In questa pagina è possibile trovare un fac simile registro dei verbali di assemblea condominiale Word, Excel e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Come si Compila il Registro dei Verbali di Assemblea Condominiale
Il registro dei verbali di assemblea condominiale raccoglie la documentazione delle riunioni e consente di ricostruire le decisioni sulla gestione delle parti comuni. La sua tenuta spetta all’amministratore ai sensi dell’articolo 1130, numero 7, del codice civile. L’articolo 1136 impone inoltre di redigere il processo verbale delle riunioni e trascriverlo nel registro. Questi obblighi rientrano nella disciplina riformata dalla legge 11 dicembre 2012, n. 220. Anche i condomini assenti possono così conoscere quanto deciso e controllare il procedimento seguito.
Nel registro devono trovare spazio anche le mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne chiedono la verbalizzazione. Se una convocazione rimane deserta o non raggiunge il quorum necessario, la circostanza va quindi annotata. Al registro deve essere allegato il regolamento condominiale, quando adottato. Ogni verbale deve consentire di verificare la regolare costituzione dell’assemblea e le maggioranze raggiunte. Occorre rendere identificabili i partecipanti, personalmente o per delega, e i rispettivi millesimi, riportando per ciascuna decisione il risultato della votazione e permettendo di individuare favorevoli, contrari e astenuti. Vanno registrati gli ingressi e le uscite che incidono sulle votazioni. È opportuno indicare data, luogo, orari, ordine del giorno e nominativi di presidente e segretario, quando nominati. Il testo delle decisioni deve distinguersi chiaramente dalle proposte discusse. La formula «approvato a maggioranza» può risultare insufficiente se il documento non permette di ricostruire chi ha votato e il peso delle quote rappresentate.
Il codice civile non impone un modello ministeriale del registro né una sua generale vidimazione obbligatoria, ferme eventuali prescrizioni del regolamento. Per agevolare la consultazione sono consigliabili pagine numerate, verbali identificati progressivamente e raccolta cronologica. Deleghe, prospetti approvati e documenti richiamati dovrebbero essere collegati al relativo verbale con riferimenti precisi. Le copie digitali facilitano la ricerca, ma richiedono misure che proteggano integrità e reperibilità dei documenti.
L’articolo 1129 riconosce la possibilità di consultare i registri. All’accettazione della nomina e a ogni rinnovo, l’amministratore deve comunicare dove sono conservati e quando è possibile accedervi. Su richiesta, la visione è gratuita e si può ottenere una copia firmata dall’amministratore rimborsando la spesa. Per documentare la richiesta, è utile precisare per iscritto quali verbali si desidera consultare. Il registro non è un archivio liberamente accessibile a chiunque: occorre verificare la legittimazione del richiedente.
La conservazione del registro deve garantire continuità anche quando cambia l’amministratore, che alla cessazione dell’incarico deve consegnare la documentazione condominiale in suo possesso. Il termine decennale previsto dall’articolo 1130-bis riguarda le scritture e i documenti giustificativi contabili; non rappresenta un’autorizzazione generale a distruggere i verbali dopo dieci anni. Poiché alcune deliberazioni producono effetti duraturi, è prudente mantenere il registro nell’archivio storico del condominio e documentarne il passaggio mediante un verbale di consegna. Un indice con data, argomento e numero di verbale aiuta a recuperare le decisioni ancora efficaci, comprese quelle su lavori straordinari, riparti e utilizzo degli spazi comuni.
La gestione deve rispettare la protezione dei dati personali. Come ricorda il Garante per la protezione dei dati personali, i documenti condominiali devono essere custoditi al riparo da accessi indebiti. Nei verbali vanno inserite informazioni pertinenti alla gestione, evitando dettagli personali superflui. La comunicazione ai soggetti legittimati richiede modalità riservate: l’affissione del verbale in una bacheca accessibile a estranei può comportare una diffusione illecita. Un archivio online deve prevedere accessi riservati agli aventi diritto.
