In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda accettazione officina Word, PDF e Excel da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Accettazione in Officina
La scheda di accettazione in officina (spesso chiamata anche “ordine di lavoro” o “accettazione veicolo”) è il documento che si compila e si firma quando il cliente lascia l’auto per diagnosi o riparazione. Dal punto di vista giuridico serve soprattutto a fissare, con data certa e firma, che cosa viene consegnato, quale intervento viene richiesto e autorizzato e quali condizioni economiche e operative regolano il rapporto. In termini di inquadramento civilistico, la riparazione è normalmente una prestazione riconducibile al contratto d’opera quando l’attività è svolta con lavoro prevalentemente proprio e senza subordinazione (art. 2222 c.c.), e la scheda diventa la prova documentale dell’accordo su oggetto e corrispettivo.
La parte più “difensiva” della scheda è quella relativa allo stato del veicolo alla consegna: targa/VIN, chilometraggio, livello carburante, dotazioni e soprattutto eventuali danni preesistenti (graffi, bozze, crepe, spie accese), idealmente segnati su un disegno o descritti in modo preciso. Questo riduce le contestazioni al ritiro, perché separa ciò che era già presente da ciò che potrebbe essere stato causato durante le lavorazioni. Un esempio di modulo associativo include proprio un controllo visivo con indicazione dei danni e delle particolarità, oltre alla descrizione del problema lamentato dal cliente e all’autorizzazione ai lavori.
Quando l’auto viene lasciata in officina, oltre alla riparazione si crea spesso anche un profilo di custodia: in termini generali il deposito è il contratto con cui una parte riceve una cosa mobile con l’obbligo di custodirla e restituirla in natura (art. 1766 c.c.). Per questo è utile che la scheda chiarisca aspetti pratici che poi diventano giuridici, come chi è autorizzato al ritiro, la gestione delle chiavi, l’eventuale esclusione (ragionevole e chiara) di responsabilità per oggetti lasciati nel veicolo e le regole di permanenza del mezzo dopo l’avviso di “lavoro finito”. Sul fronte economico, la scheda dovrebbe distinguere tra diagnosi/preventivo e riparazione, indicando il costo indicativo o il criterio di determinazione e prevedendo che, se durante l’intervento emergono guasti ulteriori con aumento di costo oltre una certa soglia, l’officina richieda una nuova autorizzazione prima di procedere: è una clausola tipica proprio dei moduli di accettazione ben strutturati. Inoltre, se sono previste prove su strada, smontaggi o rottamazione immediata dei pezzi sostituiti, è opportuno che siano autorizzati per iscritto, perché incidono su responsabilità e disponibilità dei componenti.
Al ritiro, la firma del cliente può avere effetti rilevanti rispetto ai vizi dell’opera. L’art. 2226 c.c. prevede che l’accettazione espressa o tacita libera il prestatore dalla responsabilità per difformità o vizi noti o facilmente riconoscibili al momento dell’accettazione (salvo occultamento doloso) e stabilisce che i vizi occulti vadano denunciati entro otto giorni dalla scoperta, con prescrizione dell’azione entro un anno dalla consegna. In pratica, è prudente che il cliente controlli subito l’esito e, se nota anomalie evidenti, le annoti “con riserva” prima di firmare; dal lato officina, è utile che la scheda e il verbale di riconsegna documentino ciò che è stato eseguito. Infine, molte schede prevedono condizioni su pagamento e ritiro. La possibilità di trattenere il bene finché non si è soddisfatti del credito trova base nella disciplina del privilegio/ritenzione per prestazioni di conservazione o miglioramento di beni mobili (art. 2756 c.c.), purché il bene sia ancora presso chi ha eseguito le prestazioni. Proprio perché sono clausole sensibili, devono essere formulate in modo chiaro e proporzionato, soprattutto quando il cliente è un consumatore.
Esempio di Scheda Accettazione Officina
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda accettazione officina.
