Fac Simile Verbale di Approvazione Bilancio APS

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Indice

Verbale Approvazione Bilancio APS

Il verbale di approvazione del bilancio di un’Associazione di Promozione Sociale (APS) è il documento scritto che registra in modo ufficiale lo svolgimento dell’assemblea dei soci convocata per esaminare, discutere e approvare il rendiconto economico e finanziario dell’esercizio sociale concluso. Si tratta di un adempimento obbligatorio previsto sia dall’articolo 20, comma 1, del Codice Civile, che impone la convocazione annuale dell’assemblea per l’approvazione del bilancio, che dall’articolo 148, comma 8, lettera d) del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che stabilisce l’obbligo di redigere e approvare annualmente un rendiconto economico e finanziario secondo le disposizioni statutarie. Per le APS iscritte al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), il Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117) disciplina ulteriori obblighi in materia di bilancio agli articoli 13 e 14, distinguendo tra gli enti con ricavi, rendite, proventi o entrate inferiori a 220.000 euro, per i quali è sufficiente il rendiconto per cassa secondo il modello D ministeriale, e quelli con entrate superiori a tale soglia, tenuti alla redazione del bilancio composto da stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione.

Il bilancio deve essere predisposto dal Consiglio Direttivo dell’associazione, il quale approva in prima battuta il progetto di bilancio redigendo un apposito verbale della propria riunione. Il documento contabile deve poi essere messo a disposizione dei soci per la consultazione presso la sede legale dell’associazione nei quindici giorni precedenti la data fissata per l’assemblea, per fare in modo che ogni associato possa esaminarlo prima della votazione. L’assemblea per l’approvazione del bilancio deve essere convocata entro il termine previsto dallo statuto, che di norma è fissato in 120 giorni (quattro mesi) dalla chiusura dell’esercizio sociale. Per le associazioni il cui esercizio coincide con l’anno solare, il termine cade pertanto il 30 aprile dell’anno successivo. La convocazione deve avvenire secondo le modalità stabilite dallo statuto e deve garantire con trasparenza l’effettiva comunicazione a tutti i soci, mediante avviso affisso presso la sede sociale, invio di lettera raccomandata, posta elettronica certificata o altro mezzo idoneo previsto dall’atto costitutivo.

L’assemblea si svolge in seduta ordinaria. In prima convocazione è regolarmente costituita con la presenza della metà più uno dei soci aventi diritto a parteciparvi, mentre in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti, salvo diversa previsione statutaria. La delibera di approvazione del bilancio è assunta a maggioranza, ovvero con il voto favorevole della metà più uno dei votanti. Hanno diritto di partecipare e votare tutti i soci maggiorenni in regola con il pagamento della quota associativa alla data di svolgimento dell’assemblea.

Il verbale deve contenere una serie di elementi essenziali per la sua validità e per la dimostrazione del rispetto delle procedure democratiche richieste dalla legge. Occorre indicare la data, l’ora e il luogo dell’adunanza, la denominazione dell’associazione con il codice fiscale, le modalità e la data della convocazione con il riferimento alla norma statutaria applicata, il nome del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante, il numero dei soci presenti in proprio e per delega rispetto al totale degli iscritti e la verifica del quorum costitutivo. Il verbale deve poi riportare l’ordine del giorno, la presentazione del bilancio da parte del presidente o di un membro del Consiglio Direttivo con l’illustrazione delle principali voci di entrata e di uscita, l’eventuale relazione dell’organo di controllo ove esistente, la sintesi degli interventi dei soci durante la discussione e le eventuali osservazioni o richieste di chiarimento formulate, il risultato della votazione con l’indicazione del numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti, e infine la delibera di approvazione del bilancio con l’eventuale destinazione dell’avanzo di gestione o le modalità di copertura del disavanzo.

Una volta approvato, il bilancio deve essere allegato al verbale in forma firmata dal presidente e dal segretario oppure con il riferimento puntuale al documento conservato agli atti. Il verbale va trascritto nel libro dei verbali delle assemblee e conservato presso la sede legale dell’associazione per un periodo minimo di cinque anni. Per le APS iscritte al RUNTS, il bilancio approvato e il verbale assembleare devono essere depositati sul portale del Registro entro il 30 giugno dell’anno successivo a quello di chiusura dell’esercizio, in formato PDF/A, accompagnati dalla eventuale relazione dell’organo di controllo. Le APS con ricavi superiori a un milione di euro sono inoltre tenute a redigere e pubblicare sul proprio sito internet il bilancio sociale secondo le linee guida ministeriali previste dall’articolo 14 del D.Lgs. 117/2017. Si consiglia sempre di verificare le specifiche disposizioni dello statuto e di avvalersi dell’assistenza di un professionista per la corretta redazione del bilancio e del verbale.

Esempio di Verbale di Approvazione Bilancio APS

Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale di approvazione bilancio APS.