Il registro assume rilievo anche nelle contestazioni. L’articolo 1137 prevede, per l’annullamento delle deliberazioni, trenta giorni decorrenti dalla deliberazione per dissenzienti e astenuti, dalla comunicazione per gli assenti. Conviene pertanto conservare la prova della trasmissione. Le ipotesi di nullità seguono una disciplina diversa e richiedono una valutazione specifica. Un fac simile di contestazione del verbale può aiutare a descrivere le anomalie, ma una semplice lettera all’amministratore non sostituisce l’impugnazione e non impedisce la decadenza. È opportuno che eventuali rettifiche restino riconoscibili, senza cancellare la versione originaria.
L’inosservanza dell’obbligo di tenuta del registro rientra nelle gravi irregolarità contemplate dall’articolo 1129 e può giustificare la revoca giudiziale dell’amministratore. La valutazione delle conseguenze sulla singola deliberazione resta distinta e dipende dal vizio concretamente riscontrato.
Esempio Registro dei Verbali di Assemblea Condominiale
Di seguito è possibile trovare un esempio di registro dei verbali di assemblea condominiale.
REGISTRO DEI VERBALI DI ASSEMBLEA CONDOMINIALE
Ai sensi degli articoli 1130, numero 7, e 1136 del codice civile
Modello per la raccolta cronologica dei verbali, delle mancate costituzioni dell’assemblea e delle brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne richiedono la verbalizzazione. Al registro deve essere allegato il regolamento condominiale, se adottato.
Identificazione del condominio
Denominazione del condominio: ________________________________________
Indirizzo: ________________________________________________________
Comune: ________________________ CAP: __________ Provincia: ______
Codice fiscale: ___________________________________________________
Registro n.: __________ Volume: __________
Data di apertura: ____ / ____ / ______
Periodo di riferimento: dal ____ / ____ / ______ al ____ / ____ / ______
Custodia e consultazione
Amministratore o incaricato della custodia: ______________________________
Studio e recapito per le richieste: _____________________________________
Luogo di conservazione del registro: __________________________________
Giorni e orari di consultazione: _______________________________________
Ai sensi dell’articolo 1129 del codice civile, gli interessati possono prendere gratuitamente visione dei registri, previa richiesta, e ottenere copia firmata dall’amministratore previo rimborso della spesa.
Regolamento condominiale:
☐ Allegato al registro ☐ Non adottato ☐ Da acquisire
Data e riferimento del regolamento: __________________________________
Annotazione nell’indice n.: __________
Collocazione o pagine: ______________________________________________
Modifiche successive e relativi riferimenti: ______________________________
Indicazioni per la compilazione. Numerare progressivamente le annotazioni e identificare ogni verbale e i relativi allegati. Per ciascuna assemblea compilare le schede di apertura, presenze, deliberazioni e chiusura. Ripetere la scheda di deliberazione per ogni decisione distinta. Utilizzare la scheda dedicata quando l’assemblea non si costituisce. Duplicare le righe e le schede necessarie prima della compilazione.
Registrare fatti, votazioni e dichiarazioni effettivi. Barrare le alternative non utilizzate. Conservare le deleghe e gli allegati richiamati. Le verifiche dei quorum devono tenere conto della materia, degli aventi diritto e dell’eventuale condominio parziale.
Indice cronologico delle annotazioni
Registro n.: __________ Volume: __________
Foglio del registro n.: __________
Inserire i riferimenti dei verbali, delle mancate costituzioni, del regolamento e degli altri documenti collegati. L’indice rinvia ai documenti integrali e non ne sostituisce il contenuto.
