In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda cliente studio commercialista Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Cliente Studio Commercialista
In uno studio commercialista la scheda cliente non è un semplice modulo anagrafico: è l’ingresso formale del rapporto professionale e, se costruita bene, tiene insieme quattro profili giuridici che devono convivere senza frizioni. Il primo è la corretta identificazione del cliente e dei soggetti che lo rappresentano; il secondo è l’adeguata verifica antiriciclaggio con la profilazione del rischio e l’individuazione del titolare effettivo quando la controparte è una persona giuridica o un’entità assimilata; il terzo è la cornice privacy che spiega perché si raccolgono dati, su quale base giuridica e per quanto tempo; il quarto è il raccordo operativo con la lettera di incarico, le deleghe fiscali e i poteri che servono per lavorare con Agenzia delle Entrate, INPS, CCIAA e sistemi di interscambio. Una scheda che non presidia questi quattro piani crea lacune probatorie e adempimenti ripetuti; una scheda scritta bene, invece, evita richieste a singhiozzo, previene contestazioni e rende dimostrabile la diligenza professionale.
La prima sezione deve consentire l’identificazione certa del cliente. Per le persone fisiche servono i dati anagrafici, il codice fiscale, il domicilio e gli estremi del documento in corso di validità con indicazione dell’autorità che lo ha rilasciato; per le persone giuridiche occorre fotografare i dati societari, la sede legale, la PEC, i codici fiscali e IVA, l’oggetto sociale e l’assetto di rappresentanza, con l’indicazione nominativa di chi firma l’incarico e con quale titolo. Se l’onboarding è a distanza, la scheda deve riportare la modalità di riconoscimento utilizzata e la fonte probatoria conservata, perché in ambito antiriciclaggio la verifica a distanza è ammessa ma richiede procedure idonee e tracciabili; quando si impiega SPID, CIE o una firma elettronica qualificata, va annotato l’esito del controllo e il riferimento temporale per assicurare data certa e responsabilità della sottoscrizione.
L’adeguata verifica antiriciclaggio è il cuore regolatorio della scheda. La legge impone al commercialista di identificare il cliente, verificare l’identità attraverso documenti e fonti affidabili, stabilire lo scopo e la natura della prestazione, individuare il titolare effettivo nelle società e valutare se la controparte è persona politicamente esposta o presenta fattori di rischio che giustificano misure rafforzate. La scheda deve quindi contenere campi che consentano di ricostruire la catena proprietaria fino alla persona fisica che detiene il controllo e di registrare la ragione del rapporto professionale, distinguendo una consulenza continuativa da un incarico episodico. È prudente inserire un profilo di rischio sintetico con gli elementi che lo giustificano e con l’indicazione di eventuali presidi aggiuntivi adottati, perché in sede di controllo l’autorità non guarda solo all’esistenza del modulo, ma alla coerenza tra informazioni raccolte, valutazione di rischio e misure applicate. La conservazione delle evidenze deve essere garantita per il periodo previsto dalla normativa antiriciclaggio decorrente dalla cessazione del rapporto o dall’esecuzione dell’operazione occasionale; in mancanza di informazioni sufficienti o quando sorgono sospetti non chiariti, la scheda deve documentare l’astensione dall’operazione e il rinvio alla valutazione interna per l’eventuale segnalazione.
Il perimetro privacy vive nella stessa scheda ma non può essere ridotto a una spunta generica. Serve un’informativa conforme che identifichi il titolare del trattamento, descriva finalità e basi giuridiche e distingua le attività strettamente necessarie all’esecuzione dell’incarico e all’adempimento di obblighi legali da eventuali comunicazioni promozionali. Per tutto ciò che è contabile, fiscale, previdenziale e antiriciclaggio la base giuridica non è il consenso, bensì il contratto e l’obbligo di legge; il consenso rimane facoltativo, separato e revocabile quando lo scopo è informare il cliente su novità e iniziative dello studio. La scheda deve avvertire che i dati possono essere comunicati a soggetti terzi necessari all’esecuzione dell’incarico, come software house, fornitori cloud o sostituti in caso di domiciliazioni, precisando che questi operano come responsabili del trattamento con accordi scritti e istruzioni documentate. È utile prevedere un paragrafo sulla sicurezza, che descriva in modo comprensibile come si proteggono le informazioni con controlli di accesso, cifratura e registri di log, e un riferimento al periodo di conservazione che tenga insieme antiriciclaggio, prescrizioni fiscali e doveri deontologici, evitando conservazioni illimitate.