Scheda Accettazione Officina
1. Dati officina
| Ragione sociale officina | ______________________________________________________________ | ||
| Sede operativa | ______________________________________________________________ | ||
| P. IVA / C.F. | ________________________ | Telefono / Email | ________________________ |
| Responsabile accettazione | ________________________ | Tecnico assegnato | ________________________ |
2. Dati accettazione
| N. scheda / ordine lavoro | ________________________ | Data accettazione | ____ / ____ / __________ |
| Ora ingresso | __________ | Consegna prevista | ____ / ____ / __________ ore __________ |
| Tipo accettazione | □ Manutenzione ordinaria □ Riparazione guasto □ Diagnosi □ Revisione / pre-revisione □ Pneumatici □ Carrozzeria □ Garanzia □ Altro: ________________________ | ||
| Priorità | □ Normale □ Urgente □ Fermo veicolo □ Cliente in attesa □ Appuntamento programmato □ Soccorso stradale | ||
3. Dati cliente / intestatario
| Cliente / Ragione sociale | ______________________________________________________________ | ||
| Codice fiscale / P. IVA | ________________________ | Codice SDI / PEC | ________________________ |
| Indirizzo | ______________________________________________________________ | ||
| Telefono | ________________________ | ________________________ | |
| Persona che consegna il veicolo | ________________________ | Documento identità | Tipo __________ n. __________________ |
4. Dati veicolo
| Marca | ________________________ | Modello / Versione | ________________________ |
| Targa | ________________________ | Telaio | ________________________ |
| Km ingresso | ________________________ km | Alimentazione | □ Benzina □ Diesel □ GPL □ Metano □ Ibrida □ Elettrica |
| Data immatricolazione | ____ / ____ / __________ | Prossima revisione | ____ / ____ / __________ |
| Colore | ________________________ | Numero chiavi consegnate | □ 1 □ 2 □ Altro: __________ |
5. Stato veicolo all’ingresso
| Livello carburante / carica | □ Riserva □ 1/4 □ 1/2 □ 3/4 □ Pieno □ Carica elettrica _______% | ||
| Spie accese all’ingresso | □ Nessuna □ Motore □ ABS □ Airbag □ Batteria □ Olio □ Freni □ Pneumatici □ Altro: ________________________ | ||
| Avviamento | □ Regolare □ Difficoltoso □ Non avvia | Veicolo marciante | □ Sì □ No □ Solo con limitazioni |
| Pneumatici | □ Estivi □ Invernali □ 4 stagioni Stato apparente: □ Buono □ Usurato □ Irregolare □ Da verificare | ||
6. Dotazioni, documenti e oggetti presenti a bordo
| Voce | Presente | Assente | Note |
|---|---|---|---|
| Libretto / carta di circolazione | □ | □ | ____________________________ |
| Certificato assicurazione | □ | □ | ____________________________ |
| Libretto manutenzione / tagliandi | □ | □ | ____________________________ |
| Ruota di scorta / kit gonfiaggio | □ | □ | ____________________________ |
| Triangolo / giubbotto / accessori sicurezza | □ | □ | ____________________________ |
| Oggetti personali dichiarati dal cliente | □ | □ | ____________________________ |
Avvertenza oggetti personali: il cliente è invitato a rimuovere denaro, dispositivi elettronici, documenti personali e beni di valore prima della consegna del veicolo. Eventuali oggetti lasciati a bordo devono essere indicati nella presente scheda.
7. Danni esterni e condizioni visive
| Zona veicolo | OK | Graffi | Ammaccature | Rotture | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| Frontale / cofano / paraurti anteriore | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
| Fiancata sinistra | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
| Fiancata destra | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
| Posteriore / portellone / paraurti posteriore | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
| Cristalli / fari / specchi | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
| Interni / sedili / plancia / rivestimenti | □ | □ | □ | □ | ____________________ |
Annotazioni grafiche danni veicolo
| Vista anteriore
________________________________ ________________________________ |
Vista posteriore
________________________________ ________________________________ |
| Lato sinistro
________________________________ ________________________________ |
Lato destro
________________________________ ________________________________ |
8. Inconvenienti segnalati dal cliente
| Descrizione del problema riferita dal cliente |
| ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ |
| Condizioni in cui si manifesta il problema |
| □ A freddo □ A caldo □ In accelerazione □ In frenata □ In sterzata □ In autostrada □ In città □ Saltuario □ Continuo □ Altro: ________________________ |
| Messaggi display / codici errore indicati dal cliente |
| ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ |
9. Lavori richiesti e diagnosi autorizzata
| Intervento richiesto / area | Richiesto | Da diagnosticare | Note |
|---|---|---|---|
| Tagliando / manutenzione programmata | □ | □ | ____________________________ |
| Motore / alimentazione / scarico | □ | □ | ____________________________ |
| Freni / sospensioni / sterzo | □ | □ | ____________________________ |
| Cambio / frizione / trasmissione | □ | □ | ____________________________ |
| Impianto elettrico / elettronica / diagnosi computerizzata | □ | □ | ____________________________ |
| Climatizzazione / riscaldamento | □ | □ | ____________________________ |
