In questa pagina è possibile trovare un fac simile verbale per rimborso spese amministratore da scaricare e compilare.
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Verbale Rimborso Spese Amministratore
Il rimborso spese agli amministratori è lecito e fisiologico quando le uscite sono sostenute nell’interesse della società e in connessione con l’incarico, ma va impostato con regole chiare per evitare che si trasformi, di fatto, in componente retributiva o in costo indeducibile. La base civilistica è semplice: in S.r.l. e S.p.A. l’assemblea (o lo statuto/consiglio, secondo assetto) determina il compenso dell’organo gestorio e può prevedere che all’amministratore si rimborsino le spese vive sostenute per l’ufficio; anche in assenza di un compenso “in denaro”, il diritto al rimborso delle spese necessarie discende dal mandato e dalla diligenza richiesta dalla carica. Per non lasciare zone grigie conviene che la delibera di nomina o un regolamento spese allegato alla delibera specifichi quali voci sono rimborsabili, con quali massimali e quali documenti servono per chiederne il rimborso.
Il profilo fiscale e contributivo ruota intorno a due concetti: le spese “anticipate in nome e per conto” della società (il fornitore fattura alla società e l’amministratore ha solo anticipato il pagamento) e le spese “sostenute dal soggetto” e poi rifuse. Nel primo caso il rimborso non entra nel reddito dell’amministratore e, per la società, non c’è riaddebito Iva (si tratta di vere anticipazioni); nel secondo caso il rimborso è fiscalmente irrilevante per l’amministratore solo se è analitico e documentato, inerente e congruo, mentre diventa in tutto o in parte imponibile se si usano indennità forfetarie o se si rimborsano costi che la legge qualifica come personale (ad esempio, spese di vitto/alloggio senza trasferta o spese di trasferimento casa-lavoro). Poiché i compensi agli amministratori sono redditi assimilati a lavoro dipendente, per le trasferte si applicano in via generale le regole del TUIR sui dipendenti: la diaria forfetaria è esente entro una soglia giornaliera e la soglia si riduce se, oltre al per diem, la società rimborsa anche i pasti o l’alloggio; il rimborso analitico di vitto e alloggio in trasferta è in linea di principio esente, se documentato, mentre le trasferte nel comune della sede non legittimano indennità esenti e consentono solo rimborsi analitici di spese di trasporto strettamente connesse. Analogo criterio vale per l’uso dell’auto privata: il rimborso chilometrico determinato con i costi chilometrici ACI dell’auto utilizzata (entro i limiti fiscali) non concorre al reddito dell’amministratore; se si supera il parametro o si corrisponde un forfait sganciato dai chilometri, l’eccedenza diventa imponibile. Ne discende che la società, per tenere i rimborsi fuori dal reddito dell’amministratore e dalla contribuzione alla Gestione separata, deve privilegiare il rimborso analitico con documenti intestati alla società o fiscalmente idonei, usare le diarie solo quando servono e rispettare i limiti quantitativi.
Sul versante Iva la regola pratica è la seguente: se l’amministratore paga un albergo o un ristorante e il documento è intestato a lui, il rimborso alla persona fisica non consente detrazione d’imposta; se la fattura è intestata alla società (anche con pagamento anticipato dall’amministratore), l’Iva segue le ordinarie regole di detraibilità del costo. Per questo molte società forniscono all’amministratore mezzi di pagamento aziendali o procedure di “anticipazione in nome e per conto”, così da ricondurre i documenti al soggetto passivo Iva corretto. In ogni caso la deducibilità del costo segue l’inerenza e i limiti specifici (ad esempio, vitto e alloggio sono deducibili al 75% con tetto del 2% dei compensi per alcune fattispecie): senza una policy e una documentazione coerente il rischio è doppio, perché il rimborso può diventare imponibile per l’amministratore e il costo indeducibile (o l’Iva indetraibile) per la società.
La cornice organizzativa evita la gran parte dei contenziosi. Una policy spese approvata dall’organo competente dovrebbe distinguere trasferte fuori comune da spostamenti ordinari, fissare quando usare rimborso analitico o diarie, indicare i massimali per pernottamenti e pasti, richiedere sempre la prova dell’inerenza (ordine del giorno, agenda incontri, biglietti, inviti), disciplinare la conservazione digitale dei giustificativi e chiarire la gestione dei pagamenti misti (ad esempio, biglietteria acquistata dalla società e vitto rimborsato analiticamente). È altrettanto importante definire soglie di autorizzazione per le spese di rappresentanza e per gli omaggi, perché ricadono in regimi fiscali differenti; per l’auto privata, occorre individuare l’auto “di riferimento” per i chilometrici ACI e imporre la rendicontazione dei percorsi. In caso di amministratore unico o di consiglio senza organi superiori, la delibera che approva la policy e i rimborsi dovrebbe essere accurata per evitare che il controllo interno appaia solo formale.
Due punti spesso trascurati riguardano contributi e conflitti. Se l’amministratore è iscritto alla Gestione separata INPS, i rimborsi che non concorrono al reddito non sono base contributiva; per contro, indennità forfetarie eccedenti le soglie o rimborsi privi di inerenza entrano nel reddito assimilato e nella contribuzione. Quanto ai conflitti, il consiglio che delibera su rimborsi specifici dell’amministratore dovrebbe applicare le regole sugli interessi degli amministratori, motivando la decisione e tracciando l’utilità per la società; nelle S.r.l. è consigliabile prevedere nello statuto una clausola che attribuisca all’assemblea o a un organo di controllo la verifica periodica dei rimborsi più rilevanti.