| N. | Data di inserimento | Data del documento | Documento e oggetto | Verbale o allegato | Pagine o collocazione |
|---|---|---|---|---|---|
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
| ______ | ____________ | ____________ | ________________________ | ____________ | ____________ |
Continua nel foglio n.: __________
Ultima annotazione di questo foglio n.: __________
Compilato da: ________________________ Data: ____ / ____ / ______
Verbale di assemblea e costituzione
Condominio: ______________________________________________________
Verbale n.: __________ Data: ____ / ____ / ______
Foglio del verbale n.: __________
Assemblea: ☐ Ordinaria ☐ Straordinaria
Convocazione: ☐ Prima ☐ Seconda
Data della riunione: ____ / ____ / ______
Ora prevista: __________ Ora di apertura: __________
Luogo: ___________________________________________________________
Modalità: ☐ In presenza ☐ In videoconferenza
Piattaforma e riferimento del collegamento: ______________________________
Convocazione e verifiche preliminari
Avviso di convocazione del: ____ / ____ / ______
Convocazione disposta da: ___________________________________________
Mezzi di invio e riferimenti delle prove di consegna:
______________________________________________________________________
☐ Tutti gli aventi diritto risultano regolarmente convocati.
☐ Sono emersi i rilievi indicati di seguito.
Rilievi sulla convocazione e provvedimenti adottati:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Prima convocazione, se rilevante: ____ / ____ / ______ Ore: __________
Esito e riferimento della relativa annotazione:
______________________________________________________________________
Videoconferenza: previsione regolamentare o consenso preventivo e relativa prova:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Ordine del giorno comunicato
1. ___________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________
Presidenza e costituzione dell’assemblea
Presidente: _______________________________________________________
Segretario: _______________________________________________________
Modalità ed esito delle nomine: ________________________________________
Condomini complessivi: n. __________
Valore complessivo di riferimento: __________ millesimi
Condomini intervenuti in proprio: n. __________
Condomini rappresentati per delega: n. __________
Totale condomini presenti o rappresentati: n. __________
Millesimi rappresentati: __________
Foglio presenze allegato: __________ Deleghe allegate: n. __________
Quorum costitutivo applicabile e risultato della verifica:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Esito:
☐ L’assemblea risulta regolarmente costituita.
☐ L’assemblea non risulta costituita; si rinvia al verbale dedicato n. __________.
La verifica considera sia il numero dei condomini sia il valore rappresentato. Le maggioranze deliberative devono essere verificate separatamente per ciascuna decisione, tenendo conto delle variazioni delle presenze.
Presenze, deleghe e variazioni
Verbale n.: __________ Data: ____ / ____ / ______
Foglio del verbale n.: __________
Situazione delle presenze alle ore: __________
Stato: P = partecipazione personale; D = partecipazione per delega; A = assente. Indicare il titolare del voto e accorpare le unità appartenenti al medesimo condomino. Per le comproprietà specificare la rappresentanza ed evitare duplicazioni nel conteggio. Allegare le deleghe scritte.
| Riga | Condomino o avente diritto e unità | Stato P/D/A | Partecipante o delegato e riferimento delega | Millesimi | Firma o sigla facoltativa |
|---|---|---|---|---|---|
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
| ______ | ____________________ | ______ | ____________________ | ________ | ____________ |
Intervenuti in proprio: n. __________
Rappresentati per delega: n. __________
Totale presenti o rappresentati: n. __________
Millesimi rappresentati: __________
Assenti: n. __________
Eventuale foglio aggiuntivo: __________
Verificare i limiti alle deleghe previsti dall’articolo 67 delle disposizioni di attuazione del codice civile e dal regolamento. All’amministratore non possono essere conferite deleghe per la partecipazione all’assemblea.
Ingressi, uscite e interruzioni della partecipazione
| Ora | Nominativo o righe del foglio presenze | Evento e punto all’ordine del giorno | Condomini presenti dopo l’evento | Millesimi presenti dopo l’evento |
|---|---|---|---|---|
| ________ | ____________________ | ____________________ | ________ | ________ |
| ________ | ____________________ | ____________________ | ________ | ________ |
| ________ | ____________________ | ____________________ | ________ | ________ |
Per ciascun delegato registrare gli effetti sulle posizioni rappresentate. In videoconferenza annotare le disconnessioni rilevanti per la discussione e il voto.