Il nesso con la lettera di incarico non è opzionale. La scheda cliente deve rinviare espressamente al documento contrattuale che definisce oggetto, limiti, compensi, responsabilità e regime delle comunicazioni, e dovrebbe includere una sezione dedicata alle deleghe operative, perché senza un mandato espresso non è possibile operare sui servizi telematici dell’Agenzia o depositare pratiche camerali. È buona prassi che la scheda raccolga le coordinate di fatturazione elettronica, i recapiti per le scadenze, le preferenze sui canali di comunicazione e le persone autorizzate a interagire con lo studio, in modo da evitare impropri affidamenti su soggetti privi di procura. Quando il cliente è un ente o una società, conviene far dichiarare che chi sottoscrive ha i poteri per conferire l’incarico e per ricevere informative, allegando un documento che lo provi; la scheda, in questo modo, diventa il primo presidio contro i vizi di rappresentanza.
La parte finale ha funzione probatoria e operativa. È opportuno che la scheda chiuda con la dichiarazione di veridicità delle informazioni rese, con l’impegno a comunicarne l’aggiornamento e con lo spazio per la firma del cliente e del professionista che ha effettuato l’identificazione. Se si prevede l’uso di immagini ai fini di riconoscimento o la raccolta di dati particolari, occorre richiamare i limiti e le garanzie aggiuntive. Nello stesso atto possono convivere, purché chiaramente separati, l’informativa privacy, i consensi facoltativi e la sezione antiriciclaggio; il linguaggio deve essere semplice e privo di tecnicismi superflui, perché la trasparenza è un requisito giuridico e non solo di stile.
Quando la scheda viene digitalizzata, la firma elettronica avanzata o qualificata rafforza la data certa e l’imputazione della sottoscrizione; la conservazione sostitutiva con metadati di versamento e impronta hash tutela l’integrità nel tempo e rende agevole l’esibizione in caso di ispezione. Un versioning ordinato consente di ricostruire gli aggiornamenti periodici dell’adeguata verifica e di allineare le informazioni in occasione di cambi societari, nuovi servizi affidati o variazioni dei poteri di firma. Con questa architettura la scheda cliente smette di essere un foglio da riempire e diventa la dorsale legale del rapporto professionale: rende dimostrabili gli adempimenti antiriciclaggio, mette in sicurezza la privacy, chiarisce le deleghe e riduce al minimo equivoci e contenziosi. Se vuoi, posso tramutare questi criteri in un modello compilabile con campi guidati per persone fisiche e società, comprensivo di informativa, clausole antiriciclaggio e sezione deleghe, pronto per la firma digitale.
Esempio di Scheda Cliente Studio Commercialista
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda cliente studio commercialista.
Nota operativa: il presente modello deve essere adattato alle procedure dello studio, alla tipologia di cliente, all’incarico conferito e agli obblighi normativi applicabili. La compilazione della scheda non sostituisce il mandato professionale, l’informativa privacy, le deleghe ufficiali e l’eventuale modulistica antiriciclaggio prevista dallo studio.
