In questa pagina è possibile trovare un fac simile regolamento per utilizzo auto aziendale da scaricare e compilare.
Indice
Regolamento per Utilizzo Auto Aziendale
Il regolamento per l’utilizzo dell’auto aziendale è lo strumento con cui l’impresa definisce in modo chiaro chi può usare il veicolo, per quali finalità, con quali limiti e con quali responsabilità. La sua utilità non è solo organizzativa, ma anche giuridica: l’assegnazione di un mezzo aziendale incide sul rapporto di lavoro, sulla sicurezza, sulla privacy, sul trattamento fiscale e sull’eventuale responsabilità disciplinare del dipendente. Per questo il regolamento dovrebbe essere consegnato per iscritto, accettato dal lavoratore e coordinato con contratto individuale, policy aziendali, codice disciplinare e contratto collettivo applicato.
Il punto di partenza è distinguere l’uso esclusivamente lavorativo dall’uso promiscuo. Nel primo caso il veicolo deve essere utilizzato solo per attività connesse alla prestazione lavorativa, salvo diverse autorizzazioni espresse. Nel secondo caso l’auto può essere impiegata anche per esigenze personali, secondo condizioni, limiti territoriali, eventuale uso da parte di familiari, gestione del carburante, pedaggi, parcheggi e manutenzione. L’ACI chiarisce che l’uso promiscuo genera una retribuzione in natura, cioè un fringe benefit, calcolata tramite tabelle aggiornate annualmente.
Il dipendente assegnatario deve custodire il veicolo con diligenza, rispettare il Codice della strada, mantenere valida la patente richiesta, non guidare in stato di alterazione e non consentire l’uso del mezzo a soggetti non autorizzati. L’articolo 140 del Codice della strada, riportato da ACI, stabilisce il principio generale secondo cui gli utenti devono comportarsi in modo da non creare pericolo o intralcio e da salvaguardare la sicurezza stradale. Nel rapporto di lavoro, inoltre, il dovere di diligenza e osservanza delle disposizioni aziendali deriva dall’articolo 2104 del Codice civile, mentre l’eventuale inosservanza può assumere rilievo disciplinare ai sensi dell’articolo 2106.
Il regolamento dovrebbe precisare chi sostiene i costi ordinari e straordinari, come carburante, ricarica elettrica, lavaggi, pneumatici, tagliandi, multe e danni. In linea generale, le sanzioni per violazioni commesse dal conducente devono essere imputate a chi ha materialmente posto in essere la condotta, salvo diverse valutazioni interne e salvo responsabilità dell’azienda come proprietaria o intestataria del veicolo. Particolare attenzione va posta ai controlli aziendali, soprattutto se il veicolo è dotato di GPS, telematica, black box o sistemi di monitoraggio. L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori consente strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale, con accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato, salvo gli strumenti necessari alla prestazione. Le informazioni raccolte sono utilizzabili solo se il lavoratore è adeguatamente informato sulle modalità d’uso e di controllo. Sul piano privacy, i dati di localizzazione collegati al veicolo possono diventare dati personali del lavoratore, anche quando il sistema identifica prima il mezzo e solo indirettamente il conducente. Il Garante Privacy ha chiarito che tali trattamenti devono rispettare necessità, proporzionalità, informativa, limiti di accesso e tempi di conservazione; in provvedimenti recenti ha considerato eccedenti forme di localizzazione continuativa non proporzionate agli scopi dichiarati.
Il regolamento deve anche indicare le conseguenze in caso di violazione, evitando clausole generiche o sproporzionate. Le regole disciplinari devono essere conoscibili dai lavoratori e il datore di lavoro non può applicare sanzioni disciplinari senza preventiva contestazione dell’addebito e senza consentire al dipendente di difendersi, come previsto dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori. Un buon regolamento non serve solo a punire gli abusi, ma a prevenire contestazioni, proteggere il patrimonio aziendale e rendere trasparenti diritti e obblighi di entrambe le parti.
Esempio di Regolamento per Utilizzo Auto Aziendale
Di seguito è possibile trovare un esempio di regolamento per utilizzo auto aziendale.
REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DELL’AUTO AZIENDALE
La società ______________________________, con sede legale in ______________________________________________, codice fiscale e partita IVA ______________________________, in persona del legale rappresentante pro tempore ______________________________, adotta il presente regolamento per disciplinare l’assegnazione, la custodia e l’utilizzo dei veicoli aziendali messi a disposizione di dipendenti, collaboratori, amministratori o altri soggetti autorizzati.
Il presente regolamento entra in vigore dal giorno ______________________ e si applica a tutti i soggetti ai quali venga assegnato o consentito l’utilizzo di un’autovettura, autocarro o altro veicolo intestato, noleggiato, locato o comunque detenuto dalla società. L’utilizzo del veicolo comporta l’accettazione integrale delle presenti condizioni, salvo diverse pattuizioni scritte contenute nella lettera individuale di assegnazione.
Il veicolo assegnato è identificato come segue: marca ______________________________, modello ______________________________, targa ________________, telaio ______________________________, alimentazione ____________________, cilindrata o potenza ____________________, anno di immatricolazione __________, società proprietaria o noleggiatrice ____________________________, contratto di noleggio o leasing n. __________________________, scadenza contratto ______________.
Il veicolo viene assegnato a __________________________, nato/a a ______________________________ il __________________, codice fiscale ______________________________, residente in ______________________________________________, con mansione o incarico di ______________________________, titolare di patente categoria , n. ______________________, rilasciata da ______________________________ in data ______________ e valida fino al ______________.
L’assegnazione del veicolo ha decorrenza dal ______________________ e termine il ______________________, salvo revoca, sostituzione, cessazione del rapporto di lavoro o diversa comunicazione scritta della società. L’assegnazione è effettuata per il seguente tipo di utilizzo: esclusivamente aziendale / promiscuo aziendale e personale / esclusivamente personale autorizzato. La parte non applicabile dovrà essere cancellata o modificata in sede di compilazione.
In caso di utilizzo esclusivamente aziendale, il veicolo potrà essere impiegato soltanto per esigenze connesse all’attività lavorativa, alle trasferte, agli spostamenti presso clienti, fornitori, sedi operative o altri luoghi indicati dalla società. È vietato l’uso per fini personali, familiari, turistici o comunque estranei all’attività aziendale, salvo autorizzazione scritta preventiva.
In caso di utilizzo promiscuo, il veicolo potrà essere utilizzato anche per esigenze personali dell’assegnatario, nei limiti previsti dalla lettera di assegnazione e dalle coperture assicurative. L’eventuale uso da parte di familiari o terzi è vietato, salvo autorizzazione scritta della società e verifica della compatibilità con le condizioni assicurative e contrattuali. L’assegnatario resta in ogni caso responsabile della corretta custodia del mezzo e delle conseguenze derivanti da utilizzi non autorizzati.
Alla consegna del veicolo l’assegnatario riceve, ove disponibili, carta di circolazione o documento equivalente, certificato assicurativo, manuale d’uso, libretto di manutenzione, eventuale carta carburante o tessera di ricarica, eventuale dispositivo Telepass, eventuale scheda per soccorso stradale, modulo CAI per constatazione amichevole e ogni altro documento o accessorio indicato nel verbale di consegna. Il verbale di consegna viene sottoscritto in data ______________________.
L’assegnatario si impegna a custodire il veicolo con la massima diligenza, a mantenerlo in condizioni decorose, a non modificarne parti meccaniche, elettroniche o di carrozzeria, a non rimuovere dispositivi installati dalla società o dal noleggiatore e a non applicare adesivi, accessori o dotazioni non autorizzati. È fatto obbligo di controllare periodicamente livelli, pneumatici, luci, stato generale del mezzo e di segnalare tempestivamente anomalie, guasti o necessità di manutenzione.
Il conducente deve rispettare il Codice della strada, guidare con prudenza, non utilizzare il veicolo sotto l’effetto di alcol, sostanze stupefacenti, farmaci incompatibili con la guida o in condizioni psicofisiche non idonee. È vietato utilizzare il telefono durante la guida se non mediante dispositivi consentiti dalla legge. È altresì vietato fumare nel veicolo, trasportare materiali pericolosi o illeciti, partecipare a gare, competizioni, prove di velocità o utilizzare il mezzo per attività non autorizzate.
