In questa pagina è possibile trovare un fac simile scheda accettazione officina Word e PDF da scaricare e compilare.
Indice
Scheda Accettazione in Officina
La scheda di accettazione in officina (spesso chiamata anche “ordine di lavoro” o “accettazione veicolo”) è il documento che si compila e si firma quando il cliente lascia l’auto per diagnosi o riparazione. Dal punto di vista giuridico serve soprattutto a fissare, con data certa e firma, che cosa viene consegnato, quale intervento viene richiesto e autorizzato e quali condizioni economiche e operative regolano il rapporto. In termini di inquadramento civilistico, la riparazione è normalmente una prestazione riconducibile al contratto d’opera quando l’attività è svolta con lavoro prevalentemente proprio e senza subordinazione (art. 2222 c.c.), e la scheda diventa la prova documentale dell’accordo su oggetto e corrispettivo.
La parte più “difensiva” della scheda è quella relativa allo stato del veicolo alla consegna: targa/VIN, chilometraggio, livello carburante, dotazioni e soprattutto eventuali danni preesistenti (graffi, bozze, crepe, spie accese), idealmente segnati su un disegno o descritti in modo preciso. Questo riduce le contestazioni al ritiro, perché separa ciò che era già presente da ciò che potrebbe essere stato causato durante le lavorazioni. Un esempio di modulo associativo include proprio un controllo visivo con indicazione dei danni e delle particolarità, oltre alla descrizione del problema lamentato dal cliente e all’autorizzazione ai lavori.
Quando l’auto viene lasciata in officina, oltre alla riparazione si crea spesso anche un profilo di custodia: in termini generali il deposito è il contratto con cui una parte riceve una cosa mobile con l’obbligo di custodirla e restituirla in natura (art. 1766 c.c.). Per questo è utile che la scheda chiarisca aspetti pratici che poi diventano giuridici, come chi è autorizzato al ritiro, la gestione delle chiavi, l’eventuale esclusione (ragionevole e chiara) di responsabilità per oggetti lasciati nel veicolo e le regole di permanenza del mezzo dopo l’avviso di “lavoro finito”. Sul fronte economico, la scheda dovrebbe distinguere tra diagnosi/preventivo e riparazione, indicando il costo indicativo o il criterio di determinazione e prevedendo che, se durante l’intervento emergono guasti ulteriori con aumento di costo oltre una certa soglia, l’officina richieda una nuova autorizzazione prima di procedere: è una clausola tipica proprio dei moduli di accettazione ben strutturati. Inoltre, se sono previste prove su strada, smontaggi o rottamazione immediata dei pezzi sostituiti, è opportuno che siano autorizzati per iscritto, perché incidono su responsabilità e disponibilità dei componenti.
Al ritiro, la firma del cliente può avere effetti rilevanti rispetto ai vizi dell’opera. L’art. 2226 c.c. prevede che l’accettazione espressa o tacita libera il prestatore dalla responsabilità per difformità o vizi noti o facilmente riconoscibili al momento dell’accettazione (salvo occultamento doloso) e stabilisce che i vizi occulti vadano denunciati entro otto giorni dalla scoperta, con prescrizione dell’azione entro un anno dalla consegna. In pratica, è prudente che il cliente controlli subito l’esito e, se nota anomalie evidenti, le annoti “con riserva” prima di firmare; dal lato officina, è utile che la scheda e il verbale di riconsegna documentino ciò che è stato eseguito. Infine, molte schede prevedono condizioni su pagamento e ritiro. La possibilità di trattenere il bene finché non si è soddisfatti del credito trova base nella disciplina del privilegio/ritenzione per prestazioni di conservazione o miglioramento di beni mobili (art. 2756 c.c.), purché il bene sia ancora presso chi ha eseguito le prestazioni. Proprio perché sono clausole sensibili, devono essere formulate in modo chiaro e proporzionato, soprattutto quando il cliente è un consumatore.
Esempio di Scheda Accettazione Officina
Di seguito è possibile trovare un esempio di scheda accettazione officina.