1. Dati di apertura pratica
| Codice cliente interno | ______________________________ |
| Data primo contatto | ____ / ____ / __________ |
| Data apertura scheda | ____ / ____ / __________ |
| Professionista responsabile | Dott./Dott.ssa ____________________________________________ |
| Collaboratore incaricato | __________________________________________________________ |
| Fonte acquisizione cliente | □ Passaparola □ Sito web □ Social □ Cliente esistente □ Convenzione □ Altro: __________________________ |
| Stato pratica | □ Nuovo contatto □ In valutazione □ Cliente acquisito □ In attesa documenti □ Non acquisito |
2. Tipologia cliente
| □ Persona fisica | □ Ditta individuale | □ Libero professionista |
| □ Società di persone | □ Società di capitali | □ Ente non commerciale / ETS |
| □ Condominio | □ Associazione | □ Altro: __________________________ |
3. Dati anagrafici cliente persona fisica o titolare
| Cognome e nome | __________________________________________________________ |
| Codice fiscale | __________________________________________________________ |
| Luogo e data di nascita | Nato/a a __________________________ il ____ / ____ / __________ |
| Residenza | Via/Piazza __________________________________ n. ____ CAP ______ Comune __________________________ Provincia ____ |
| Domicilio, se diverso | ______________________________________________________________________________________________ |
| Documento identità | Tipo __________________ n. __________________ rilasciato da __________________ il ____ / ____ / __________ scadenza ____ / ____ / __________ |
| Recapiti | Telefono __________________________ Email __________________________________ PEC __________________________________ |
4. Dati impresa, società o ente
| Denominazione / ragione sociale | __________________________________________________________ |
| Forma giuridica | __________________________________________________________ |
| Codice fiscale | __________________________________________________________ |
| Partita IVA | __________________________________________________________ |
| Sede legale | Via/Piazza __________________________________ n. ____ CAP ______ Comune __________________________ Provincia ____ |
| Sede operativa | ______________________________________________________________________________________________ |
| Registro Imprese / REA | CCIAA di __________________________ n. REA __________________________ |
| Capitale sociale | € __________________________ □ Interamente versato □ Parzialmente versato |
| PEC | __________________________________________________________ |
| Codice destinatario SDI | __________________________ |
| Sito web | __________________________________________________________ |
5. Legale rappresentante, amministratori e referenti
| Ruolo | Nome e cognome | Codice fiscale | Telefono / Email |
|---|---|---|---|
| Legale rappresentante | ____________________________ | ____________________________ | ____________________________ |
| Amministratore / socio | ____________________________ | ____________________________ | ____________________________ |
| Referente amministrativo | ____________________________ | ____________________________ | ____________________________ |
| Referente paghe | ____________________________ | ____________________________ | ____________________________ |
6. Attività esercitata e dati fiscali principali
| Descrizione attività | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
| Codice ATECO principale | __________________________ |
| Codici ATECO secondari | ______________________________________________________________________________________________ |
| Data inizio attività | ____ / ____ / __________ |
| Regime fiscale | □ Ordinario □ Semplificato □ Forfettario □ Minimi/residuale □ Ente non commerciale □ Altro: __________________________ |
| Liquidazione IVA | □ Mensile □ Trimestrale □ Non applicabile □ Regime speciale: __________________________ |
| Operazioni estere | □ No □ UE □ Extra UE □ Import/export □ Servizi internazionali Note: __________________________ |
