In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda valutazione fornitori Word, Excel e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Come si Compila una Scheda Valutazione Fornitori
La scheda valutazione fornitori è un documento interno utilizzato per registrare, in modo verificabile, l’affidabilità delle imprese e dei professionisti dai quali vengono acquistati beni o servizi. Può servire nella fase iniziale di qualificazione, durante l’esecuzione delle forniture e nei successivi controlli periodici. Per le imprese private non esiste un modello unico imposto dalla legge. La sua adozione può però derivare da procedure aziendali, accordi contrattuali, norme di settore o sistemi di gestione certificati. La scheda non sostituisce il contratto e non attribuisce automaticamente il diritto di applicare penali, interrompere le forniture o risolvere il rapporto.
Un riferimento particolarmente importante è la ISO 9001 sui sistemi di gestione per la qualità. La norma richiede all’organizzazione di controllare i processi, i prodotti e i servizi forniti dall’esterno, tenendo conto della loro possibile influenza sulla qualità del risultato finale. Devono quindi essere stabiliti criteri per la valutazione, la selezione, il monitoraggio delle prestazioni e la rivalutazione dei fornitori. L’organizzazione deve inoltre conservare informazioni documentate sui controlli svolti e sulle eventuali azioni adottate. La scheda permette di raccogliere queste informazioni in una forma ordinata, purché sia coerente con le procedure effettivamente applicate.
Il documento dovrebbe identificare con precisione il fornitore, il periodo esaminato, la categoria di acquisto, il contratto o gli ordini considerati e il soggetto che effettua la valutazione. I criteri devono essere scelti in relazione al tipo di fornitura e ai rischi che questa comporta. Possono riguardare la conformità dei prodotti alle specifiche concordate, il rispetto delle quantità, la puntualità delle consegne, la frequenza delle non conformità, la capacità di rispondere ai reclami e l’efficacia delle azioni correttive. Quando pertinente, possono essere considerate anche la tracciabilità, la continuità operativa, il possesso di certificazioni, il rispetto delle prescrizioni di sicurezza, la protezione delle informazioni e l’osservanza dei requisiti ambientali.
Il sistema di attribuzione del punteggio deve essere definito prima della valutazione e applicato in maniera uniforme. Una scala numerica è utile solo se ogni valore corrisponde a una situazione riconoscibile. Un giudizio come “insufficiente” dovrebbe quindi essere collegato a fatti documentati, per esempio consegne ripetutamente tardive, prodotti respinti o mancata risposta a una richiesta di intervento. Annotazioni generiche, impressioni personali e formule offensive rendono la scheda poco attendibile e possono creare contestazioni. È opportuno richiamare ordini, rapporti di controllo, verbali, reclami, fotografie o comunicazioni che consentano di verificare le ragioni del punteggio assegnato.
La valutazione iniziale e quella periodica hanno funzioni diverse. Prima dell’affidamento, l’impresa può verificare capacità tecnica, autorizzazioni, referenze, campioni e certificazioni dichiarate dal candidato. Durante il rapporto, invece, deve prendere in esame le prestazioni realmente eseguite. La rivalutazione può avvenire a intervalli prestabiliti oppure in seguito a eventi significativi, come una grave non conformità, un ritardo rilevante o una modifica del prodotto fornito. L’esito può comportare la conferma del fornitore, l’introduzione di controlli aggiuntivi, la richiesta di un piano correttivo o la sospensione dalla lista dei soggetti qualificati.
Se una valutazione negativa produce conseguenze sul rapporto commerciale, la decisione deve rispettare il contratto e i principi di correttezza e buona fede. Una procedura interna non consente di introdurre unilateralmente una penale non concordata o una causa di risoluzione non prevista dalla legge o dal contratto. Prima di adottare provvedimenti rilevanti è prudente verificare la documentazione, consentire al fornitore di fornire chiarimenti e far approvare la decisione al responsabile competente. La firma del valutatore e la data conferiscono tracciabilità al procedimento, ma la scheda, considerata isolatamente, non costituisce prova definitiva dell’inadempimento.
Occorre prestare attenzione anche alla protezione dei dati personali. Le informazioni riferite a una società di capitali non sono, in quanto tali, dati personali, mentre possono esserlo i nomi dei referenti, i recapiti diretti e i dati relativi a imprese individuali o professionisti. Il trattamento deve rispettare il Regolamento UE 2016/679, in particolare i principi di liceità, trasparenza, minimizzazione, esattezza, sicurezza e limitazione della conservazione. La scheda deve essere accessibile soltanto al personale autorizzato e conservata per un periodo giustificato dalle finalità amministrative, contrattuali, probatorie o di certificazione.
