è uno strumento molto utile per imprese, professionisti, officine, negozi, studi tecnici e attività di servizi, perché consente di raccogliere in modo ordinato i dati necessari alla gestione del rapporto commerciale. Dal punto di vista legale, però, non deve essere considerata un semplice modulo interno, ma un documento che comporta un trattamento di dati personali. Per questo motivo deve essere predisposta rispettando i principi previsti dal Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, e dalla normativa italiana in materia di protezione dei dati personali.
Una scheda anagrafica cliente dovrebbe contenere solo le informazioni realmente necessarie rispetto alla finalità per cui viene utilizzata. In genere possono essere richiesti nome e cognome, ragione sociale, indirizzo, recapiti telefonici, email, codice fiscale, partita IVA, codice destinatario o PEC, dati utili alla fatturazione e informazioni necessarie alla gestione del servizio richiesto. Il principio di minimizzazione impone di evitare la raccolta di dati superflui. Per esempio, non è opportuno chiedere dati personali non collegati al servizio, alla fatturazione, all’assistenza o agli obblighi amministrativi dell’attività.
Prima di raccogliere i dati, il cliente deve ricevere un’informativa privacy chiara e comprensibile. L’informativa deve indicare chi è il titolare del trattamento, per quali finalità vengono usati i dati, quale base giuridica rende lecito il trattamento, per quanto tempo saranno conservati, a chi potranno essere comunicati e quali diritti può esercitare l’interessato. La base giuridica, nella maggior parte dei casi, non è il consenso, ma l’esecuzione di un contratto, l’adozione di misure precontrattuali richieste dal cliente o l’adempimento di obblighi di legge, come quelli fiscali e contabili. Il consenso diventa invece necessario quando i dati vengono usati per finalità ulteriori, come marketing, invio di newsletter promozionali, profilazione o comunicazioni commerciali non strettamente legate al servizio richiesto.
La scheda anagrafica deve essere redatta in modo semplice, ma completo. È consigliabile distinguere i dati obbligatori da quelli facoltativi, spiegando che il mancato conferimento dei dati necessari può impedire l’erogazione del servizio o l’emissione dei documenti fiscali. Per le aziende e i professionisti, i dati fiscali del cliente sono spesso indispensabili per preventivi, ordini, contratti, fatture e ricevute. La corretta identificazione del cliente riduce errori amministrativi, contestazioni e problemi nella gestione dei pagamenti. Un altro aspetto importante riguarda la conservazione. I dati non devono essere conservati senza limiti di tempo. Per i documenti amministrativi e contabili, la conservazione può dipendere dagli obblighi previsti dalla legge, mentre per finalità commerciali o organizzative è opportuno stabilire tempi proporzionati e documentabili. L’attività dovrebbe inoltre adottare misure di sicurezza adeguate, sia se la scheda è cartacea sia se è digitale. Le schede cartacee dovrebbero essere custodite in luoghi non accessibili a persone non autorizzate, mentre quelle digitali dovrebbero essere protette con password, backup, autorizzazioni interne e sistemi aggiornati.
Particolare attenzione deve essere prestata alla comunicazione dei dati a soggetti esterni. Commercialisti, consulenti, software gestionali, fornitori di servizi cloud o società che gestiscono sistemi di fatturazione possono trattare dati dei clienti per conto dell’attività. Quando operano come responsabili del trattamento, il rapporto dovrebbe essere regolato da un accordo conforme al GDPR. Inoltre, se l’attività effettua trattamenti non occasionali, il registro delle attività di trattamento può essere obbligatorio o comunque fortemente consigliato come strumento di responsabilizzazione.
Esempio di Scheda Anagrafica Cliente
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda anagrafica cliente.