Le spese relative a carburante, ricarica elettrica, pedaggi, parcheggi, lavaggi, manutenzione ordinaria, manutenzione straordinaria, pneumatici, assicurazione, bollo, franchigie e altri costi di gestione saranno regolate come segue: a carico della società ______________________________________________; a carico dell’assegnatario ______________________________________________; soggette a preventiva autorizzazione ______________________________________________. Ogni spesa rimborsabile dovrà essere documentata mediante ricevuta, fattura o altro giustificativo valido.
Le multe, sanzioni amministrative, decurtazioni di punti, spese di notifica, maggiorazioni e conseguenze derivanti da violazioni commesse dal conducente sono a carico del soggetto responsabile dell’infrazione. L’assegnatario deve comunicare immediatamente alla società qualsiasi verbale ricevuto, contestazione su strada, sospensione, ritiro, revoca o perdita di validità della patente. In mancanza di patente valida, l’utilizzo del veicolo è immediatamente vietato.
In caso di sinistro, furto, incendio, danneggiamento, atto vandalico, guasto grave o fermo del veicolo, l’assegnatario deve informare senza ritardo ______________________________ al numero ______________________________ o all’indirizzo email ______________________________. In caso di incidente dovrà compilare il modulo CAI, raccogliere i dati delle parti coinvolte, richiedere l’intervento delle autorità quando necessario e non assumere impegni, riconoscere responsabilità o effettuare pagamenti senza autorizzazione della società.
La manutenzione ordinaria e straordinaria deve essere effettuata presso officine autorizzate dalla società, dal proprietario, dal noleggiatore o dalla compagnia assicurativa. L’assegnatario non può commissionare riparazioni, sostituzioni o interventi non urgenti senza preventiva autorizzazione scritta, salvo casi di emergenza necessari a garantire la sicurezza della circolazione, da comunicare comunque appena possibile.
Se il veicolo è dotato di sistemi GPS, localizzazione, antifurto satellitare, black box, telematica di bordo o altri strumenti idonei a rilevare dati relativi al mezzo e al suo utilizzo, la società fornirà apposita informativa privacy e, ove necessario, adotterà le procedure previste dalla normativa applicabile in materia di lavoro e protezione dei dati personali. L’assegnatario dichiara di aver ricevuto l’informativa privacy in data ______________________.
La società potrà revocare l’assegnazione del veicolo per esigenze organizzative, sostituzione del mezzo, cessazione o modifica delle mansioni, violazione del presente regolamento, uso improprio, mancata custodia, perdita dei requisiti di guida o altre ragioni aziendali motivate. In caso di revoca, cessazione del rapporto o richiesta della società, l’assegnatario dovrà restituire immediatamente il veicolo, le chiavi, i documenti, gli accessori, le carte carburante, i dispositivi di pagamento e ogni altro bene ricevuto.
Alla restituzione verrà redatto apposito verbale in data ______________________, con indicazione dello stato del veicolo, chilometraggio pari a ________________ km, presenza di documenti, accessori, eventuali danni visibili e ogni ulteriore annotazione utile. La società si riserva di valutare eventuali addebiti per danni, ammanchi, uso non autorizzato o spese non giustificate, nel rispetto della legge, del contratto collettivo applicato e delle procedure disciplinari vigenti.
La violazione del presente regolamento potrà comportare la revoca dell’utilizzo del veicolo, il recupero delle somme dovute, la richiesta di risarcimento dei danni e, nei casi previsti, l’applicazione di provvedimenti disciplinari proporzionati alla gravità della condotta, nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile e dal contratto collettivo ______________________________.
Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si applicano la legge italiana, il contratto individuale, il contratto collettivo applicato, le policy aziendali vigenti, le condizioni assicurative e gli eventuali contratti di noleggio, leasing o comodato relativi al veicolo.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo ______________________, data ______________
La società ____________________________
L’assegnatario/utilizzatore ____________________________
Fac Simile Regolamento per Utilizzo Auto Aziendale Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello regolamento per utilizzo auto aziendale da scaricare. Il modulo regolamento per utilizzo auto aziendale compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile regolamento per utilizzo auto aziendale può essere convertito in PDF o stampato.