| Pneumatici / equilibratura / convergenza | □ | □ | ____________________________ |
| Carrozzeria / cristalli / fari | □ | □ | ____________________________ |
10. Preventivo, autorizzazioni e limite di spesa
| Preventivo richiesto dal cliente | □ Sì □ No □ Da inviare prima dei lavori □ Verbale in accettazione |
| Diagnosi / smontaggio autorizzati | □ Sì □ No □ Solo previa conferma telefonica Costo massimo diagnosi autorizzato € __________ |
| Riparazione autorizzata fino a | € __________________ IVA □ inclusa □ esclusa Oltre tale importo contattare il cliente: □ Sì □ No |
| Ricambi | □ Originali □ Aftermarket equivalenti □ Rigenerati □ Usati autorizzati □ Da concordare |
| Restituzione pezzi sostituiti | □ Richiesta □ Non richiesta □ Non possibile per smaltimento / reso / garanzia Note: ________________________ |
11. Stima economica iniziale
| Voce | Descrizione | Importo stimato |
|---|---|---|
| Manodopera | Ore stimate _______ x tariffa € _______/h | € __________ |
| Ricambi | ______________________________________ | € __________ |
| Materiali di consumo | Oli, liquidi, minuteria, detergenti, altro | € __________ |
| Diagnosi / strumenti | Diagnosi elettronica, prove, ricerca guasto | € __________ |
| Smaltimento / gestione rifiuti | ______________________________________ | € __________ |
| Totale stimato | € __________ | |
12. Comunicazioni con il cliente
| Data / ora | Canale | Oggetto comunicazione | Esito / autorizzazione |
|---|---|---|---|
| ____ / ____ / ______ ore ______ | □ Tel □ Email □ WhatsApp □ Presenza | ____________________________ | ____________________________ |
| ____ / ____ / ______ ore ______ | □ Tel □ Email □ WhatsApp □ Presenza | ____________________________ | ____________________________ |
| ____ / ____ / ______ ore ______ | □ Tel □ Email □ WhatsApp □ Presenza | ____________________________ | ____________________________ |
13. Condizioni di deposito, prova su strada e riconsegna
| Prova su strada autorizzata | □ Sì □ No □ Solo se necessaria per diagnosi/collaudo Note: ________________________ |
| Lavaggio / sanificazione | □ Non previsto □ Richiesto □ Incluso □ A pagamento Importo € __________ |
| Veicolo sostitutivo | □ Non richiesto □ Richiesto □ Consegnato Documento separato n. ________________________ |
| Ritiro veicolo | Il cliente sarà avvisato a lavori ultimati tramite □ telefono □ email □ messaggio. Data avviso: ____ / ____ / __________ |
14. Esito lavori e riconsegna veicolo
| Data riconsegna | ____ / ____ / __________ | Km uscita | ________________ km |
| Lavori eseguiti | ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ |
||
| Prove finali | □ Diagnosi finale □ Prova su strada □ Controllo livelli □ Controllo perdite □ Azzeramento service □ Altro: ________________________ | ||
| Esito | □ Risolto □ Parzialmente risolto □ Da monitorare □ Necessario nuovo intervento □ Intervento rifiutato dal cliente | ||
| Note alla riconsegna | ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ |
||
15. Informativa privacy e consensi
Il cliente dichiara di aver ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi della normativa applicabile. I dati conferiti saranno trattati per finalità connesse alla gestione dell’accettazione, all’esecuzione dell’intervento richiesto, alla fatturazione, agli obblighi amministrativi e alla gestione del rapporto con il cliente.
Eventuali finalità ulteriori, come comunicazioni promozionali, campagne informative, richiami non obbligatori o invio di offerte commerciali, devono essere autorizzate separatamente dal cliente, ove previsto.
| Presa visione informativa privacy per gestione pratica officina | □ Accetto |
| Contatto telefonico o via messaggio per comunicazioni sull’intervento | □ Autorizzo □ Non autorizzo |
| Invio comunicazioni commerciali, promozioni e promemoria manutenzione | □ Autorizzo □ Non autorizzo |
16. Dichiarazioni finali e firme
Il cliente conferma che le informazioni riportate nella presente scheda corrispondono a quanto dichiarato in fase di accettazione e autorizza l’officina a custodire il veicolo per l’esecuzione delle attività indicate. Eventuali interventi aggiuntivi non compresi nell’autorizzazione iniziale dovranno essere comunicati al cliente e, se necessario, approvati prima dell’esecuzione.
Il cliente prende atto dello stato del veicolo all’ingresso, delle dotazioni dichiarate, delle condizioni relative a diagnosi, preventivo, prova su strada, ricambi, deposito e riconsegna.
| Firma cliente alla consegna
________________________________________ |
Firma addetto accettazione
________________________________________ |
| Firma cliente alla riconsegna
________________________________________ |
Firma tecnico / responsabile officina
________________________________________ |
Spazio timbro officina: ____________________________________________________________________________________
Fac Simile Scheda Accettazione Officina Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda accettazione officina da scaricare. Il modulo scheda accettazione officina compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda accettazione officina può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Scheda Accettazione Officina PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda accettazione officina PDF editabile.
Modello Scheda Accettazione Officina Excel
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda accettazione officina Excel.