Nome Azienda / Studio / AttivitàIndirizzo: ________________________________________________ Telefono: ____________________ Email: ____________________ P. IVA / C.F.: ______________________________________________ |
N. Scheda Cliente: ____________________ Data compilazione: ____ / ____ / ______ Operatore: ____________________ Stato cliente: ☐ Nuovo ☐ Attivo ☐ Inattivo |
Scheda Anagrafica Cliente
Modulo per raccolta dati cliente, dati fiscali, recapiti, fatturazione e privacy
1. Tipologia Cliente
| ☐ Persona fisica | ☐ Ditta individuale | ☐ Società / Azienda | ☐ Ente / Pubblica Amministrazione |
2. Dati Anagrafici
| Nome e cognome / Ragione sociale ______________________________________________ |
Nome commerciale / Insegna ______________________________________________ |
| Codice fiscale ______________________________________________ |
Partita IVA ______________________________________________ |
| Data di nascita ____ / ____ / ______ |
Luogo di nascita ______________________________________________ |
| Documento identità Tipo: ________________ N.: ____________________ |
Scadenza documento ____ / ____ / ______ |
3. Sede Legale / Residenza
| Indirizzo ________________________________________________________________________________ |
|
| Comune ______________________________________________ |
CAP / Provincia ______________________________________________ |
| Nazione ______________________________________________ |
Regione ______________________________________________ |
4. Sede Operativa / Indirizzo di Consegna
| ☐ Uguale alla sede legale / residenza | |
| Indirizzo sede operativa ________________________________________________________________________________ |
|
| Comune ______________________________________________ |
CAP / Provincia / Nazione ______________________________________________ |
5. Recapiti Cliente
| Telefono principale ______________________________________________ |
Telefono secondario ______________________________________________ |
| Email ______________________________________________ |
PEC ______________________________________________ |
| Sito web ______________________________________________ |
Canale preferito ☐ Telefono ☐ Email ☐ PEC ☐ WhatsApp |
6. Referente Aziendale
| Nome referente ______________________________________________ |
Ruolo / Mansione ______________________________________________ |
| Telefono referente ______________________________________________ |
Email referente ______________________________________________ |
7. Dati per Fatturazione Elettronica
| Codice destinatario / SDI ______________________________________________ |
PEC per fatturazione ______________________________________________ |
| Regime IVA / Natura soggetto ☐ Privato ☐ Azienda ☐ PA ☐ Estero ☐ Altro |
Split payment / Reverse charge ☐ No ☐ Sì ☐ Da verificare |
| Note fiscali ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
|
8. Condizioni Commerciali
| Modalità pagamento ☐ Contanti ☐ POS ☐ Bonifico ☐ Ri.Ba. ☐ Altro |
Termini pagamento ☐ Immediato ☐ 30 gg ☐ 60 gg ☐ Personalizzato |
IBAN cliente ________________________________ |
| Listino applicato ________________________________ |
Sconto concordato __________ % |
Fido / Limite credito € ______________________________ |
9. Consensi e Privacy
| Informativa privacy ☐ Il cliente dichiara di aver ricevuto e letto l’informativa sul trattamento dei dati personali. |
| Comunicazioni operative relative al servizio ☐ Autorizza l’utilizzo dei recapiti indicati per comunicazioni relative a preventivi, ordini, assistenza, consegne, pagamenti e documenti amministrativi. |
| Marketing e comunicazioni promozionali ☐ Acconsente ☐ Non acconsente alla ricezione di comunicazioni commerciali, promozioni, newsletter e offerte dedicate. |
| Note privacy / limitazioni richieste dal cliente ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ |
10. Note Interne
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
| Firma cliente
__________________________________________ |
Firma incaricato / operatore
__________________________________________ |
Modello personalizzabile. Prima dell’utilizzo operativo verificare campi fiscali, informativa privacy e consensi con il proprio consulente.
Modello Scheda Anagrafica Cliente Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda anagrafica cliente da scaricare. Il modulo scheda anagrafica cliente compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda anagrafica cliente può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Scheda Anagrafica Cliente PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda anagrafica cliente PDF editabile.
Modello Scheda Anagrafica Cliente Excel
In questa sezione è possibile trovare il fac simile scheda anagrafica cliente Excel da scaricare e compilare.