| Iscrizioni previdenziali | □ INPS commercianti □ INPS artigiani □ Gestione separata □ Cassa professionale □ Altro: __________________________ |
| INAIL | □ Non presente □ Presente, PAT n. __________________________ |
7. Incarichi richiesti allo studio
| □ Tenuta contabilità ordinaria | □ Tenuta contabilità semplificata | □ Gestione regime forfettario |
| □ Dichiarazione redditi | □ Dichiarazione IVA | □ Certificazione Unica / 770 |
| □ Bilancio d’esercizio | □ Deposito Registro Imprese | □ Pratiche camerali |
| □ Consulenza fiscale | □ Consulenza societaria | □ Pianificazione fiscale |
| □ Paghe e contributi | □ Contratti di lavoro | □ Adempimenti INPS / INAIL |
| □ Fatturazione elettronica | □ Esterometro / operazioni estere | □ Assistenza Agenzia Entrate |
| □ Altro incarico: ______________________________________________________________________________________________ | ||
8. Situazione contabile e amministrativa iniziale
| Contabilità precedente | □ Nessuna □ Tenuta internamente □ Tenuta da altro studio □ Da verificare |
| Studio precedente | Nome studio __________________________ Referente __________________________ Contatto __________________________ |
| Ultimo anno chiuso | Anno __________ □ Dichiarazioni presentate □ Bilancio depositato □ Situazione da verificare |
| Criticità note | □ Avvisi bonari □ Cartelle □ Rateazioni □ Omessi versamenti □ Contenzioso □ Nessuna dichiarata |
| Note su criticità | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
9. Deleghe e accessi digitali
| Cassetto fiscale | □ Da attivare □ Attiva □ Non richiesta Scadenza ____ / ____ / __________ |
| Fatture e Corrispettivi | □ Consultazione fatture □ Registrazione indirizzo telematico □ Corrispettivi □ Da attivare |
| Entratel / intermediario | □ Trasmissione dichiarazioni □ F24 □ Comunicazioni □ Altro: __________________________ |
| INPS | □ Delega attiva □ Da attivare □ Non applicabile Note: __________________________ |
| INAIL | □ Delega attiva □ Da attivare □ Non applicabile Note: __________________________ |
| Camera di Commercio / Telemaco | □ Necessario □ Non necessario □ Da valutare |
| Conservazione credenziali cliente | □ Non conservate dallo studio □ Consegnate con procedura interna □ Archiviate in modo protetto Note: __________________________ |
10. Fatturazione elettronica e flusso documentale
| Software utilizzato dal cliente | __________________________________________________________ |
| Gestione fatture emesse | □ Cliente □ Studio □ Mista Frequenza invio: □ Giornaliera □ Settimanale □ Mensile |
| Gestione fatture ricevute | □ Da portale SDI □ Da software cliente □ Invio manuale □ Altro: __________________________ |
| Corrispettivi | □ Non presenti □ Registratore telematico □ E-commerce □ Marketplace Note: __________________________ |
| Modalità consegna documenti | □ Email □ Area riservata □ Cloud condiviso □ Cartaceo □ Software gestionale |
| Termine interno consegna documenti | Entro il giorno ______ di ogni mese / trimestre |
11. Banche, pagamenti e incassi
| Banca / istituto | IBAN | Uso conto |
|---|---|---|
| ____________________________ | IT ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ | □ Ordinario □ F24 □ Incassi □ Paghe |
| ____________________________ | IT ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ | □ Ordinario □ F24 □ Incassi □ Paghe |
12. Personale dipendente e collaboratori
| Presenza dipendenti | □ No □ Sì, numero attuale ______ □ Prevista assunzione entro ______ mesi |
| CCNL applicato | __________________________________________________________ |
| Consulente del lavoro | □ Interno allo studio □ Esterno □ Da individuare Referente: __________________________ |
| Collaboratori / agenti / occasionali | □ No □ Sì Descrizione: __________________________________________________________________ |
13. Adeguata verifica e antiriciclaggio
Uso interno: questa sezione serve come raccolta preliminare delle informazioni. Lo studio dovrà completare la valutazione secondo la propria procedura antiriciclaggio, conservando documenti, dati e informazioni richiesti dalla normativa applicabile.
