In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda anagrafica cliente Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Anagrafica Cliente
La scheda anagrafica cliente è il punto di convergenza tra esigenze operative, obblighi di legge e tutela della reputazione aziendale. Racchiude in un’unica traccia i dati identificativi necessari alla stipula dei contratti, le informazioni utili alla gestione commerciale e, non da ultimo, la prova di un trattamento conforme al Regolamento (UE) 2016/679. Ogni campo di questa scheda, sia esso raccolto su carta o mediante un CRM, deve nascere da un preciso fondamento giuridico: il nome e il codice fiscale, indispensabili alla validità delle fatture secondo l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972; l’indirizzo e‑mail, essenziale alla trasmissione di documenti contrattuali in formato elettronico; la scelta del canale preferito di contatto, rilevante per rispettare il consenso espresso dall’interessato rispetto alle comunicazioni di marketing.
Il principio di minimizzazione sancito dall’articolo 5 del GDPR impone di chiedere soltanto ciò che serve allo scopo dichiarato. Se una concessionaria di auto, ad esempio, vuole usare la scheda per proporre estensioni di garanzia, potrà legittimamente annotare la data di immatricolazione del veicolo ma non la professione del proprietario, a meno che quest’ultima non incida sull’offerta (auto uso promiscuo, leasing aziendale). Qualunque dato eccedente, oltre a violare il Regolamento, espone l’azienda al rischio di sanzioni e a possibili richieste di risarcimento danni per trattamento ingiustificato.
La scheda deve conservare traccia del consenso al marketing, quando richiesto, riportando data, ora e modalità di acquisizione. È un’informazione che il titolare dovrà esibire in caso di ispezione del Garante o di reclamo da parte dell’interessato. Il consenso, per essere valido, dev’essere separato da quello che legittima i trattamenti strettamente necessari all’esecuzione del contratto; mescolare le due basi giuridiche significa rendere nullo il consenso facoltativo e, quindi, rendere illegittima ogni comunicazione promozionale successiva.
Sul piano della conservazione, l’articolo 32 GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate. Se l’azienda si affida a un software in cloud, non esiste un obbligo normativo di ospitare i server fisicamente nell’Unione europea; la regola, piuttosto, è che i dati personali non escano dallo Spazio economico europeo senza garanzie equivalenti. Ciò significa che possono essere conservati oltreoceano purché il Paese di destinazione sia coperto da una decisione di adeguatezza o, in alternativa, il rapporto contrattuale con il provider preveda standard contractual clauses o altri meccanismi conformi al Capitolo V del Regolamento. La localizzazione “in Europa” è insomma una scelta di convenienza: semplifica la compliance perché evita di implementare clausole aggiuntive, ma non è, di per sé, prescritta dal diritto.
La qualità del dato costituisce l’altra faccia della compliance. Recapiti errati, codici fiscali incompleti o email digitati con un refuso possono tradursi in notifiche giuridiche inesistenti, in errori fiscali o in mancata consegna di informazioni destinate al cliente. Le organizzazioni più attente, pertanto, adottano maschere di validazione e doppia conferma, soprattutto quando la raccolta avviene online. Ogni aggiornamento della scheda va registrato, in modo che il titolare del trattamento possa dimostrare di aver rispettato l’obbligo di mantenere i dati esatti e aggiornati e di averli rettificati su richiesta dell’interessato.
Durante l’utilizzo della scheda il titolare ha anche il compito di garantire la sicurezza dei registri analogici: i fascicoli cartacei con dati personali vanno tenuti in armadi chiusi a chiave o stanze a controllo accessi, perché costituiscono un “file system” ai sensi dell’articolo 4 del GDPR. Se si verifica una violazione di sicurezza che comprometta riservatezza, integrità o disponibilità dei dati, il titolare ha l’obbligo di notifica all’autorità di controllo entro 72 ore da quando è venuto a conoscenza dell’evento, salvo dimostrare che la lesione dei diritti dell’interessato è improbabile; non bastano dunque le misure preventive, ma occorre un protocollo reattivo in caso di data breach.
