In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda cliente centro estetico da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Cliente Centro Estetico
La scheda cliente per un centro estetico è prima di tutto uno strumento clinico operativo e solo in seconda battuta un supporto commerciale. Va pensata per raccogliere in modo ordinato le informazioni indispensabili a lavorare in sicurezza, personalizzare i trattamenti e documentare risultati e consensi. La prima sezione identifica la persona con dati anagrafici essenziali e contatti aggiornati, includendo un riferimento di emergenza e l’eventuale medico curante quando i trattamenti lo richiedano. Subito dopo conviene esplicitare lo scopo della raccolta dati e far firmare l’informativa privacy in conformità al GDPR, separando chiaramente il consenso al trattamento dei dati per finalità sanitarie o di benessere dall’eventuale consenso al marketing. La scheda dovrebbe ricordare che la comunicazione dei dati è necessaria per la sicurezza dei trattamenti, indicare chi è il titolare del trattamento, per quanto tempo i dati saranno conservati e come il cliente può esercitare i propri diritti.
Il centro del documento è l’anamnesi estetica e lo stato di salute rilevante per i trattamenti. È utile chiedere in modo chiaro eventuali allergie note, sensibilità cutanee, patologie dermatologiche in corso o pregresse, terapie farmacologiche che possono interferire con la cicatrizzazione o con la fotosensibilità, condizioni come gravidanza o allattamento e la presenza di dispositivi impiantabili che sconsigliano alcune tecnologie. Per i servizi che implicano esposizione alla luce o all’energia, come laser o luce pulsata, la scheda dovrebbe registrare il fototipo secondo una scala riconosciuta e le abitudini di esposizione solare, così da impostare parametri corretti e prevenire complicanze. In ambito mak up semipermanente, laminazioni, tinture e trattamenti chimici è prudente includere una sezione dedicata ai patch test con data, prodotto, lotto e esito, annotando eventuali reazioni tardive.
La parte dedicata agli obiettivi estetici aiuta a tradurre desideri generici in risultati misurabili. Conviene far descrivere al cliente le zone di interesse, il livello di fastidio tollerato e le preferenze su profumi, texture e manualità, così da costruire protocolli coerenti con le sue aspettative. La valutazione iniziale dell’operatore, con note su idratazione, elasticità, presenza di comedoni, discromie o peli incarniti, consente di scegliere prodotti e apparecchiature in modo responsabile e di impostare un piano progressivo con cadenze realistiche. Quando è utile documentare i progressi, la scheda può prevedere uno spazio per fotografie “prima e dopo” realizzate con la stessa luce e angolazione, accompagnate da un consenso specifico che distingua l’uso interno di documentazione dalla pubblicazione per finalità promozionali.
Ogni seduta dovrebbe lasciare traccia in un diario trattamenti, con data, operatore, prodotti e strumenti impiegati, parametri delle apparecchiature, durata, reazioni intra-trattamento e consigli domiciliari. La registrazione di eventuali effetti indesiderati, anche se minimi, ha valore preventivo e legale, perché permette di modificare il protocollo in sicurezza. Quando si consegnano indicazioni post-trattamento, è utile far confermare al cliente di averle comprese, soprattutto in presenza di norme su esposizione solare, uso di attivi cosmetici o tempi di attesa tra una seduta e l’altra. Nei trattamenti che comportano rischi specifici, come microneedling, peeling acidi, laser o epilazione a caldo, la scheda va integrata con un consenso informato dedicato che spieghi benefici, limiti, possibili reazioni e contromisure.
La qualità della scheda dipende anche dall’usabilità. Un modulo troppo lungo scoraggia risposte accurate, uno troppo breve lascia scoperte aree critiche; l’equilibrio si ottiene con domande chiare e campi ben distanziati, prevedendo sia risposte rapide sia uno spazio per note libere. La versione digitale semplifica aggiornamenti, firme elettroniche, tracciabilità degli accessi e backup, ma richiede misure di sicurezza adeguate come autenticazione forte, profilazione degli utenti interni e registri di accesso. La versione cartacea impone custodire i fascicoli in armadi chiusi, limitare le copie e definire tempi certi di archiviazione e distruzione. In entrambi i casi è importante stabilire una procedura per l’aggiornamento periodico: ogni variazione di stato di salute o di terapia va annotata prima di procedere con nuovi cicli, perché un dettaglio cambiato può rendere inappropriato un trattamento fino al giorno prima sicuro.