Esempio di Verbale Per Rimborso Spese Amministratore
Di seguito è possibile trovare un esempio di verbale per rimborso spese amministratore.
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEL ___/___/____
L’anno ______ (________), il giorno ___ (________) del mese di __________ alle ore ___ (________) in __________,
via ____________________, su richiesta dell’Amministratore della __________________ S.r.l., codice fiscale e numero
di iscrizione al Registro delle Imprese di ____________________, si è riunita l’Assemblea dei soci della suddetta società.
Sono presenti n. ___ soci, rappresentanti complessivamente il ___% del capitale sociale:
– ____________________ (quota ___%),
– ____________________ (quota ___%),
[i presenti sottoscrivono il presente verbale].
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ____________________, il quale/la quale nomina quale
Segretario il Sig./la Sig.ra ____________________ e lo/la incarica di redigere il presente verbale.
Il Presidente dichiara che l’Assemblea è stata regolarmente convocata e, accertata la regolare costituzione,
dà lettura del seguente
ORDINE DEL GIORNO (seduta ordinaria)
1) Quantificazione e disciplina dei rimborsi spese all’Amministratore;
2) Varie ed eventuali.
Con il consenso unanime dei presenti, il Presidente apre la discussione.
Il Sig./la Sig.ra ____________________ illustra il punto 1) dell’ordine del giorno, esponendo le ragioni
in base alle quali si propone di riconoscere all’Amministratore un rimborso spese a copertura degli oneri
sostenuti per trasferte e soggiorni effettuati nell’interesse della società, in particolare al di fuori del territorio
comunale, secondo criteri di ragionevolezza, inerenza e documentazione [eventuale richiamo a disposizioni e prassi
amministrative vigenti: es. circolari/risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate], nonché secondo la policy rimborsi
aziendale di cui all’Allegato “A”.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea, con voto favorevole di ___% del capitale (contrari ___%, astenuti ___%),
delibera quanto segue:
DELIBERA
a) di approvare, con decorrenza ___/___/____, il riconoscimento all’Amministratore di:
[selezionare l’opzione o combinarle]
– un rimborso spese forfettario mensile pari a € __________ (onnicomprensivo/non onnicomprensivo);
– rimborsi analitici “a piè di lista” per spese di viaggio, vitto, alloggio e altre spese vive documentate,
secondo policy e massimali di cui all’Allegato “A”;
– rimborsi chilometrici per l’uso di mezzo proprio, determinati secondo tabelle vigenti, fino a un massimo
di € __________/mese;
b) di precisare che i rimborsi devono riferirsi ad attività inerenti l’oggetto sociale, essere adeguatamente
documentati (fatture/scontrini/note spese nominative) e, ove forfettari, proporzionati all’incarico;
c) di stabilire un tetto massimo annuo complessivo pari a € __________ per i rimborsi (forfettari e/o analitici),
salvo preventiva autorizzazione assembleare in aumento;
d) di prevedere che il rimborso forfettario, se deliberato, non è cumulabile con rimborsi analitici della stessa
natura e periodo, salvo conguaglio entro il limite annuo di cui alla lettera c);
e) di fissare le modalità di erogazione: liquidazione entro il giorno ___ del mese successivo alla presentazione
della nota spese/alla maturazione del forfettario, mediante __________;
f) di incaricare l’Amministratore a predisporre e aggiornare l’Allegato “A” (policy rimborsi), nonché a curare
gli adempimenti contabili e fiscali connessi;
g) di prevedere una verifica annuale in sede di approvazione del bilancio, con eventuale adeguamento degli importi
a far data dal ___/___/____.
Null’altro essendovi da deliberare, alle ore ______ il Presidente dichiara chiusa la seduta, previa
redazione, lettura e approvazione del presente verbale, che viene sottoscritto come segue.
Luogo __________, lì ___/___/____
Il Presidente ______________________________
Il Segretario ______________________________
I Soci intervenuti _________________________
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ALLEGATO “A” – Policy rimborsi amministratore (esempio strutturale)
1) Ambito di applicazione: trasferte e spese sostenute nell’interesse della società.
2) Tipologie rimborsabili: viaggio, vitto, alloggio, pedaggi, parcheggi, altre spese vive (specificare).
3) Documentazione: fatture/scontrini intestati ove possibile, note spese con indicazione di data, luogo,
causale e progetto/cliente di riferimento.
4) Massimali: vitto € _____/pasto; alloggio € _____/notte; altre spese € _____/giorno; chilometrico secondo tabelle.
5) Rimborso forfettario: importo mensile € _____; non cumulabile con analitici della stessa natura salvo conguaglio.
6) Procedure: presentazione nota spese entro il giorno ___ del mese successivo; autorizzazione da parte di __________.
7) Decorrenza e revisione: dal ___/___/____; revisione annuale in Assemblea.
Fac Simile Verbale Rimborso Spese Amministratore Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello verbale per rimborso spese amministratore da scaricare. Il modulo verbale per rimborso spese amministratore compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile verbale per rimborso spese amministratore può essere convertito in PDF o stampato.