VERBALE DELL’ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO

Associazione di Promozione Sociale “___________________________________________________ APS” Codice Fiscale ________________________________ Sede legale: _________________________________________________ (), Via/Piazza _________________________________________ n. _____ Iscritta al RUNTS al n. _____________ in data _______________

L’anno , il giorno _____ del mese di , alle ore :, presso _________________________________________ in _________________________ (), Via/Piazza _________________________________________ n. , si è riunita l’Assemblea Ordinaria dei soci dell’Associazione di Promozione Sociale “________ APS”, in _________________________ (prima / seconda) convocazione, come da avviso di convocazione trasmesso ai soci in data __________________ mediante _________________________ (affissione presso la sede sociale / lettera raccomandata / posta elettronica / PEC / altro), ai sensi dell’art. _____ dello statuto sociale, per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO

Presentazione e approvazione del bilancio consuntivo / rendiconto economico-finanziario dell’esercizio chiuso il __________________;
Deliberazioni sulla destinazione dell’avanzo di gestione ovvero sulle modalità di copertura del disavanzo;
Presentazione e approvazione del bilancio preventivo per l’esercizio ______________ (se previsto dallo statuto);
Relazione sulle attività svolte e programma delle attività future;
Varie ed eventuali.

Assume la presidenza dell’Assemblea il/la Sig./Sig.ra ________________________________________, nella qualità di Presidente del Consiglio Direttivo dell’Associazione, ai sensi dell’art. _____ dello statuto sociale. L’Assemblea designa quale Segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ________________________________________.

Il Presidente constata che sono presenti, in proprio o validamente rappresentati per delega scritta, n. _____ soci aventi diritto di voto su n. _____ soci regolarmente iscritti e in regola con il versamento della quota associativa alla data odierna. Le deleghe rilasciate sono n. _____. I nominativi dei soci presenti e di quelli rappresentati per delega risultano dal foglio firme allegato al presente verbale sotto la lettera “A”, che ne forma parte integrante e sostanziale.

Il Presidente constata altresì la presenza dei seguenti membri del Consiglio Direttivo: ___________________________________________________________________________________________________________.

(Se presente l’organo di controllo) Il Presidente rileva la presenza del/dei componente/i dell’organo di controllo: _________________________________________.

Verificata la sussistenza del quorum costitutivo previsto dall’art. _____ dello statuto sociale per la validità dell’assemblea in _________________________ (prima / seconda) convocazione, il Presidente dichiara l’Assemblea validamente costituita e atta a deliberare sull’ordine del giorno sopra indicato.

Il Presidente ricorda, ai sensi dell’art. 21 del Codice Civile, che i componenti del Consiglio Direttivo non hanno diritto di voto nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità.

PRIMO PUNTO ALL’ORDINE DEL GIORNO Presentazione e approvazione del bilancio consuntivo

Il Presidente, coadiuvato dal/la Tesoriere/a Sig./Sig.ra ________________________________________, illustra all’Assemblea il bilancio consuntivo (oppure: il rendiconto economico-finanziario per cassa ai sensi del D.M. 5 marzo 2020, n. 39, modello D) relativo all’esercizio chiuso il __________, già approvato dal Consiglio Direttivo nella riunione del __________ e depositato presso la sede sociale a disposizione dei soci nei quindici giorni precedenti la presente assemblea.

Il Presidente dà lettura delle principali risultanze del bilancio, che si riassumono come segue:

Totale proventi e ricavi: Euro ___________ di cui proventi da attività di interesse generale: Euro ___________ di cui proventi da attività diverse: Euro ___________ di cui proventi da raccolta fondi: Euro ___________ di cui proventi finanziari e patrimoniali: Euro ___________ di cui proventi da quote associative e apporti dei fondatori: Euro ___________ di cui altri proventi: Euro ___________

Totale oneri e costi: Euro ___________ di cui oneri da attività di interesse generale: Euro ___________ di cui oneri da attività diverse: Euro ___________ di cui oneri da raccolta fondi: Euro ___________ di cui oneri finanziari e patrimoniali: Euro ___________ di cui oneri di supporto generale: Euro ___________ di cui altri oneri: Euro ___________

Avanzo (oppure: Disavanzo) di gestione dell’esercizio: Euro ___________

(Se l’APS ha entrate superiori a 220.000 euro, riportare anche le risultanze dello stato patrimoniale:)

Totale attivo: Euro ___________ Totale passivo e patrimonio netto: Euro ___________

Il Presidente illustra le principali voci di bilancio e l’attività svolta nel corso dell’esercizio, soffermandosi in particolare su: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

(Se presente l’organo di controllo) Il/La Presidente dell’organo di controllo, Sig./Sig.ra ________________________________________, dà lettura della relazione dell’organo di controllo al bilancio, dalla quale risulta _________________________________________________________________________________________________________.

