In questa pagina è possibile trovare un fac simile lettera di reclamo a fornitore da scaricare e compilare.
Indice
Lettera Di Reclamo A Fornitore
Una lettera di reclamo a un fornitore è un documento formale attraverso il quale un’azienda o un individuo esprime insoddisfazione per la qualità dei beni o dei servizi ricevuti. Questa lettera serve a comunicare specifici problemi incontrati, come ritardi nella consegna, discrepanze tra il prodotto ordinato e quello ricevuto, difetti di qualità, o qualsiasi altro aspetto che non rispetti i termini dell’accordo commerciale o le aspettative del cliente.
Le informazioni essenziali che devono essere incluse in una lettera di reclamo a un fornitore sono
-Intestazione e dati del destinatario: Include il nome della ditta fornitrice, l’indirizzo e, se possibile, il nome della persona di riferimento responsabile della gestione dei reclami o del rapporto commerciale.
-Informazioni del mittente: Il nome dell’azienda o della persona che invia la lettera, comprensivo di dati di contatto per eventuali risposte o chiarimenti.
-Riferimento all’ordine o al contratto: Dettagli specifici riguardanti l’ordine o il contratto in questione, come il numero dell’ordine, la data, la descrizione dei beni o servizi forniti e ogni altro dettaglio pertinente che possa aiutare il fornitore a identificare l’accordo specifico.
-Descrizione del problema: Una descrizione chiara e dettagliata del problema riscontrato, con l’obiettivo di fornire al fornitore tutte le informazioni necessarie per comprendere la natura del reclamo. È utile includere date specifiche, descrizioni dettagliate dei difetti o degli errori e, se possibile, fotografie o documentazione a supporto.
-Aspettative e richiesta di azione: Specificare chiaramente quale azione si aspetta dal fornitore in risposta al reclamo. Questo può includere la sostituzione dei beni difettosi, un rimborso, una riduzione del prezzo, o qualsiasi altra misura ritenuta adeguata per risolvere il problema.
-Termine per la risposta: Indicare un termine ragionevole entro il quale si aspetta una risposta dal fornitore, per mantenere aperte le linee di comunicazione e cercare una soluzione tempestiva.
-Chiusura e firma: Concludere la lettera con una chiusura formale e la firma del mittente, assicurando un tono professionale ma deciso che evidenzi la serietà del reclamo.
Esempio di Lettera Di Reclamo A Fornitore
Di seguito è possibile trovare un esempio di lettera di reclamo a fornitore.
Oggetto: Reclamo per [breve descrizione del problema, es. ritardo nella consegna/mancanza di qualità dei prodotti]
Gentile [Nome del Responsabile o del Fornitore],
con la presente, scriviamo per esprimere il nostro disappunto e la nostra insoddisfazione relativamente a [specificare il problema: es. la consegna ritardata/la qualità insoddisfacente dei prodotti] ricevuta in data [inserire la data] con riferimento all’ordine numero [inserire numero dell’ordine].
Nonostante le aspettative basate sulla nostra precedente comunicazione e sulle vostre assicurazioni, abbiamo riscontrato che [descrivere il problema e come questo ha influenzato la vostra attività o necessità, es. i prodotti consegnati non corrispondono alla descrizione fornita/l’ordine è arrivato incompleto].
A seguito di ciò, richiediamo [scegliere una o più opzioni appropriate: un rimborso completo/la sostituzione dei prodotti difettosi/uno sconto sul prossimo acquisto] come compensazione per i disagi causati. Allegata a questa lettera troverete [specificare i documenti allegati, es. fotografie dei prodotti danneggiati, comunicazioni precedenti, documentazione dell’ordine].
Apprezziamo la vostra attenzione a questa questione e ci aspettiamo una risposta entro [specificare una data di scadenza, es. 15 giorni dalla ricezione di questa lettera], dopo la quale valuteremo ulteriori azioni al fine di risolvere questa situazione.
Vi preghiamo di contattarci al numero [inserire un numero di telefono] o all’indirizzo email [inserire l’email] per discutere di questo ulteriormente. Speriamo in una vostra collaborazione per risolvere rapidamente questo problema.
In attesa di un vostro sollecito riscontro, porgiamo cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma manuale, se inviata per posta]
Modello Lettera Di Reclamo A Fornitore Editabile da Scaricare
In questa sezione è presente un modello lettera di reclamo a fornitore da scaricare. Il modulo lettera di reclamo a fornitore compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile lettera di reclamo a fornitore può essere convertito in PDF o stampato.