| Cliente identificato personalmente | □ Sì □ No Modalità: □ In presenza □ Da remoto □ Tramite rappresentante |
| Scopo e natura dell’incarico | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
| Provenienza fondi / attività economica | ______________________________________________________________________________________________ |
| Titolare effettivo individuato | □ Non applicabile persona fisica □ Sì □ Da verificare □ Non dichiarato |
| Nome titolare effettivo | __________________________________________________________ Codice fiscale __________________________ |
| Persona politicamente esposta, PEP | □ No □ Sì, cliente □ Sì, titolare effettivo □ Sì, familiare/collegato Note: __________________________ |
| Area geografica prevalente | □ Italia □ UE □ Extra UE Paesi coinvolti: __________________________________ |
| Livello rischio preliminare | □ Basso □ Medio □ Alto □ Da valutare con scheda specifica |
| Esito accettazione incarico | □ Accettato □ Accettato con verifica rafforzata □ Sospeso □ Non accettato |
| Note del professionista | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
14. Privacy, comunicazioni e trattamento dati
| Informativa privacy consegnata | □ Sì □ No Data consegna ____ / ____ / __________ |
| Consensi, se necessari | □ Acquisiti □ Non necessari □ Da acquisire Note: __________________________ |
| Canale comunicazioni ordinarie | □ Email □ PEC □ Telefono □ Area riservata □ WhatsApp solo comunicazioni operative |
| Invio documenti fiscali sensibili | □ Area protetta □ Email cifrata/protetta □ PEC □ Consegna manuale □ Altro: __________________________ |
| Autorizzati a ricevere comunicazioni | ______________________________________________________________________________________________ |
15. Documenti richiesti al cliente
| Documento | Richiesto | Ricevuto | Note |
|---|---|---|---|
| Documento identità e codice fiscale | □ | □ | ____________________________ |
| Visura camerale aggiornata | □ | □ | ____________________________ |
| Atto costitutivo e statuto | □ | □ | ____________________________ |
| Attribuzione partita IVA / variazioni | □ | □ | ____________________________ |
| Ultime dichiarazioni fiscali presentate | □ | □ | ____________________________ |
| Bilanci e situazioni contabili precedenti | □ | □ | ____________________________ |
| F24, rateazioni, avvisi, cartelle | □ | □ | ____________________________ |
| Contratti rilevanti, locazioni, leasing, finanziamenti | □ | □ | ____________________________ |
| Estratti conto bancari | □ | □ | ____________________________ |
| Libro cespiti / inventario beni | □ | □ | ____________________________ |
16. Mandato, compensi e condizioni operative
| Mandato professionale | □ Da predisporre □ Inviato □ Firmato Data firma ____ / ____ / __________ |
| Preventivo / proposta economica | □ Da predisporre □ Inviata □ Accettata Importo annuo/mensile € __________________ + accessori |
| Periodicità fatturazione studio | □ Mensile □ Trimestrale □ Annuale □ A prestazione □ Altro: __________________________ |
| Modalità pagamento | □ Bonifico □ SDD □ Assegno □ Contanti nei limiti di legge □ Altro: __________________________ |
| Note su esclusioni dall’incarico | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
17. Scadenze e promemoria interni
| Adempimento | Periodicità | Responsabile | Note |
|---|---|---|---|
| Liquidazione IVA | □ Mensile □ Trimestrale □ N/A | ______________________ | ______________________ |
| F24 ricorrenti | ______________________ | ______________________ | ______________________ |
| Dichiarazioni annuali | Annuale | ______________________ | ______________________ |
| Bilancio / deposito | Annuale | ______________________ | ______________________ |
18. Valutazione finale di presa in carico
| Documentazione sufficiente | □ Sì □ No □ Parziale, integrazioni richieste in data ____ / ____ / __________ |
| Cliente ammesso alla gestione ordinaria | □ Sì □ No □ Con riserva |
| Motivazione eventuale riserva | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
| Azioni successive | ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ |
19. Dichiarazioni e firme
Il cliente dichiara che i dati e le informazioni forniti nella presente scheda sono veritieri e aggiornati alla data di sottoscrizione. Si impegna inoltre a comunicare tempestivamente allo studio ogni variazione relativa ad anagrafica, domicilio fiscale, assetto societario, titolarità effettiva, attività esercitata, regime fiscale, recapiti, deleghe e documentazione rilevante per l’esecuzione dell’incarico.
Lo studio prende atto delle informazioni ricevute e si riserva di richiedere ulteriore documentazione prima dell’accettazione definitiva o della prosecuzione dell’incarico professionale.
| Luogo e data
__________________________, ____ / ____ / __________ |
Firma del cliente / legale rappresentante
________________________________________________ |
| Firma del professionista incaricato
________________________________________________ |
Timbro dello studio
________________________________________________ |
Versione modello: Scheda Cliente Studio Commercialista Premium – uso interno e operativo. Aggiornare periodicamente in base alle procedure dello studio e alla normativa vigente.
Fac Simile Scheda Cliente Studio Commercialista Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda cliente studio commercialista da scaricare. Il modulo scheda cliente studio commercialista compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda cliente studio commercialista può essere convertito in PDF o stampato.
Modulo Scheda Cliente Studio Commercialista PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda cliente studio commercialista PDF editabile.