Il registro giornale degli affari è una scrittura obbligatoria prevista dalla normativa di pubblica sicurezza per gli esercenti le agenzie d’affari, cioè per quei soggetti che svolgono professionalmente, con finalità di lucro, attività di intermediazione o trattazione di affari per conto di terzi. La disciplina trova il proprio fondamento nell’art. 120 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, secondo cui gli esercenti delle pubbliche agenzie sono obbligati a tenere un registro giornale degli affari e a mantenere esposta nei locali dell’agenzia la tabella delle operazioni svolte con le relative tariffe. La Polizia di Stato qualifica le agenzie d’affari come imprese organizzate che prestano la propria opera a favore di chiunque ne faccia richiesta, dietro compenso, nell’ambito delle attività riconducibili all’art. 115 TULPS.

La funzione del registro è garantire la tracciabilità delle operazioni compiute dall’agenzia e consentire all’autorità di pubblica sicurezza di verificare chi ha conferito l’incarico, quale attività è stata richiesta, quale compenso è stato pattuito o percepito e quale esito ha avuto l’operazione. Non si tratta quindi di un registro meramente amministrativo o contabile, ma di uno strumento di controllo previsto da una disciplina speciale, collegata alla tutela dell’ordine pubblico, della trasparenza delle operazioni e dell’identificazione dei soggetti che si rivolgono all’agenzia.

Il contenuto minimo del registro è precisato dall’art. 219 del regolamento di esecuzione del TULPS. Tale disposizione stabilisce che il registro delle agenzie pubbliche di affari, dei sensali e degli intromettitori deve indicare, di seguito e senza spazi in bianco, il nome, il cognome e il domicilio del committente, la data e la natura della commissione, il premio pattuito, esatto o dovuto e l’esito dell’operazione. L’obbligo riguarda le agenzie d’affari soggette alla disciplina dell’art. 115 TULPS, anche se occorre distinguere tra le attività rimaste nella competenza della Questura e quelle per le quali, a seguito del trasferimento di funzioni amministrative, la competenza è esercitata dal Comune o tramite SUAP.

Dal punto di vista operativo, il registro deve essere compilato con tempestività ogni volta che l’agenzia riceve una commissione o conclude un’operazione rilevante. È opportuno che ogni riga riporti dati chiari e coerenti con la documentazione conservata dall’agenzia, come incarichi, mandati, preventivi, fatture, ricevute e comunicazioni con il cliente. La descrizione della natura della commissione deve essere sufficientemente specifica da consentire di comprendere l’attività svolta, evitando formule generiche che non permettano un effettivo controllo. Anche l’esito dell’operazione deve essere indicato in modo comprensibile, precisando se l’affare è stato concluso, non concluso, revocato, annullato o ancora pendente. Il registro deve inoltre essere coordinato con la tabella delle operazioni e delle tariffe. L’art. 120 TULPS vieta agli esercenti di compiere operazioni diverse da quelle indicate nella tabella e di ricevere compensi superiori a quelli dichiarati. La stessa norma vieta di compiere operazioni o accettare commissioni da persone prive di carta di identità o di altro documento munito di fotografia rilasciato da un’amministrazione dello Stato. Ne deriva che l’identificazione del committente non è un adempimento accessorio, ma una condizione essenziale per la regolarità dell’attività.

Particolare attenzione deve essere dedicata alla conservazione. L’art. 220 del regolamento di esecuzione prevede la conservazione del registro per cinque anni a disposizione dell’autorità di pubblica sicurezza, mentre l’art. 16 del medesimo regolamento stabilisce che i registri prescritti per attività soggette ad autorizzazioni di polizia devono essere numerati, bollati e vidimati, oltre che esibiti a richiesta degli ufficiali e agenti di pubblica sicurezza.