Nel settore pubblico la scheda può aiutare a documentare i controlli eseguiti durante il contratto, ma non può sostituire i requisiti, i criteri di aggiudicazione e le procedure previsti dal decreto legislativo 36/2023. Una valutazione costruita su criteri chiari, proporzionati al rischio e sostenuti da elementi verificabili permette quindi di motivare le decisioni aziendali senza trasformare la scheda in un giudizio arbitrario sul fornitore.
Esempio di Scheda Valutazione Fornitori
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda valutazione fornitori.
Scheda valutazione fornitori
Qualifica iniziale, monitoraggio delle prestazioni e rivalutazione periodica
| Codice modulo | [CODICE] | Revisione | [REVISIONE] |
|---|---|---|---|
| Data di emissione | [GG/MM/AAAA] | Periodo valutato | [DAL GG/MM/AAAA AL GG/MM/AAAA] |
Istruzioni: adattare criteri, pesi, soglie e frequenza di riesame alla categoria merceologica, alla criticità della fornitura, agli obblighi applicabili e alla procedura aziendale. Compilare la scheda utilizzando dati ed evidenze verificabili.
Identificazione del fornitore
| Ragione sociale o nominativo | [INSERIRE] |
|---|---|
| Sede | [INSERIRE] |
| Codice fiscale o partita IVA | [INSERIRE] |
| Referente e recapiti | [INSERIRE] |
| Beni, servizi o processi forniti | [DESCRIVERE LA FORNITURA] |
| Contratto, accordo o ordini esaminati | [INDICARE I RIFERIMENTI] |
Inquadramento della valutazione
| Tipo di valutazione | ☐ Qualifica iniziale ☐ Valutazione periodica ☐ Valutazione straordinaria |
|---|---|
| Fonti delle evidenze | ☐ Documentazione ☐ Forniture o prestazioni eseguite ☐ Audit o sopralluogo ☐ Questionario ☐ Altro: [SPECIFICARE] |
| Classe di criticità | ☐ Alta ☐ Media ☐ Bassa |
| Funzione responsabile | [UFFICIO O RESPONSABILE] |
Dati oggettivi del periodo
| Indicatore | Valore | Indicatore | Valore |
|---|---|---|---|
| Ordini o incarichi esaminati | [NUMERO] | Consegne o prestazioni previste | [NUMERO] |
| Consegne o prestazioni puntuali | [PERCENTUALE] | Consegne o prestazioni conformi | [PERCENTUALE] |
| Non conformità rilevate | [NUMERO] | Reclami, resi o contestazioni | [NUMERO] |
| Azioni correttive chiuse nei termini | [PERCENTUALE] | Tempo medio di risposta | [NUMERO DI GIORNI] |
| Valore delle forniture esaminate | [IMPORTO IN EURO] | Altri KPI contrattuali | [INDICARE] |
Scala di valutazione
| Voto | Giudizio |
|---|---|
| 1 | Gravemente insufficiente |
| 2 | Insufficiente |
| 3 | Adeguato |
| 4 | Buono |
| 5 | Eccellente |
Formula di calcolo: punteggio ponderato del criterio = voto diviso 5, moltiplicato per il peso. Se un criterio non è applicabile, indicare N/A e calcolare il totale percentuale nel seguente modo: somma dei prodotti tra voto e peso applicabile, divisa per cinque volte la somma dei pesi applicabili, moltiplicata per 100.