Dal punto di vista commerciale, la scheda cliente sostiene la continuità del servizio senza invadere la sfera personale. Le preferenze su orari, canali di contatto e modalità di promemoria, le note su eventuali intolleranze ai profumi o sensibilità specifiche, la cronologia degli appuntamenti e degli acquisti compongono un profilo utile a programmare richiami e percorsi domiciliari. Il consenso al marketing, distinto e revocabile, permette invii mirati senza frizionare la relazione. L’attenzione al linguaggio inclusivo e alle esigenze di privacy in cabina, insieme alla possibilità di indicare preferenze sul genere dell’operatore, contribuisce a creare un ambiente accogliente e rispettoso.
Per chiudere il cerchio, la scheda deve contenere la sezione delle firme con datazione precisa: dichiarazione del cliente sulla veridicità delle informazioni rese, autorizzazione al trattamento dei dati e alle comunicazioni operative, consensi particolari quando necessari e firma dell’operatore che ha effettuato l’anamnesi o il trattamento. La numerazione progressiva delle versioni, l’indicazione di eventuali aggiornamenti e la conservazione ordinata dei documenti permettono di dimostrare diligenza professionale in caso di controlli o contestazioni. Una scheda così costruita non è un semplice modulo amministrativo, ma un presidio di sicurezza, qualità e fiducia che tutela il cliente e il centro estetico in ogni fase del percorso.
Esempio di Scheda Cliente Centro Estetico
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda cliente centro estetico.
Versione ______ / Data prima compilazione _______________ / Aggiornamento _______________
DATI DEL CENTRO
Ragione sociale _________________________________________ P.IVA/C.F. ______________________
Sede _________________________________________________ Tel ____________________________
Email ________________________________________________ Titolare del trattamento (privacy) __________________________
DPO (se nominato) _____________________________________ Referente privacy _________________________________________
DATI ANAGRAFICI DEL/LA CLIENTE
Nome _________________________________________________ Cognome _______________________________________________
Data di nascita ______________ Luogo ____________________ Documento (tipo/numero) _________________________________
Indirizzo ______________________________________________ CAP ________ Città ____________________ Prov ______________
Telefono ______________________________________________ Email _________________________________________________
Preferenza contatto (telefono/email/SMS) __________________________________ Orari preferiti _________________________
Persona di riferimento in caso di emergenza __________________________________ Telefono ____________________________
Medico curante (se rilevante) _______________________________________________ Telefono ____________________________
INFORMATIVA E CONSENSI (PRIVACY)
Confermo di aver ricevuto l’informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR. Base giuridica: esecuzione del servizio e, per dati particolari,
consenso esplicito. Finalità, tempi di conservazione e diritti spiegati nell’informativa consegnata.
Dichiaro di prestare il consenso al trattamento dei dati necessari all’erogazione dei servizi estetici.
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
CONSENSO OPZIONALE PER COMUNICAZIONI DI MARKETING
Acconsento a ricevere comunicazioni promozionali e informative sui servizi/prodotti del centro.