Al termine della presentazione segue un dibattito, durante il quale i soci intervengono come segue: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Il Presidente e il/la Tesoriere/a forniscono le spiegazioni richieste e approfondiscono i seguenti aspetti: _________________________________________________________________________________________________________.

(Oppure: “Al termine della presentazione nessun socio chiede la parola.”)

Esaurita la discussione, il Presidente dichiara aperta la votazione per l’approvazione del bilancio consuntivo dell’esercizio chiuso il __________________. La votazione si tiene a _________________________ (scrutinio palese per alzata di mano / appello nominale / altra modalità prevista dallo statuto).

L’Assemblea, con n. _____ voti favorevoli, n. _____ voti contrari e n. _____ astenuti, delibera di approvare il bilancio consuntivo / rendiconto economico-finanziario dell’esercizio chiuso il __________________, così come presentato dal Consiglio Direttivo.

Il bilancio approvato, firmato dal Presidente e dal Segretario, viene allegato al presente verbale sotto la lettera “B” e ne forma parte integrante e sostanziale.

SECONDO PUNTO ALL’ORDINE DEL GIORNO Destinazione dell’avanzo di gestione / copertura del disavanzo

Il Presidente sottopone all’Assemblea la proposta del Consiglio Direttivo in merito alla destinazione dell’avanzo di gestione (oppure: alle modalità di copertura del disavanzo di gestione) dell’esercizio chiuso il __________________.

(Alternativa A: Avanzo di gestione)

Il Presidente propone di destinare l’avanzo di gestione di Euro ___________ come segue:

☐ interamente a riserva per il perseguimento delle finalità istituzionali dell’Associazione; ☐ Euro ___________ a riserva e Euro ___________ per il finanziamento dell’attività _________________________; ☐ altra destinazione: _________________________________________.

(Alternativa B: Disavanzo di gestione)

Il Presidente propone di coprire il disavanzo di gestione di Euro ___________ come segue:

☐ mediante utilizzo delle riserve disponibili; ☐ mediante contributo straordinario dei soci; ☐ mediante _________________________; ☐ rinviando la copertura al prossimo esercizio, confidando nella capacità di recupero dell’attività associativa.

L’Assemblea, con n. _____ voti favorevoli, n. _____ voti contrari e n. _____ astenuti, delibera di approvare la proposta del Consiglio Direttivo come sopra illustrata.

TERZO PUNTO ALL’ORDINE DEL GIORNO Bilancio preventivo (se previsto dallo statuto)

Il Presidente illustra il bilancio preventivo per l’esercizio ______________, già predisposto dal Consiglio Direttivo, le cui principali previsioni sono le seguenti:

Totale proventi previsti: Euro ___________ Totale oneri previsti: Euro ___________ Risultato previsto: Euro ___________

L’Assemblea, con n. _____ voti favorevoli, n. _____ voti contrari e n. _____ astenuti, delibera di approvare il bilancio preventivo per l’esercizio ______________.

(Oppure: “Il Presidente comunica che lo statuto non prevede l’approvazione del bilancio preventivo da parte dell’assemblea.”)

QUARTO PUNTO ALL’ORDINE DEL GIORNO Relazione sulle attività svolte e programma delle attività future

Il Presidente illustra brevemente la relazione sulle attività svolte dall’Associazione nel corso dell’esercizio ______________ e presenta il programma delle attività previste per l’esercizio ______________: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

L’Assemblea prende atto della relazione e del programma presentati.

QUINTO PUNTO ALL’ORDINE DEL GIORNO Varie ed eventuali

_________________________ (riportare eventuali interventi, proposte e deliberazioni su varie ed eventuali, oppure: “Nessun socio chiede la parola sul punto delle varie ed eventuali.”)

Null’altro essendovi da discutere e deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa l’Assemblea alle ore : del medesimo giorno, previa stesura, lettura e approvazione del presente verbale.

Il Segretario verbalizzante Il Presidente dell’Assemblea

ALLEGATI: A) Foglio firme con elenco dei soci presenti e delle deleghe B) Bilancio consuntivo / rendiconto economico-finanziario approvato C) Relazione dell’organo di controllo (ove presente) D) Bilancio preventivo (ove approvato) E) Copia dell’avviso di convocazione

ADEMPIMENTI SUCCESSIVI (promemoria per il Consiglio Direttivo)

Il bilancio approvato e il presente verbale dovranno essere trascritti nel libro dei verbali delle assemblee e conservati presso la sede legale dell’Associazione per un periodo minimo di 5 anni. Per le APS iscritte al RUNTS, il bilancio approvato e il verbale assembleare dovranno essere depositati sul portale del RUNTS entro il __________________ (180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ovvero il 30 giugno per esercizi chiusi al 31 dicembre) in formato PDF/A, unitamente alla eventuale relazione dell’organo di controllo.