Matrice di valutazione delle prestazioni
| Criterio | Indicatori ed evidenze | Peso | Voto da 1 a 5 | Punti ponderati |
|---|---|---|---|---|
| Qualità e conformità | Conformità alle specifiche, difetti, resi, reclami e risultati dei collaudi. | 25 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Puntualità e completezza | Rispetto di date, quantità, livelli di servizio e continuità delle consegne. | 20 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Gestione delle non conformità | Tempi di risposta, analisi delle cause, azioni correttive ed efficacia degli interventi. | 15 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Conformità contrattuale e documentale | Ordini, documenti di trasporto, fatture, certificati, tracciabilità e obblighi concordati. | 10 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Condizioni economiche | Coerenza dei prezzi, trasparenza, stabilità e costo complessivo della fornitura. | 10 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Capacità tecnica e organizzativa | Competenze, risorse, affidabilità, flessibilità e gestione delle urgenze. | 10 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Conformità e gestione dei rischi | Requisiti cogenti, sicurezza, ambiente, etica, privacy o sicurezza informatica, se pertinenti. | 10 | [VOTO] | [PUNTI] |
| Totale | Giudizio complessivo su 100 | 100 | [TOTALE] |
Evidenze e osservazioni del valutatore
Punti di forza:
[DESCRIVERE]
Carenze o scostamenti:
[DESCRIVERE E CITARE LE EVIDENZE]
Non conformità gravi o ripetute:
[DESCRIVERE]
Osservazioni del fornitore, se raccolte:
[DESCRIVERE]
Verifica dei requisiti essenziali
| Requisito | Sì | No o N/A | Evidenza o motivazione |
|---|---|---|---|
| Autorizzazioni, abilitazioni o certificazioni obbligatorie valide | ☐ | ☐ | [INDICARE] |
| Rispetto dei requisiti cogenti e di sicurezza applicabili | ☐ | ☐ | [INDICARE] |
| Assenza di inadempimenti contrattuali gravi non risolti | ☐ | ☐ | [INDICARE] |
| Rispetto di riservatezza, privacy e sicurezza delle informazioni, se applicabile | ☐ | ☐ | [INDICARE] |
Clausola di salvaguardia: il mancato rispetto di un requisito obbligatorio o la presenza di una non conformità grave può impedire la qualifica anche se il punteggio numerico supera la soglia. Motivare sempre la decisione e applicare quanto previsto dal contratto e dalla procedura aziendale.
Soglie proposte
| Punteggio | Classe | Trattamento proposto |
|---|---|---|
| Da 80 a 100 | Qualificato | Conferma o inserimento nell’elenco dei fornitori qualificati. |
| Da 65 a 79 | Qualificato con riserva | Piano di miglioramento e monitoraggio rafforzato. |
| Da 50 a 64 | Sospeso o da riesaminare | Azioni correttive prima di nuovi affidamenti, salvo motivata necessità. |
| Da 0 a 49 | Non qualificato | Esclusione dall’elenco interno, nel rispetto del contratto e della procedura applicabile. |
Esito della valutazione
| Esito deliberato | ☐ Qualificato ☐ Qualificato con riserva ☐ Sospeso ☐ Non qualificato |
|---|---|
| Motivazione | [MOTIVARE L’ESITO, SOPRATTUTTO SE DIVERSO DALLA SOGLIA NUMERICA] |
| Validità e ambito | [INDICARE CATEGORIE, PRODOTTI, SERVIZI, SEDI O LIMITAZIONI] |
| Prossima rivalutazione | [INDICARE LA DATA O L’EVENTO CHE ATTIVA IL RIESAME] |
Azioni correttive o di miglioramento
| Carenza o rischio | Azione richiesta | Responsabile | Scadenza | Verifica |
|---|---|---|---|---|
| [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [GG/MM/AAAA] | [ESITO] |
| [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [GG/MM/AAAA] | [ESITO] |
| [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [GG/MM/AAAA] | [ESITO] |
Approvazione e comunicazione
| Valutatore | [NOME E FUNZIONE] | Data e firma | [INSERIRE] |
|---|---|---|---|
| Responsabile acquisti o contratto | [NOME E FUNZIONE] | Data e firma | [INSERIRE] |
| Responsabile qualità o direzione | [NOME E FUNZIONE] | Data e firma | [INSERIRE] |
| Esito comunicato al fornitore | ☐ Sì ☐ No |
Data e modalità | [PEC, E-MAIL, RIUNIONE O ALTRO] |
Allegati ed evidenze conservate
☐ Ordini, contratti e KPI del periodo
☐ Rapporti di non conformità, reclami o resi
☐ Audit, sopralluoghi o verifiche tecniche
☐ Certificazioni, autorizzazioni o polizze
☐ Piano di miglioramento o azioni correttive
☐ Comunicazioni intercorse con il fornitore
| Altri allegati | [ELENCARE] |
|---|---|
| Codice fascicolo o percorso di archivio | [INSERIRE] |
| Responsabile della conservazione | [INSERIRE] |
| Termine o criterio di conservazione | [INSERIRE] |
Storico dei riesami
| Data | Motivo del riesame | Esito precedente | Nuovo esito | Responsabile |
|---|---|---|---|---|
| [GG/MM/AAAA] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] |
| [GG/MM/AAAA] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] |
| [GG/MM/AAAA] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] | [INSERIRE] |
Fac Simile Scheda Valutazione Fornitori Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda valutazione fornitori da scaricare. Il modulo scheda valutazione fornitori compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda valutazione fornitori può essere convertito in PDF o stampato.
Modulo Scheda Valutazione Fornitori PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda valutazione fornitori PDF editabile da compilare.
Modello Scheda Valutazione Fornitori Excel
In questa sezione è presente un modello scheda valutazione fornitori Excel da scaricare.