Il ciclo si chiude con la cancellazione o l’anonimizzazione. Quando lo scopo originario viene meno, per esempio, dopo dieci anni dalla fatturazione, termine minimo di conservazione delle scritture contabili fissato dall’articolo 2220 del codice civile, il dato deve essere distrutto o reso irrilevante. In ambiente digitale si usano tecniche di wiping o di crittografia con distruzione della chiave; in quello analogico si ricorre alla triturazione a norma DIN 66399. Qualunque forma di mantenimento indefinito, priva di base giuridica, costituisce trattamento illecito.
Sul piano gestionale, la scheda anagrafica accurata è carburante per sistemi di business intelligence e per la fidelizzazione. Algoritmi di raccomandazione e programmi di scontistica funzionano solo se attingono a informazioni corrette; dati sporchi non producono valore ma generano costi, perché moltiplicano campagne di marketing inefficaci e caricano di lavoro il customer care. Al contrario, una banca dati pulita, nata da schede anagrafiche ben progettate, consente di inviare offerte mirate, di prevedere la domanda e di prendere decisioni strategiche supportate da numeri affidabili.
Esempio di Scheda Anagrafica Cliente
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda anagrafica cliente.
1. DATI IDENTIFICATIVI
Ragione sociale / Cognome e nome : ________________________________________
Forma giuridica (se azienda) : ____ S.r.l. ____ S.p.A. ____ Ditta indiv.
Codice fiscale : ________________________________________
Partita IVA (se diversa) : ________________________________________
Numero REA / CCIAA : ________________________________________
2. SEDE LEGALE / RESIDENZA
Indirizzo : ________________________________________
CAP : _______
Città / Località : ________________________________________
Provincia (sigla) : _____
Nazione : ________________________________________
3. RECAPITI
Telefono fisso : ________________________________________
Cellulare : ________________________________________
E‑mail principale : ________________________________________
PEC : ________________________________________
Sito web : ________________________________________
4. REFERENTE OPERATIVO
Nome e Cognome : ________________________________________
Mansione / Ruolo : ________________________________________
Tel. diretto : ________________________________________
E‑mail diretta : ________________________________________
5. FATTURAZIONE / PAGAMENTI
Codice destinatario / SDI : _________
Modalità pagamento preferita : ____ Bonifico ____ RID ____ Carta ____ Altro
IBAN cliente (se necessario) : ________________________________________
6. PRIVACY & CONSENSI (Reg. UE 2016/679)
□ Presa visione informativa privacy resa in data __________________
□ Consenso a trattamenti obbligatori ai fini contrattuali
□ Consenso a comunicazioni commerciali (marketing) SI □ NO □
Tracciabilità consenso: mezzo _____ Data ___________________ Ora ____:____
7. NOTE INTERNE / PROFILAZIONE
Segmento cliente : ________________________________________
Categoria merceologica : ________________________________________
Condizioni particolari (sconti, listini dedicati, ecc.) :
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
8. AGGIORNAMENTI / REVISIONI
Data prima registrazione : ____________________ Operatore _________
Data ultimo aggiornamento : ___________________ Operatore _________
Base giuridica del trattamento : ____ Contratto ____ Consenso ____ Obligo legale
Data prevista per verifica / cancellazione : _________________
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FIRME E CONFERME
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Il/la sottoscritto/a dichiara che i dati sopra riportati sono veritieri e autorizza
il trattamento nei limiti delle finalità indicate nell’informativa privacy.
Luogo __________________ Data ________________
Firma (cliente o legale rapp.) _______________________________
Firma operatore che riceve i dati _______________________________
Modello Scheda Anagrafica Cliente Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda anagrafica cliente da scaricare. Il modulo scheda anagrafica cliente compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda anagrafica cliente può essere convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Scheda Anagrafica Cliente PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda anagrafica cliente PDF editabile.