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
(Consenso revocabile in qualsiasi momento)
CONSENSO GESTIONE IMMAGINI
Autorizzo l’uso di immagini a fini documentali interni: SI/NO __________
Autorizzo l’uso di immagini a fini promozionali (sito/social/materiali): SI/NO __________
Limitazioni/condizioni (es. oscuramento volto, aree consentite) _________________________________________________
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
ANAMNESI ESTETICA E STATO DI SALUTE (COMPILAZIONE INIZIALE)
Allergie note (farmaci/cosmetici/PPD/altro) SI/NO __________ Se sì, specificare ______________________________________
Patologie dermatologiche attuali/pregresse SI/NO __________ Se sì, specificare ______________________________________
Terapie farmacologiche in corso (anticoagulanti, retinoidi, fotosensibilizzanti, cortisonici, ecc.) _____________________________
Dispositivi impiantabili (pacemaker/metallici) SI/NO __________
Tendenza a cheloidi/cicatrizzazione anomala SI/NO __________ Herpes recidivante SI/NO __________
Fototipo (I–VI) __________ Abitudini di esposizione solare/lampeggi/solarium __________________________________________
Sensibilità cutanee note (profumi/nickel/altro) ______________________________________________________________________
Note su dolore/tolleranza/manipolazioni ___________________________________________________________________________
Zone di interesse/traguardi estetici dichiarati dal cliente _____________________________________________________________
Valutazione iniziale operatore (idratazione, elasticità, comedoni, discromie, peli incarniti, ecc.) _____________________________
Prodotti da evitare/preferenze texture/profumi _____________________________________________________________________
PATCH TEST (SE APPLICABILE)
Data _______________ Prodotto ___________________________________ Lotto __________________ Esito ________________
Eventuali reazioni tardive e gestione _______________________________________________________________________________
CONSENSI SPECIFICI PER TRATTAMENTI A MAGGIOR RISCHIO (SE PREVISTI)
Microneedling/Peeling acidi/Laser/Luce pulsata/Epilazione a caldo/Altri ________________________________________________
Dichiaro di essere stato/a informato/a su benefici, limiti, possibili reazioni e indicazioni post-trattamento e di acconsentire.
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
Operatore _________________________________________ Firma operatore ___________________________________________
INDICAZIONI POST-TRATTAMENTO CONSEGNATE (BARRARE IN CABINA)
Confermo di aver ricevuto e compreso le indicazioni post-trattamento relative a __________________________________________
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
DIARIO TRATTAMENTI (RIPETERE LE RIGHE A OGNI SEDUTA)
Data _______________ Operatore __________________________ Trattamento ___________________________________________
Prodotti/Parametri utilizzati ____________________________________________________________________________________
Durata ____________ Reazioni intra-trattamento ________________________________ Dolore percepito (0–10) _____________
Indicazioni domiciliari consegnate _______________________________________________________________________________
Note/Follow-up programmato _____________________________________________________________________________________
Data _______________ Operatore __________________________ Trattamento ___________________________________________
Prodotti/Parametri utilizzati ____________________________________________________________________________________
Durata ____________ Reazioni intra-trattamento ________________________________ Dolore percepito (0–10) _____________
Indicazioni domiciliari consegnate _______________________________________________________________________________
Note/Follow-up programmato _____________________________________________________________________________________
DOCUMENTAZIONE FOTOGRAFICA (USO INTERNO)
Scatto “prima” Data _______________ Area ____________________________ File/Archivio ________________________________
Scatto “dopo” Data _______________ Area ____________________________ File/Archivio ________________________________
Operatore _________________________________________ Firma operatore ___________________________________________
GESTIONE SICUREZZA E CONTROLLI
Controindicazioni riscontrate alla seduta odierna SI/NO __________ Dettagli __________________________________________
Rinvio/Modifica parametri per sicurezza SI/NO __________ Nuovi parametri __________________________________________
Eventi indesiderati segnalati dal cliente dopo la seduta SI/NO __________ Descrizione/azione intrapresa ____________________
AGGIORNAMENTI PERIODICI DELLA SCHEDA
Data _______________ Variazioni stato di salute/terapie _____________________________________________________________
Firma cliente _______________________________________ Operatore _________________________________________________
DICHIARAZIONE FINALE
Dichiaro che le informazioni fornite sono veritiere e mi impegno a comunicare tempestivamente eventuali variazioni rilevanti.
Luogo e data _______________________________________ Firma cliente ____________________________________________
FIRME OPERATIVE
Operatore che ha raccolto l’anamnesi __________________________________ Firma _____________________________________
Responsabile di cabina (se diverso) _____________________________________ Firma _____________________________________
Fac Simile Scheda Cliente Centro Estetico Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda cliente centro estetico da scaricare. Il modulo scheda cliente centro estetico compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda cliente centro estetico può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Scheda Cliente Centro Estetico PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda cliente centro estetico PDF editabile.