Tecnici o ospiti presenti, punti trattati e limiti della partecipazione:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Discussione e deliberazione
Ripetere questa scheda per ogni decisione distinta. Identificare i votanti mediante nominativi o riferimenti univoci alle righe del foglio presenze.
Verbale n.: __________ Data: ____ / ____ / ______
Foglio del verbale n.: __________
Punto all’ordine del giorno n.: __________
Decisione n.: __________ Ora della votazione: __________
Oggetto:
______________________________________________________________________
Documenti esaminati e codici degli allegati:
______________________________________________________________________
Sintesi della discussione:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Testo integrale della proposta sottoposta al voto:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Importi, criteri di riparto, incaricato e scadenze, se previsti:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Verifica della votazione
Aventi diritto sul punto: n. __________
Valore complessivo di riferimento: __________ millesimi
Aventi diritto presenti o rappresentati: n. __________
Millesimi presenti ai fini della votazione: __________
Maggioranza richiesta e riferimento normativo o regolamentare:
______________________________________________________________________
| Voto | Nominativi o righe univoche del foglio presenze | Numero condomini | Millesimi |
|---|---|---|---|
| Favorevole | ________________________________ | ________ | ________ |
| Contrario | ________________________________ | ________ | ________ |
| Astenuto | ________________________________ | ________ | ________ |
Esito della proposta:
☐ Approvata ☐ Non approvata
☐ Rinviata senza voto ☐ Non votata
Motivazione del rinvio o del mancato voto; eventuali rilievi sul risultato:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Eventuali posizioni escluse dal computo, motivazione e allegati di riferimento:
______________________________________________________________________
I totali devono essere coerenti con le presenze e con il diritto di voto sul punto. Verificare la maggioranza prevista per la specifica materia.
Dichiarazioni, allegati e chiusura
Verbale n.: __________ Data: ____ / ____ / ______
Foglio del verbale n.: __________
Brevi dichiarazioni di cui è richiesta la verbalizzazione
Dichiarante: ______________________________________________________
Punto all’ordine del giorno n.: __________
Dichiarazione:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Dichiarante: ______________________________________________________
Punto all’ordine del giorno n.: __________
Dichiarazione:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Ulteriori dichiarazioni allegate con codice: ______________________________
Documenti che accompagnano il verbale
| Codice allegato | Descrizione e data del documento | Pagine | Punto o richiamo nel verbale |
|---|---|---|---|
| ________ | ________________________________ | ________ | ____________________ |
| ________ | ________________________________ | ________ | ____________________ |
| ________ | ________________________________ | ________ | ____________________ |
| ________ | ________________________________ | ________ | ____________________ |
Chiusura della riunione
Alle ore __________ la riunione è chiusa.
Punti rinviati o non trattati:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Osservazioni emerse alla lettura del verbale:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Il verbale si compone di n. __________ fogli, oltre a n. __________ allegati per complessive n. __________ pagine.
Luogo: ______________________________ Data: ____ / ____ / ______
Il presidente
Nome e cognome: _____________________________________________________
Firma: ______________________________________________________________
Il segretario
Nome e cognome: _____________________________________________________
Firma: ______________________________________________________________
Per l’assemblea in videoconferenza, il verbale è redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le formalità previste dall’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile. Annotare gli invii nella scheda dedicata.
Verbale di mancata costituzione dell’assemblea
Compilare questa scheda per la singola convocazione non costituita e inserirne il riferimento nell’indice cronologico. Se sono intervenuti alcuni condomini, allegare il foglio presenze.
Condominio: ______________________________________________________
Verbale n.: __________ Data: ____ / ____ / ______
Foglio del verbale n.: __________
Assemblea: ☐ Ordinaria ☐ Straordinaria
Convocazione: ☐ Prima ☐ Seconda
Avviso di convocazione del: ____ / ____ / ______
Riunione prevista per il: ____ / ____ / ______ Ore: __________
Luogo o piattaforma: _______________________________________________
Ora della constatazione: __________
Presenze e accertamenti
Condomini complessivi: n. __________
Valore complessivo di riferimento: __________ millesimi
Intervenuti in proprio: n. __________
Rappresentati per delega: n. __________
Totale presenti o rappresentati: n. __________
Millesimi rappresentati: __________
Foglio presenze allegato: __________
Quorum costitutivo richiesto: _________________________________________
Si accerta quanto segue:
☐ Nessun avente diritto è intervenuto.
