In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera formale per segnalare un problema da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Formale Per Segnalare Un Problema
Una lettera formale di segnalazione (o reclamo) è lo strumento con cui si trasforma un disservizio in un atto giuridicamente tracciabile: solo mettendo per iscritto i fatti, la richiesta e un termine per la risposta si obbliga l’interlocutore a prendere posizione e, se necessario, si prepara la strada a un’azione successiva. La forma scritta è tanto più efficace quanto più rispetta tre criteri di fondo: precisione dei riferimenti contrattuali, esposizione lineare degli eventi e indicazione esplicita di ciò che si chiede (rimborso, riparazione, chiarimenti).
Prima di scrivere occorre raccogliere la documentazione che prova il problema: contratto, fatture, scambi di e-mail, fotografie, rapporti tecnici. È utile stilare una breve timeline, così da ripercorrere in modo ordinato le tappe del disservizio e mostrare che la lettera non è un gesto impulsivo ma l’esito di tentativi di dialogo già esperiti.
La struttura classica inizia con l’intestazione (“Mittente” e “Destinatario”) e la data, seguita da un oggetto sintetico che aiuti l’ufficio competente a smistare il reclamo (“Oggetto: segnalazione di malfunzionamento del servizio X – contratto n. 12345”). Nell’incipit ci si presenta indicando il rapporto giuridico che lega alle controparte (“in qualità di cliente titolare del contratto…”); subito dopo si espone, in ordine cronologico, ciò che è accaduto, evitando giudizi di merito e concentrandosi su fatti verificabili (date, luoghi, numeri di protocollo). Il centro della lettera è la «richiesta»: va formulata in modo puntuale (“chiedo il ripristino del servizio entro dieci giorni e il rimborso di € …. per la quota non fruita”). Qui è opportuno richiamare l’obbligo di risposta previsto dalla normativa di settore. Per la maggior parte dei servizi al consumatore, come energia, telefonia, ecommerce, il termine ordinario è di trenta giorni solari dalla ricezione del reclamo; nel comparto assicurativo le imprese devono rispondere entro quarantacinque giorni, come chiarisce l’IVASS. Specificare il termine legale rafforza la posizione del reclamante e fissa il momento dal quale decorrono eventuali penali o interessi. Alla richiesta segue l’elenco degli allegati (“Allego copia della fattura n. ….., foto del guasto, e-mail del …..”), indispensabili perché la controparte possa verificare le circostanze senza dilazioni. La lettera si chiude con una formula di cortesia che però mantiene il tono assertivo: “Confidando in un sollecito riscontro, resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e porgo distinti saluti”, seguita da firma autografa leggibile.
Quanto all’invio, i canali che danno piena prova giuridica sono la raccomandata e la PEC; entrambi attestano data di spedizione e di ricezione. Se l’azienda offre un modulo online o un’area riservata, è consigliabile comunque produrre un pdf della segnalazione e conservarne la ricevuta elettronica insieme alle mail di conferma. Dopo l’invio, annotare su un diario delle scadenze la data in cui scadrà il termine per la risposta: se non arriva o è insoddisfacente sarà possibile rivolgersi, a seconda del settore, all’Autorità di vigilanza (ARERA, AGCOM, IVASS), all’Arbitro Bancario Finanziario o a un organo di mediazione civile.
Infine, conviene archiviare copia della lettera, delle ricevute di invio e di ogni risposta per almeno dieci anni: sono documenti che potrebbero servire in sede di conciliazione o giudizio. Una lettera formale ben costruita, dunque, non è solo un atto di protesta: è il primo tassello di una tutela giuridica coerente, efficace e rispettosa delle regole di buona fede e correttezza che governano i rapporti contrattuali.
Esempio di Lettera Formale Per Segnalare Un Problema
MODELLO 1 – GENERICO
Oggetto: Segnalazione di [breve descrizione problema] – [numero contratto / pratica]
Egregio/a [Titolo + Cognome destinatario],
in qualità di [cliente / utente / fornitore] titolare del rapporto contrattuale n. __________ del __________, Le segnalo quanto segue.
In data __________ ho riscontrato [descrizione circostanziata del problema, con indicazione di luoghi, orari, eventuali numeri di ticket o comunicazioni intercorse]. Nonostante gli interventi/solleciti del __________ e del __________, il disservizio persiste, impedendo il regolare utilizzo del servizio/prodotto pattuito.
Alla luce di quanto esposto, Le chiedo di [specifica richiesta: ripristino, rimborso, sostituzione, chiarimenti] entro e non oltre ___ giorni dal ricevimento della presente, come previsto dall’art. ___ delle Condizioni Generali e dalle normative vigenti.
Allego la documentazione comprovante i fatti:
– __________________________
– __________________________
Resto a disposizione per ogni chiarimento e, in difetto di riscontro nei termini indicati, mi riservo di adire le vie competenti.
Distinti saluti.
[Firma]
MODELLO 2 – SERVIZIO TELEFONIA/INTERNET
Oggetto: Reclamo per malfunzionamento linea [num. linea] – ai sensi della Delibera AGCOM n. 179/03
Spett.le [Operatore],
sono titolare del contratto n. __________ relativo alla linea [numero] attiva dal __________. Dal __________ la connessione presenta interruzioni e velocità inferiori a quelle minime garantite dal servizio. Nonostante i ticket aperti ai numeri _________ (prot. _________) il problema non è stato risolto.
Chiedo pertanto:
• il ripristino della piena funzionalità entro 10 giorni;
• l’indennizzo automatico previsto dalla Carta dei Servizi per i giorni di disservizio.
Allego test di velocità certificati (All. 1) e cronologia segnalazioni (All. 2).
In difetto di riscontro procederò a segnalare l’inadempimento ad AGCOM e a chiedere la conciliazione presso il Co.Re.Com competente.
Cordiali saluti.
[Firma]
MODELLO 3 – PRODOTTO ECOMMERCE DIFETTOSO
Oggetto: Richiesta sostituzione/rimborso ai sensi dell’art. 130 Codice del Consumo – Ordine n. __________
Gentile Servizio Clienti,
il giorno __________ ho acquistato tramite il vostro sito il prodotto __________ (ordine n. __________). Alla consegna del __________ ho constatato la presenza di [difetto / danneggiamento] documentato dalle foto allegate (All. 1).
Ai sensi degli artt. 128 e ss. del D.Lgs. 206/2005, chiedo la sostituzione del bene ovvero il rimborso totale entro 14 giorni dalla ricezione della presente.
Resto in attesa di indicazioni per la restituzione del prodotto difettoso.
Cordiali saluti.
[Firma]
MODELLO 4 – GUASTO PARTI COMUNI CONDOMINIO
Oggetto: Segnalazione urgente guasto impianto idrico – art. 1130 c.c.
Egregio Amministratore,
Le comunico che dal giorno __________ il montante idrico del vano scale __________ presenta una perdita consistente, con infiltrazioni nelle cantine sottostanti (vedi foto All. 1). Tale situazione compromette la sicurezza e l’igiene dei locali.
La invito a convocare senza indugio l’impresa manutentrice per il ripristino e a informare i condòmini sulle tempistiche di intervento. In difetto mi vedrò costretto ad attivare l’art. 1133 c.c. per opere urgenti a tutela delle parti comuni.
In attesa di riscontro, porgo cordiali saluti.
[Firma]
Fac Simile Lettera Formale Per Segnalare Un Problema Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera formale per segnalare un problema da scaricare. Il modulo lettera formale per segnalare un problema compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento. Una volta compilato, il fac simile lettera formale per segnalare un problema può essere convertito in PDF o stampato.
