Modello Scheda Cliente Studio Commercialista Word e PDF

In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda cliente studio commercialista Word e PDF da scaricare e compilare.

Scheda Cliente Studio Commercialista

In uno studio commercialista la scheda cliente non è un semplice modulo anagrafico: è l’ingresso formale del rapporto professionale e, se costruita bene, tiene insieme quattro profili giuridici che devono convivere senza frizioni. Il primo è la corretta identificazione del cliente e dei soggetti che lo rappresentano; il secondo è l’adeguata verifica antiriciclaggio con la profilazione del rischio e l’individuazione del titolare effettivo quando la controparte è una persona giuridica o un’entità assimilata; il terzo è la cornice privacy che spiega perché si raccolgono dati, su quale base giuridica e per quanto tempo; il quarto è il raccordo operativo con la lettera di incarico, le deleghe fiscali e i poteri che servono per lavorare con Agenzia delle Entrate, INPS, CCIAA e sistemi di interscambio. Una scheda che non presidia questi quattro piani crea lacune probatorie e adempimenti ripetuti; una scheda scritta bene, invece, evita richieste a singhiozzo, previene contestazioni e rende dimostrabile la diligenza professionale.

La prima sezione deve consentire l’identificazione certa del cliente. Per le persone fisiche servono i dati anagrafici, il codice fiscale, il domicilio e gli estremi del documento in corso di validità con indicazione dell’autorità che lo ha rilasciato; per le persone giuridiche occorre fotografare i dati societari, la sede legale, la PEC, i codici fiscali e IVA, l’oggetto sociale e l’assetto di rappresentanza, con l’indicazione nominativa di chi firma l’incarico e con quale titolo. Se l’onboarding è a distanza, la scheda deve riportare la modalità di riconoscimento utilizzata e la fonte probatoria conservata, perché in ambito antiriciclaggio la verifica a distanza è ammessa ma richiede procedure idonee e tracciabili; quando si impiega SPID, CIE o una firma elettronica qualificata, va annotato l’esito del controllo e il riferimento temporale per assicurare data certa e responsabilità della sottoscrizione.

L’adeguata verifica antiriciclaggio è il cuore regolatorio della scheda. La legge impone al commercialista di identificare il cliente, verificare l’identità attraverso documenti e fonti affidabili, stabilire lo scopo e la natura della prestazione, individuare il titolare effettivo nelle società e valutare se la controparte è persona politicamente esposta o presenta fattori di rischio che giustificano misure rafforzate. La scheda deve quindi contenere campi che consentano di ricostruire la catena proprietaria fino alla persona fisica che detiene il controllo e di registrare la ragione del rapporto professionale, distinguendo una consulenza continuativa da un incarico episodico. È prudente inserire un profilo di rischio sintetico con gli elementi che lo giustificano e con l’indicazione di eventuali presidi aggiuntivi adottati, perché in sede di controllo l’autorità non guarda solo all’esistenza del modulo, ma alla coerenza tra informazioni raccolte, valutazione di rischio e misure applicate. La conservazione delle evidenze deve essere garantita per il periodo previsto dalla normativa antiriciclaggio decorrente dalla cessazione del rapporto o dall’esecuzione dell’operazione occasionale; in mancanza di informazioni sufficienti o quando sorgono sospetti non chiariti, la scheda deve documentare l’astensione dall’operazione e il rinvio alla valutazione interna per l’eventuale segnalazione.