☐ Le presenze sono insufficienti rispetto al quorum costitutivo.
☐ Sussiste altra circostanza che impedisce la costituzione, specificata di seguito.
Dettaglio degli accertamenti:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Sulla base degli accertamenti riportati, l’assemblea non risulta costituita. Non si procede all’adozione di deliberazioni.
Convocazione successiva
☐ Seconda convocazione già prevista nell’avviso.
☐ Nuova convocazione da disporre.
Data: ____ / ____ / ______ Ora: __________
Luogo o piattaforma: _______________________________________________
Riportare una seconda convocazione solo se già regolarmente comunicata. Ai sensi dell’articolo 1136 del codice civile, essa deve tenersi in un giorno successivo alla prima e non oltre dieci giorni dalla medesima.
Altre circostanze rilevanti:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Allegati e relativi codici: ______________________________________________
Luogo: ______________________________ Data: ____ / ____ / ______
Verbalizzante: _____________________________________________________
Qualifica: _________________________________________________________
Firma: ____________________________________________________________
Comunicazioni del verbale
Registro n.: __________ Volume: __________
Foglio del registro n.: __________
Verbale cui si riferiscono gli invii n.: __________ Del: ____ / ____ / ______
Annotare gli invii e conservare le relative ricevute. Per l’assemblea in videoconferenza includere tutti i condomini e l’amministratore. Per gli assenti conservare la prova della comunicazione rilevante ai fini dell’articolo 1137 del codice civile.
| Destinatario e qualità | Data di invio | Modalità | Data di ricezione o esito | Riferimento della prova |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________ | ____________ | ________________ | ________________ |
| ____________________ | ____________ | ____________ | ________________ | ________________ |
| ____________________ | ____________ | ____________ | ________________ | ________________ |
| ____________________ | ____________ | ____________ | ________________ | ________________ |
Integrazioni e rettifiche successive
Data dell’annotazione: ____ / ____ / ______
Autore e qualità: __________________________________________________
Verbale, punto e passaggio interessato: __________________________________
Motivo e contenuto dell’annotazione:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Documento o atto che giustifica l’annotazione: _____________________________
Allegato di riferimento: ______________________________________________
Comunicazione ai destinatari e prove: ___________________________________
Firma dell’autore: __________________________________________________
Conservare il testo originario e rendere identificabili la data, l’autore e il contenuto dell’annotazione successiva. Una rettifica documentale non sostituisce una nuova deliberazione quando si intende modificare la decisione dell’assemblea.
Consegna o chiusura del volume
Data: ____ / ____ / ______
Operazione: ☐ Consegna ☐ Chiusura del volume
Annotazioni comprese: da n. __________ a n. __________
Pagine comprese: da n. __________ a n. __________
Allegati: n. __________
Consegnante e qualità: ______________________________________________
Ricevente e qualità: __________________________________________________
Riserve, documenti mancanti o riferimento al verbale di consegna:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Firma del consegnante: ______________________________________________
Firma del ricevente: __________________________________________________
Fac Simile Registro dei Verbali di Assemblea Condominiale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello registro dei verbali di assemblea condominiale da scaricare. Il modulo registro dei verbali di assemblea condominiale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile registro dei verbali di assemblea condominiale può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Registro dei Verbali di Assemblea Condominiale PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello registro dei verbali di assemblea condominiale PDF editabile da compilare.
Modello Registro dei Verbali di Assemblea Condominiale Excel
In questa sezione è possibile trovare un fac simile registro dei verbali di assemblea condominiale Excel.