SCHEDA ACCETTAZIONE OFFICINA / ORDINE DI LAVORO
Officina ______________
Ragione sociale ______________ P. IVA/C.F. ______________
Sede ______________ Tel. ______________ E-mail/PEC ______________
Scheda n. ______________
Data accettazione ______________ Ora ______________
DATI CLIENTE
Nome e Cognome / Ragione sociale ______________
C.F./P. IVA ______________
Indirizzo ______________ CAP ______________ Città ______________ Prov. ______________
Telefono ______________ E-mail ______________
DATI VEICOLO
Targa ______________ Telaio/VIN ______________
Marca/Modello ______________ Anno ______________ Alimentazione ______________
Km alla consegna ______________ Livello carburante ______________
Accessori/dotazioni consegnate (chiavi, telecomandi, libretto, ecc.) ______________
MOTIVO INGRESSO / SEGNALAZIONE CLIENTE
Descrizione problema/guasto lamentato dal cliente:
RICHIESTA INTERVENTO
Il cliente richiede: ☐ Diagnosi ☐ Preventivo ☐ Riparazione ☐ Tagliando ☐ Revisione/Pre-revisione ☐ Altro ______________
Dettaglio attività richieste:
STATO VEICOLO ALLA CONSEGNA (DANNI/PARTICOLARITÀ PREESISTENTI)
Carrozzeria/Interni/Componenti (graffi, bozze, crepe, spie accese, rumori, ecc.):
Foto allegate: ☐ Sì ☐ No N. foto ______________
AUTORIZZAZIONI
☐ Autorizzo l’officina a eseguire la diagnosi e le prove necessarie (incluse eventuali prove su strada) per individuare il guasto.
☐ Autorizzo lo smontaggio necessario alla diagnosi/riparazione (con eventuale rimontaggio) entro i limiti tecnici indispensabili.
☐ Autorizzo l’intervento di riparazione entro l’importo massimo di € ______________ IVA inclusa. Oltre tale importo l’officina dovrà richiedere nuova autorizzazione scritta.
☐ Richiedo preventivo scritto prima di qualsiasi intervento di riparazione.
☐ Autorizzo la sostituzione con ricambi: ☐ Originali ☐ Equivalenti/Aftermarket ☐ Da concordare
☐ Richiedo la restituzione dei pezzi sostituiti: ☐ Sì ☐ No (salvo obblighi di smaltimento/reso in garanzia)
TEMPI INDICATIVI
Data prevista consegna/ritiro (stima non vincolante): ______________
Note su urgenze/necessità del cliente: ______________
CONDIZIONI ECONOMICHE
Costo diagnosi (se applicabile): € ______________ ☐ Accettato ☐ Da confermare dopo diagnosi
Tariffa oraria manodopera (se applicabile): € ______________/h
Spese eventuali (materiali di consumo, smaltimenti, ecc.): ______________
CUSTODIA E RESPONSABILITÀ
Il veicolo viene consegnato in deposito per l’esecuzione delle attività sopra indicate. Il cliente dichiara di non lasciare nel veicolo oggetti di valore o documenti non necessari; eventuali oggetti presenti: ______________.
Soggetto autorizzato al ritiro (se diverso dal cliente): ______________ C.F. ______________ Tel. ______________.
PAGAMENTO E RITIRO
Modalità pagamento: ☐ Contanti nei limiti di legge ☐ POS ☐ Bonifico ☐ Altro ______________
Il saldo è dovuto al ritiro del veicolo, salvo diverso accordo scritto: ______________.
Il cliente si impegna a ritirare il veicolo entro ______________ giorni dalla comunicazione di “lavoro ultimato”; eventuale sosta oltre tale termine: € ______________/giorno (se applicabile) / ☐ Non applicabile.
TRATTAMENTO DATI
Il cliente dichiara di aver ricevuto l’informativa privacy dell’officina: ☐ Sì ☐ No
NOTE
FIRME
Il Cliente dichiara di aver letto e compreso la presente scheda e di approvare le autorizzazioni e condizioni sopra riportate.
Luogo ______________ Data ______________
Firma Cliente ______________________________
Firma Officina / Accettatore ______________________________
RICONSEGNA VEICOLO (DA COMPILARE ALLA CONSEGNA)
Data riconsegna ______________ Ora ______________ Km riconsegna ______________
Interventi eseguiti (sintesi): ______________________________________________________________
Importo totale: € ______________ Fattura/Ricevuta n. ______________ del ______________
Esito prova/controllo con cliente: ______________
Firma Cliente per ritiro ______________________________
Fac Simile Scheda Accettazione Officina Word da Scaricare
In questa sezione è presente un modello scheda accettazione officina da scaricare. Il modulo scheda accettazione officina compilabile messo a disposizione è in formato DOC, può quindi essere aperto e compilato utilizzando Word o un altro programma che supporta questo formato.
La compilazione è molto semplice, basta infatti inserire i dati mancanti negli spazi presenti nel documento.
Una volta compilato, il fac simile scheda accettazione officina può essere convertito in PDF o stampato.
Modello Scheda Accettazione Officina PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modello scheda accettazione officina PDF editabile.