Il perimetro privacy vive nella stessa scheda ma non può essere ridotto a una spunta generica. Serve un’informativa conforme che identifichi il titolare del trattamento, descriva finalità e basi giuridiche e distingua le attività strettamente necessarie all’esecuzione dell’incarico e all’adempimento di obblighi legali da eventuali comunicazioni promozionali. Per tutto ciò che è contabile, fiscale, previdenziale e antiriciclaggio la base giuridica non è il consenso, bensì il contratto e l’obbligo di legge; il consenso rimane facoltativo, separato e revocabile quando lo scopo è informare il cliente su novità e iniziative dello studio. La scheda deve avvertire che i dati possono essere comunicati a soggetti terzi necessari all’esecuzione dell’incarico, come software house, fornitori cloud o sostituti in caso di domiciliazioni, precisando che questi operano come responsabili del trattamento con accordi scritti e istruzioni documentate. È utile prevedere un paragrafo sulla sicurezza, che descriva in modo comprensibile come si proteggono le informazioni con controlli di accesso, cifratura e registri di log, e un riferimento al periodo di conservazione che tenga insieme antiriciclaggio, prescrizioni fiscali e doveri deontologici, evitando conservazioni illimitate.

Il nesso con la lettera di incarico non è opzionale. La scheda cliente deve rinviare espressamente al documento contrattuale che definisce oggetto, limiti, compensi, responsabilità e regime delle comunicazioni, e dovrebbe includere una sezione dedicata alle deleghe operative, perché senza un mandato espresso non è possibile operare sui servizi telematici dell’Agenzia o depositare pratiche camerali. È buona prassi che la scheda raccolga le coordinate di fatturazione elettronica, i recapiti per le scadenze, le preferenze sui canali di comunicazione e le persone autorizzate a interagire con lo studio, in modo da evitare impropri affidamenti su soggetti privi di procura. Quando il cliente è un ente o una società, conviene far dichiarare che chi sottoscrive ha i poteri per conferire l’incarico e per ricevere informative, allegando un documento che lo provi; la scheda, in questo modo, diventa il primo presidio contro i vizi di rappresentanza.

La parte finale ha funzione probatoria e operativa. È opportuno che la scheda chiuda con la dichiarazione di veridicità delle informazioni rese, con l’impegno a comunicarne l’aggiornamento e con lo spazio per la firma del cliente e del professionista che ha effettuato l’identificazione. Se si prevede l’uso di immagini ai fini di riconoscimento o la raccolta di dati particolari, occorre richiamare i limiti e le garanzie aggiuntive. Nello stesso atto possono convivere, purché chiaramente separati, l’informativa privacy, i consensi facoltativi e la sezione antiriciclaggio; il linguaggio deve essere semplice e privo di tecnicismi superflui, perché la trasparenza è un requisito giuridico e non solo di stile.

Quando la scheda viene digitalizzata, la firma elettronica avanzata o qualificata rafforza la data certa e l’imputazione della sottoscrizione; la conservazione sostitutiva con metadati di versamento e impronta hash tutela l’integrità nel tempo e rende agevole l’esibizione in caso di ispezione. Un versioning ordinato consente di ricostruire gli aggiornamenti periodici dell’adeguata verifica e di allineare le informazioni in occasione di cambi societari, nuovi servizi affidati o variazioni dei poteri di firma. Con questa architettura la scheda cliente smette di essere un foglio da riempire e diventa la dorsale legale del rapporto professionale: rende dimostrabili gli adempimenti antiriciclaggio, mette in sicurezza la privacy, chiarisce le deleghe e riduce al minimo equivoci e contenziosi. Se vuoi, posso tramutare questi criteri in un modello compilabile con campi guidati per persone fisiche e società, comprensivo di informativa, clausole antiriciclaggio e sezione deleghe, pronto per la firma digitale.

Esempio di Scheda Cliente Studio Commercialista

Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda cliente studio commercialista.

Fac Simile Scheda Cliente Studio Commercialista Word da Scaricare

In questa sezione è presente un modello scheda cliente studio commercialista da scaricare. Il modulo scheda cliente studio commercialista compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.

La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.

Una volta compilato, il fac simile scheda cliente studio commercialista può essere convertito in PDF o stampato.

Fac Simile Scheda Cliente Studio Commercialista Word da Scaricare

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Modulo Scheda Cliente Studio Commercialista PDF Editabile

Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda cliente studio commercialista PDF editabile.

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